Melhores Práticas na Gestão da Cultura

Melhores Práticas na Gestão da Cultura
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Eshna

Last updated June 7, 2012


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"Cultura é o processo pelo qual uma pessoa se torna tudo aquilo que foi criada capaz de ser." - Thomas Carlyle

" Meu grande casamento grego gordo ", disse-nos Suresh, enquanto viajávamos de ônibus de Hounslaw Central para Feltham. Suresh estava se referindo a um filme que ele assistiu na noite passada e estava muito animado para assistir ao filme novamente. Estávamos todos indo para a sede do nosso cliente, que ficava em uma bela cidade, a 25 quilômetros ao sudoeste do centro de Londres, e era cercada por Feltham e Hampton. Eu e Pai, não assistimos ao filme até então e depois aprendemos com Suresh que ele é um filme de comédia romântica canadense de 2002, estrelado por Nia Vardalos, John Corbett, Lainie Kazan e Michael Constantine. Além de uma história de amor agradável, ele também gostava da 'celebração da vida' apresentada no filme, que continha uma mensagem maravilhosa do valor da família com suas tradições e relações culturais.

Foi nosso primeiro dia de um de nossos projetos no local, na sede de nossos clientes em Londres. Eu e minha equipe, ou seja, Suresh e Pai, estávamos muito animados. Como estávamos viajando de ônibus para Feltham, ouvimos a narração do filme de Suresh e observamos os lindos lugares que passavam. Nenhum de nós, entretanto, estava remotamente ciente dos desafios que estaríamos enfrentando nos próximos meses e das lições que estaríamos aprendendo com o projeto.

Além de outras lições aprendidas, elas incluem algumas das melhores práticas no gerenciamento da cultura de nossas equipes e partes interessadas, em qualquer organização.

Chegamos a Londres cerca de três dias atrás e ocupamos um apartamento alugado em uma bela localidade em Hounslaw Central.

Naquele dia, nos encontramos com Abrielle e Mandy, usuárias de negócios; Joss, nosso lado do cliente gestor de projeto; Rajesh, nosso gerente de engajamento no local e alguns de nossos membros da equipe no local. Também conhecemos alguns dos membros da equipe de gerenciamento de servidores e alguns dos mega profissionais de data center. Abrielle nos conduziu pelo escritório e explicou como as coisas se movem nos vários departamentos da organização. Recebemos nossos cartões de identificação, cartões de refeição e laptops que foram habilitados com um software de VPN para conexão com os recursos dos clientes. Também mostramos nossos locais de trabalho e disposição de assentos no escritório. O primeiro dia foi bastante agitado para nós e estávamos muito cansados ​​no final do dia.

No entanto, nos próximos meses do nosso projeto, enfrentamos alguns desafios difíceis, incluindo conflitos entre as partes interessadas, problemas com o comitê de gerenciamento de mudanças, problemas com os mega profissionais de data center, requisito para reunir preocupações dos usuários corporativos, mal-entendidos entre o local e o offshore. equipes, problemas com a equipe de gerenciamento do servidor e, claro, a pressão de implementar o projeto dentro dos prazos.

Apesar desses desafios, conseguimos implementar com sucesso nosso projeto no local. As lições que aprendemos com este projeto incluem algumas das melhores práticas em desenvolvimento de software e gerenciamento de projetos. Além de outras boas práticas, também aprendi algumas boas práticas na gestão da cultura de nossas equipes e partes interessadas.

Neste artigo, vamos dar uma olhada em algumas dessas melhores práticas que permitiram que eu e minha equipe transformassemos um possível fracasso em sucesso, apesar de todos os desafios que enfrentamos ao implementar o projeto.

#Melhor pratica

"Considere que diferentes países têm diferentes normas e comportamentos culturais. Aprenda mais sobre as culturas de seus interessados, incluindo os membros de sua equipe de projeto, e mantenha suas normas em mente durante um qualquer organização é o grau em que permite a inovação e a assunção de riscos entre seus funcionários. Ao incentivar seus funcionários a inovar e assumir riscos, as organizações são capazes de remover os impedimentos em seus projetos e garantir que sua cultura não esteja se tornando complacente. Essas organizações são aquelas que não punem as pessoas por admitirem seus erros e apoiam ativamente a cultura de encontrar soluções para os problemas. Eles não permitem que a política supere seu progresso.

