Ciclo de 4 Estágios para Melhorar os Resultados do Negócio

Ciclo de 4 Estágios para Melhorar os Resultados do Negócio
Author

Luciana Paulise

Last updated August 31, 2017


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Desesperado para melhorar seus resultados de negócios?

Passo # 1 - Saiba quais são esses resultados! Como Edwards Deming costumava dizer “Em Deus nós confiamos; todos os outros trazem dados ”.

A maioria dos líderes se queixa de que seus funcionários não realizam e não conseguem entregar resultados, ou que eles não atingem metas, mas a questão é: eles realmente sabem quais são esses objetivos? Eles sabem até onde ou quão perto estão do seu objetivo? Eles concordaram sobre como pretendem atingir esse objetivo? Bem, geralmente as respostas para todas essas perguntas são NÃO.

Muitas empresas já conhecem os benefícios de ter scorecards para mostrar resultados, mas ainda não estão tão bem implementados quanto poderiam.

A medição dos resultados é tão importante que 2 das 5 etapas da metodologia DMAIC se referem à medição: medida (o M de DMAIC) e controle (o C ou última etapa).

Meu scorecard de negócios ideal é aquele que é desenvolvido e planejado por todas as partes envolvidas, foi medido e compartilhado por todas as partes interessadas envolvidas a qualquer momento e é analisado por todos para agir (não para culpar).

Vamos examinar cada uma dessas etapas, em ordem:

1. Projetado por todas as partes envolvidas : os valores a serem medidos no scorecard devem ser acordados por todos que analisarão esses números - ou seja, a liderança e as equipes de operações. Todos precisam entender por que esses valores são importantes e de onde vêm os objetivos. A fase de medição no DMAIC ajudará você a analisar os resultados históricos para definir se estamos Ok ou se precisamos realizar mais. Por exemplo, digamos que você queira reduzir seus custos operacionais.

Você precisaria primeiro conhecer os valores reais que tinha no passado e, depois, elaborar uma estimativa ideal para o ano seguinte. Para Para chegar a uma figura ideal, as equipes de liderança e operações precisam analisar os resultados passados ​​e avaliar quais itens poderiam ser reduzidos e como, e no processo, chegar ao objetivo.

Em muitas empresas, 10% é geralmente considerado uma boa figura pela alta administração, e isso é comunicado aos funcionários. Ao discutir o objetivo com as equipes, você pode não apenas alcançar um valor desejado melhor, como 20%, mas também obter o buy-in exigido de todos os funcionários.

2. Medido e compartilhado: na fase de controle, os resultados são medidos para serem monitorados. A medição pode ser feita de várias maneiras, mas o importante é que isso seja feito “on-line”; ou seja, o funcionário que está executando a tarefa pode identificar o desempenho que está fazendo no momento certo. Se o empregado trabalhou em um silo e só é capaz de avaliar o desempenho do salário, é difícil identificar como melhorar. Ensinar-lhes como melhorar também não é necessariamente mais eficiente, já que você aprende melhor fazendo do que ouvindo.

Cada funcionário pode acompanhar seus próprios resultados em quadros ou planilhas do Excel ou, se o processo não permitir, reuniões de status diárias podem ajudar. Isto é, se você sabe como está, pode fazer algo a respeito. Imagine que você está dirigindo, mas seu contador de velocidade não está funcionando, então você não sabe ao certo o quão rápido você está dirigindo. Você só pode adivinhar comparando com os outros carros.

Bem, isso é algo que você precisa evitar na sua empresa. Os funcionários precisam saber exatamente qual é a sua “velocidade” atual e quais são seus limites de controle. A geração do milênio, por exemplo, pode até ser motivada a alinhar seu processo com o Lean Six Sigma . Algumas vans públicas, por exemplo, são projetadas para emitir som quando a velocidade está acima da permissão de modo que mesmo os passageiros possam controlar o excitador.

3. Analisado: o objetivo de medir e compartilhar os resultados não é apenas ter alguns números para preencher nossos gráficos mensais, mas para poder agir sobre eles. A análise é a única ação que muitas empresas não conseguem realizar corretamente. Toda vez que você recebe um relatório, você e sua equipe devem ser capazes de compreendê-lo, identificar problemas e descobrir as causas-raiz.

Muitas empresas têm apenas uma equipe de qualidade para analisar os resultados. Cabe ao tipo de processo em que você está trabalhando, mas o ideal seria garantir que o mesmo funcionário que está fazendo um trabalho possa medir seus resultados e analisá-los para melhoria.

Por outro lado, a gerência deve ser capaz de analisar os resultados também e fornecer feedback quando o processo se desviar do caminho. Feedback eficiente é aquele que é entregue em tempo hábil. Os gráficos de controle são uma ferramenta muito útil para ajudar os funcionários a identificarem-se sozinhos quando um processo está saindo do controle (de médicos para trabalhadores de máquinas, independentemente de sua posição ou nível de instrução).

Considere uma recepcionista. E se ela tivesse um meio de saber diariamente quanto tempo ela levou para atender a cada cliente e como ela fez isso? Lembre-se que as recepcionistas são o principal ponto de contato de frente para muitos negócios, e há ocasiões em que você simplesmente evita comprar de uma empresa porque não gosta de uma recepcionista. Infelizmente, o problema é que eles dificilmente recebem o tipo certo de feedback para melhorar seu desempenho. Os serviços geralmente são mais difíceis de rastrear, mas os sistemas de ERP e os compradores misteriosos podem ajudar bastante.

4. Resolvido: o quarto passo é realmente fazer algo com insights de sua análise. Se os funcionários perceberem que você mede, mas não agir de fato, eles não se sentiriam inclinados a fazer qualquer coisa a respeito de melhorias. Como um líder, você precisa ter certeza de encontrar ou ajudar seus funcionários a encontrar soluções, e que as soluções sejam finalmente implementadas e as questões fechadas.

Depois de começar a fechar os itens, você perceberá que seus problemas começarão a diminuir drasticamente. 80% dos problemas são recorrentes e são causados ​​por decisões administrativas não tomadas a tempo. Você pode usar uma lista de verificação para rastrear ideias e datas de implementação.

Ciclo de etapas para melhorar os resultados

Então, para melhorar seus resultados, você precisa ter certeza de que todos sabem o que medir e como proceder. Por parte da gerência, a chave é treinar todos os funcionários para realizar autoavaliações e treinar seus líderes para não apenas monitorar, mas fazer algo a respeito.

Lembre-se que o DMAIC é um ciclo; você precisa medir, monitorar seus resultados de negócios e, depois disso, é necessário começar de novo para definir o que fazer a respeito. E é disso que se trata a melhoria contínua!

Se você precisar de mais informações sobre o ciclo DMAIC, confira aqui o curso de certificação Lean Six Sigma Green Belt da Simplilearn.

About the Author

Luciana is a business consultant and founder of Biztorming Training & Consulting. She holds an MBA from CEMA University, a top-ranked institution at Buenos Aires, Argentina. She is also a Quality Engineer certified by the American Society of Quality (ASQ). She has participated as an examiner for the National Quality Award in Argentina. She is also a columnist for Infobae (Argentina), Destino Negocio (Spain) and the Influential Voices program for the ASQ (US).

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