No entanto, existem muitos gerentes de projeto que tentam ser bem sucedidos seguindo as regras da cultura existente ou sendo politicamente convenientes, em vez de planejar soluções para os problemas. Pessoas que não entendem a diferença entre apenas seguir as regras da cultura para serem bem-sucedidas e inovações reais, terão dificuldade em levar adiante a cultura organizacional.

Como gerentes de projeto, você deve apoiar ativamente suas equipes para inovar e assumir riscos e encontrar soluções para os problemas. Você deve descobrir a partir do seu grupo de projeto imediato se eles desenvolveram soluções alternativas ou soluções para os problemas. Você deve revisar essas soluções alternativas e, em seguida, desenvolver um plano para implementar correções permanentes ou fazer as soluções alternativas a nova diretiva.

Um dos riscos vitais para o nosso projeto foi a perda de dados ou incompatibilidade de dados, ao mesmo tempo em que entregamos algumas de nossas principais entregas no projeto. Nosso cliente tinha armazenado todos os dados vitais em alguns dos seus mega centros de dados e queria transferir esses dados para o seu portal Sharepoint. Ao transferir os dados, fomos solicitados a garantir que todos os dados transferidos sejam mapeados com precisão para os dados relevantes existentes no portal Sharepoint. Isso permitiria que as subsidiárias de nosso cliente obtivessem dados precisos sempre que quisessem usá-lo.

Por exemplo, vamos supor que o portal Sharepoint contém dados pertencentes à subsidiária A, além de outras subsidiárias. Agora, ao transferir dados dos data centers para este portal, havia um risco envolvido no mapeamento dos dados pertencentes a alguma outra empresa subsidiária, à subsidiária A. Nesse caso, as subsidiárias receberiam dados imprecisos e o negócio em geral sofreria.

Embora Abrielle estivesse convencido das capacidades de nossa equipe, havia algumas partes interessadas, incluindo membros da alta gerência, que sentiam que talvez não pudéssemos entregar o projeto com sucesso e eles não estavam realmente preparados para lidar com os riscos de negócios envolvidos no caso de uma empresa. falha neste projeto. O projeto foi um dos primeiros projetos realizados para esse cliente, onde grandes volumes de dados seriam transferidos para os portais organizacionais de seus mega data centers. No entanto, Abrielle decidiu seguir em frente com o projeto e nossa equipe. Inicialmente, ela nos incentivou a propor estratégias e soluções de mitigação de riscos para os problemas, incluindo alguns dos principais problemas envolvidos no projeto.

Ela também pediu que preparássemos um documento de implementação do projeto que conteria as etapas que devem ser seguidas durante a implementação da solução no local. Ela então nos encorajou ativamente a seguir as melhores práticas de implementação do projeto no servidor intermediário no local, antes da implementação final no servidor de produção. O servidor de temporariedade continha todos os dados relevantes que estavam presentes no servidor de produção. Um sucesso no servidor intermediário significaria que receberíamos uma aprovação para prosseguir e transferir os dados vitais dos datacenters para o servidor de produção.

Ela também falou com alguns dos gerentes de projetos bem sucedidos em sua organização para ver se eles enfrentaram um problema semelhante em seus projetos, a qualquer momento em suas carreiras e discutiram as soluções com eles. . Mais tarde, ela compartilhou essas soluções com nossa equipe também. Como já tínhamos um plano detalhado e estávamos totalmente preparados para o projeto, conseguimos entregar o projeto no local, tanto no servidor de teste quanto no servidor de produção.

Embora uma falha neste projeto pudesse ter sido prejudicial para o negócio, Abrielle decidiu assumir o risco seguindo adiante com o projeto e nossa equipe. Ela decidiu encontrar soluções em vez de apenas aceitar o que as outras partes interessadas tinham a dizer sobre nossas capacidades como equipe. Tomando esforços para encontrar soluções e encorajando a equipe a encontrar soluções, Abrielle não apenas havia revertido o projeto, como também conseguira levar adiante a cultura de sua organização.

# Melhor prática "Os detalhes são importantes. Pense em tudo o que você pode fazer para impressionar um cliente. Faça pequenas alterações que possam fazer uma grande diferença nos resultados finais."

Um dos atributos da cultura de qualquer organização é a atenção que seus funcionários pagam aos detalhes em seus projetos . Para entender esse atributo, você precisará entender como as pessoas reagem a pequenos problemas em uma organização. Ao prestar atenção aos detalhes, você poderá se concentrar na produção de produtos impressionantes, centrados no cliente, em seus projetos.

Como gerentes de projeto, com que freqüência você se perguntou essa pergunta, "O objetivo do projeto é fornecer o mínimo de acordo com as especificações OU o objetivo do projeto é entregar um produto centralizado e impressionante para o cliente?"

Você também precisará entender a diferença entre o revestimento de ouro e a produção de um produto centrado no cliente. Chapeamento de ouro é um mau gerenciamento de projetos prática e deve ser evitada, pois pode levar a problemas como o aumento do custo total do projeto e o aumento dos riscos envolvidos no projeto. Dar ao cliente, mais do que aquilo que ele esperava, pode aumentar as expectativas do seu cliente, além de levar a outros problemas.

Antes de chegar ao local no local para este projeto, eu compartilhei todos os documentos do projeto com Abrielle. Além de outros documentos do projeto, também enviei a ela um plano de implementação do projeto minuciosamente detalhado. Este documento continha todos os detalhes, incluindo um plano de implementação passo a passo da solução que havíamos recomendado ao cliente.

Mais tarde, nós mesmos, descobrimos que este documento detalhado é bastante útil para nós, enquanto implementamos a solução no local. Também ajudou Abrielle, anteriormente, a apresentar seu caso e convencer algumas das partes interessadas que, inicialmente, não estavam totalmente convencidas de nossas capacidades como equipe. #Best Practice " Identifique as melhores pessoas da sua equipe. Conheça seus pontos fortes e fracos para que você possa aproveitar ao máximo seus pontos fortes " .

A orientação de pessoas é um dos atributos da cultura organizacional. As organizações são compostas de pessoas e são pessoas que fazem seus projetos bem-sucedidos. São pessoas que compõem a cultura de qualquer organização; a cultura não faz as pessoas. Se a cultura está falhando, então as pessoas estão falhando e as organizações devem se esforçar para entender por que suas pessoas estão falhando.

Suresh e Pai eram os desenvolvedores de aplicativos mais brilhantes e experientes da minha equipe que eu havia escolhido para este projeto. Não que outros membros da equipe offshore não tenham experiência em desenvolvimento de aplicativos. Mas Suresh e Pai simplesmente tinham uma vantagem sobre os outros. Ambos passara cerca de 2 anos com esse cliente e sabia administrar suas expectativas. Eles também tinham muito conhecimento funcional e se comunicavam bem com as pessoas. Acima de tudo, eles se saíram bem, tanto com as equipes no local quanto no exterior, o que foi um elemento crucial para o sucesso do projeto. Portanto, apesar de algumas preocupações importantes, como conflitos com partes interessadas, questões de gerenciamento de mudanças, etc., conseguimos implementar esse projeto com êxito.

Ao aproveitar a maioria de seus pontos fortes, incluindo boas habilidades técnicas, habilidades de comunicação, conhecimento funcional desejado e uma atitude de equipe, pude dar a volta a este projeto, que era um fracasso potencial inicialmente.

# Melhor pratica

"Crie uma identidade mais forte para sua equipe de projeto."

A orientação da equipe é um dos atributos da cultura de qualquer organização. É muito importante que as pessoas sintam que fazem parte do projeto e da organização. Isso gerará lealdade e confiança e, por sua vez, ajudará a organização a ser bem-sucedida. Sem um sentimento de pertença, as pessoas às vezes se identificam com grupos menores do que a identidade maior do projeto ou da organização, o que leva a conflitos internos. Essas pessoas estão, então, mais preocupadas em proteger seus próprios interesses do que a da equipe ou da organização.

Como o projeto foi implementado principalmente para a seção "Impostos" de nosso cliente, recebemos uma identidade, a de "A equipe de impostos".

Abbrielle, mais tarde, nos disse que, embora houvesse muitas sugestões de várias partes interessadas, ela optou por nos dar essa identidade, uma vez que nos ajudaria a nos comunicarmos bem com as pessoas na seção de imposto de renda, bem como as das outras partes. seções na organização. Isso incluiu o usuários corporativos, o quadro de gerenciamento de mudanças, os profissionais do mega data center e as outras seções da organização.

Os IDs do usuário do Sharepoint também foram criados com base nessa identidade, para o projeto. Uma vez, quando entramos nas instalações de um edifício que pertencia à divisão de Segurança, um dos funcionários do nosso cliente, disse, em uma nota mais leve "Apenas mantenha seus impostos pronto, todo mundo;. Aí vem a equipe fiscal" Esta identidade tinha realmente dado nos um sentimento de pertença ao projeto. #Best Practice "Use a pressão dos colegas para ajudar os membros de sua equipe a se alinharem com um projeto. Considere também informar as outras partes interessadas sobre como outras pessoas apoiaram o projeto.


"
A cultura organizacional está constantemente mudando e avançando. No entanto, as pessoas consideram uma tarefa impossível mudar a cultura de sua organização e avançar. Quando pensam sobre sua cultura organizacional, elas sempre tendem a olhar para os elementos maiores da cultura. do que as pequenas peças que contribuem para o todo, é essa tendência que os faz pensar que mudar a cultura organizacional é uma tarefa impossível , mas há um sistema que pode ajudar os gerentes de projeto a mudar a cultura de sua organização e levá-la adiante. ou seja, ' pressão dos pares '.

Você já enfrentou situações em que optou por ter comida chinesa em sua cantina apenas porque todos os outros membros da equipe a escolheram? ou escolheu assistir a um filme em particular que você não gostou mais cedo, porque a maioria dos membros da sua equipe gostou dele?
Quantas vezes você já se fez esta pergunta "Ei, por que estou fazendo isso?" Bem, foi tudo por causa da pressão dos colegas.

Mas o pressão de pares prazo nem sempre precisa ter uma conotação negativa. É uma força irresistível em uma organização e pode ser usada para ajudar os membros da equipe a se alinharem com um projeto. Certa vez, ao sair para casa, Suresh esqueceu-se de pegar sua bolsa que ele havia deixado em suas gavetas de mesa no escritório. Como todos nós três estávamos hospedados no mesmo apartamento alugado, costumávamos nos deslocar juntos, do nosso apartamento para o escritório e vice-versa. Mas naquele dia, Suresh decidiu ficar no escritório, por mais uma hora, para completar alguns de seus resultados.

Desde que ele tinha seu "cartão Oyster" (passes mensais para viajar de ônibus em Londres) em sua bolsa de laptop, ele poderia chegar a Feltham de onde normalmente trocávamos os ônibus para chegar a Hounslaw. Havia alguns ônibus diretos que estavam disponíveis de nosso local de cliente para Hounslaw, mas eles não eram tão freqüentes. Foi só quando chegou a Feltham que Suresh percebeu que havia esquecido sua bolsa em suas gavetas de mesa no escritório.

" Não tem problema, eu tenho meu cartão de ostra para chegar em casa ", pensou Suresh. Mas assim que ele socou seu cartão de ostra no próximo ônibus para Hounslaw, seu cartão foi rejeitado, pois não havia saldo suficiente no cartão. Suresh, agora, teve que recarregar seu cartão para usá-lo. Suresh se amaldiçoou por ser tão descuidado e pensou em ligar para Rajesh, já que a localização do cliente não era muito distante de Feltham. Para sua surpresa, Rajesh concordou em ir imediatamente a Feltham e deixá-lo no carro alugado. Mais tarde, quando outros membros da equipe local ouviram sobre esse incidente de Rajesh, eles também nos ajudaram em várias ocasiões. Eles até nos deixaram em nosso apartamento, sempre que precisávamos ficar em nosso escritório por algumas horas extras.

Um pequeno ato de bondade de Rajesh, encorajou outros membros de sua equipe no local para nos ajudar de maneira semelhante. Esses pequenos atos de gentileza dos membros da equipe no local nos ajudaram muito durante a nossa estada em Londres e foram fundamentais para o sucesso do projeto. Rajesh, efetivamente usou a pressão dos colegas para ajudar outros membros de sua equipe local a se alinharem com o projeto. # Melhor prática Encontre maneiras de recompensar os membros de sua equipe que são bem-sucedidos, apesar das circunstâncias difíceis. As pessoas que atuam sob pressão são aquelas que devem ser selecionadas para projetos futuros.

A orientação a resultados é um dos atributos que compõem a cultura de qualquer organização. Empresas baseadas em projetos são impulsionadas pelo resultado de seus projetos. Os gerentes de projeto devem recompensar as pessoas que atuam em circunstâncias muito difíceis e fazer com que seus projetos sejam bem-sucedidos, pois são eles que valem a pena ter em projetos futuros.

"Jantar da equipe"

No dia em que recebemos assinaturas em todos os nossos produtos, Rajesh decidiu nos comprar um "jantar de equipe" em um restaurante de nossa escolha. Os últimos meses foram uma montanha-russa para a nossa equipe, onde tivemos nossos momentos de desespero, ansiedade, excitação e finalmente alívio. A perspectiva de ter um "jantar de equipe" com todos foi muito animadora no final de uma agenda exaustiva de quatro meses. Como estávamos todos cansados ​​naquele dia, decidimos pedir a comida em nosso apartamento alugado onde poderíamos passar algum tempo relaxando e aproveitando nosso jantar com Rajesh. Enquanto relaxávamos e conversávamos sobre os acontecimentos do dia, Rajesh nos perguntou: "Pessoal, qual restaurante você gostaria de experimentar hoje?".

Nós todos dissemos "O grego oliva". "O Olive Greek" foi o restaurante grego mais popular em nosso bairro eo único restaurante em Hounslaw Central que não experimentamos, durante a nossa estadia em Londres. Embora tenha sido um pouco mais caro do que os outros, o restaurante era conhecido pela sua cozinha tradicional grega.   O jantar chegou às nove e meia. Enquanto eu e minha equipe preparávamos o jantar para a mesa, Rajesh disse: " Pessoal, estou com muita fome. Não vamos mais desperdiçar nosso tempo " .


Rajesh parecia muito feliz e relaxado naquele dia. Mais cedo naquele dia, Rajesh tinha recebido muitos pedidos de parabenização das equipes no local e offshore por dar a volta em um projeto que era um fracasso potencial apenas alguns meses atrás. A comida estava simplesmente deliciosa.

Para aperitivos, tivemos Croquetes de beringela ('Melitzanokeftedes') que foi servido com mergulho de iogurte ('tzatziki'). Isto foi seguido por uma sopa de frango quente escaldante ('Kotosoupa') para todos. À medida que avançávamos para o próximo curso, recordei alguns dos meus dias de faculdade e os primeiros anos de minha vida profissional, quando tive medo de estar “cheio” mesmo antes de chegar ao prato principal, durante almoços e jantares de equipe.

" Não desta vez " , eu disse para mim mesmo. Para o prato principal pedimos saladas gregas ('Horiatiki Salata'); o tradicional grego "Moussaka", uma suculenta combinação de beringelas fritas, cordeiro picadinho delicadamente temperado e molho de queijo rico ; Arroz de Repolho ('Lahanorizo') ;

Caçarola de Frango com Molho de Ovo e Limão
('Kotopoulo Fricassee'); Manteiga e Queijo torta ('Blastaria me tyri kai voutyro') ; Peixe de atum cozido («Fileta tonou sti katsarola») servido com arroz e salada verde; e massas de estilo grego com camarões ('Makaronada me garides') .

Enquanto estávamos ocupados comendo, Rajesh me disse: "Sabyasachi, não nos esqueçamos do doce de torta de maçã e do café grego ", como se ele tivesse lido minha mente. Mais tarde, como tínhamos fatias de torta de maçã e tomamos café grego, assistimos ao filme "My Big Fat Greek Wedding" . Conclusão: Muitas pessoas acreditam que há pouco que podem fazer para mover a cultura de sua organização. Como é muito difícil mudar a cultura, as pessoas sentem que é impossível fazê-lo. Mas a verdade é que a cultura de qualquer organização está sempre mudando devido a vários fatores.

Como gerentes de projeto, você deve aprender como fazer a cultura apoiar o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO), em vez de ser um impedimento para o sucesso deles. Existem vários atributos que compõem a cultura de qualquer organização. Você precisa entender bem esses atributos para gerenciar a cultura de suas equipes de projeto e de seus participantes do projeto.

Os gerentes de projeto devem garantir que os membros da equipe estejam entregando resultados consistentes com a cultura e os valores organizacionais. Além disso, equipes que tentam se distanciar de uma mudança cultural não alcançarão um sucesso duradouro. A chave para o sucesso é trabalhar em conjunto com a mudança cultural.

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Eshna is a writer at Simplilearn. She has done Masters in Journalism and Mass Communication and is a Gold Medalist in the same. A voracious reader, she has penned several articles in leading national newspapers like TOI, HT and The Telegraph. She loves traveling and photography.


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