Gerenciamento de mudanças em projetos - Metodologia Prince2®

Gerenciamento de mudanças em projetos - Metodologia Prince2®
Author

Vijay Reddy

Last updated June 19, 2012


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Em um ambiente operacional, o objetivo do processo de Gerenciamento de Mudanças é conseguir a introdução bem-sucedida de alterações em um sistema ou ambiente de TI. O sucesso é medido como um equilíbrio entre a implementação pontual e completa da mudança, o custo de implementação e a minimização de interrupções causadas no sistema ou ambiente de destino. O processo também garante que detalhes apropriados de alterações nos recursos de TI (ativos, ICs) sejam registrados. Basicamente, uma mudança é qualquer coisa que altere o status de um item de configuração (CI). Isso normalmente inclui tudo o que adiciona, exclui ou modifica o ambiente de TI. A definição de uma mudança é a adição, modificação ou remoção de hardware, rede, software, aplicativo, ambiente, sistema, compilação de área de trabalho ou documentação associada aprovada, suportada ou com base na linha de base. O gerenciamento de mudanças normalmente seria composto pelo levantamento e registro de alterações, avaliação do impacto, custo, benefício e risco das mudanças propostas, desenvolvimento de justificativa de negócios e aprovação, gerenciamento e coordenação da implementação de mudanças, monitoramento e relatórios de implementação, revisão e fechamento de mudanças. solicitações de.

ITIL define o processo de gerenciamento de mudanças como:
O objetivo do processo de gerenciamento de mudanças é garantir que métodos e procedimentos padronizados sejam utilizados para o manejo eficiente e imediato de todas as mudanças, a fim de minimizar o impacto de incidentes relacionados à mudança na qualidade do serviço e, consequentemente, melhorar o dia a dia. operações da organização.

A ISO 20000 define o objetivo do gerenciamento de mudanças como:
Garantir que todas as alterações sejam avaliadas, aprovadas, implementadas e revisadas de maneira controlada. No entanto, quando uma organização introduz uma alteração em um projeto ou iniciativa, essa mudança precisa ser gerenciada de maneira eficaz tanto no lado técnico quanto no lado pessoal. Um foco lateral técnico garante que o A mudança é desenvolvida, projetada e entregue de forma eficaz. A disciplina de gerenciamento de projetos fornece a estrutura, os processos e as ferramentas para que isso aconteça. Um foco no lado das pessoas garante que a mudança seja adotada, adotada e utilizada pelos funcionários que têm que fazer seu trabalho de forma diferente como resultado do projeto. A disciplina de gerenciamento de mudanças fornece a estrutura, os processos e as ferramentas para que isso aconteça. O gerenciamento de projetos e o gerenciamento de mudanças visam aumentar a probabilidade de que os projetos ou iniciativas entreguem os resultados e os resultados pretendidos. Embora cada disciplina possa funcionar de forma independente, a abordagem mais eficaz é integrar o gerenciamento de mudanças e o gerenciamento de projetos para criar uma abordagem unificada para implementar mudanças na frente técnica e na frente do pessoal. Este tutorial apresenta uma visão geral da integração do gerenciamento de mudanças e gerenciamento de projetos, incluindo dados recentes sobre a eficácia da integração.

Em qualquer projeto, a mudança é inevitável, seja dentro do projeto ou de fontes externas, portanto, faz sentido ter um processo acordado para identificar, avaliar e controlar quaisquer mudanças potenciais e aprovadas para o que foi originalmente acordado para o projeto. O que é necessário é uma abordagem sistemática e comum. Uma vez que o plano do projeto e outros documentos associados tenham sido aprovados, eles se tornam as "linhas de base" do projeto e só podem ser alterados após a aprovação pela autoridade apropriada, normalmente a Diretoria do Projeto (PRINCE2 ® Project Management Methodology). O controle de alterações não está lá para impedir alterações, mas para garantir que todas as alterações sejam aprovadas pela autoridade relevante antes da implementação.

Um elemento importante e vital é o uso de projetos de gerenciamento de configuração (CM). O gerenciamento de configurações pode ser fornecido como um serviço organizacional contínuo ou pode ser fornecido por um Escritório de Suporte do Projeto (PSO) ou por um PMO (Escritório de Gerenciamento de Programas). Tudo que o projeto produz está sujeito ao gerenciamento de configuração; isso inclui a documentação de gerenciamento, bem como produtos especializados (produtos entregues pelo projeto) e entregáveis. Portanto, é importante integrar o uso de procedimentos de controle de alterações ao sistema de gerenciamento de configurações usado pelo projeto. O sistema configurado para gerenciar a mudança também deve incluir o gerenciamento dos problemas gerais. Um Registro de Assunto deve ser criado no início do projeto para capturar e auxiliar no gerenciamento de mudanças e problemas. Um documento de estratégia de gerenciamento de configuração deve ser criado como parte do planejamento e isso define a maneira como as alterações e os problemas devem ser gerenciados e tratados em todo o projeto.

A diferença entre uma questão e um risco é que a questão já aconteceu, enquanto um risco é algo que pode ou não acontecer em algum momento no futuro. O risco pode ser definido como um potencial para perda ou dano ou destruição de um Ativo como resultado de uma ou mais ameaças que exploram uma ou mais vulnerabilidades no sistema. Sempre que uma questão é levantada, ela pode ser gerenciada informalmente, geralmente pelo gerente de projeto, no entanto, se ela for gerenciada formalmente, o gerente de projeto a inserirá no registro de problemas antes de prosseguir. A metodologia PRINCE2 ® declara que um Relatório de Assunto é criado em conjunto e contém informações suplementares sobre esse problema em particular.

As mudanças vêm em dois sabores:
Request for Change (RFC) - Isso vem do cliente ou usuário e é uma solicitação para alterar uma das linhas de base do projeto de alguma forma. Se houver algum custo extra envolvido na implementação do RFC, o cliente normalmente pagará por ele. Como todos os RFCs são uma alteração do que havia sido originalmente acordado, normalmente, o Conselho do Projeto, por si só, terá autoridade para concordar com tais mudanças.

Off Specification -Estes são normalmente levantados a partir de o lado da oferta do projeto, e detalha alguns aspectos que devem ser fornecidos pelo projeto, mas atualmente não é, ou está previsto para não ser fornecido. Isso pode incluir produtos ou produtos que estão faltando ou um produto que não atende às suas especificações ou critérios de qualidade.

No início de um projeto, precisa ser decidido como as alterações e os problemas devem ser priorizados, e é comum que um sistema de classificações inclua termos como Deve Ter, Possuir, Possuir ou Não Ter Agora ( Técnica MoSCoW). Tais definições precisam ser acordadas. Outro aspecto que precisa ser decidido é se o Conselho do Projeto ou a alta gerência quer ou não estar envolvido na revisão de todas as mudanças do projeto. Se muitas mudanças forem previstas, poderá fazer sentido para a Diretoria do Projeto nomear uma autoridade de mudança que tomaria decisões sobre tais mudanças em nome da Diretoria do Projeto. Em tais casos, as "regras de engajamento" precisam ser determinadas. Por exemplo, a autoridade de alteração lidaria apenas com alterações de baixo custo. Outro aspecto é a criação de um orçamento de mudança para a autoridade de mudança usar para financiar quaisquer mudanças aprovadas e sua implementação. Esses orçamentos adicionais devem ser capturados dentro do plano do projeto antes da aprovação.

Se o projeto estiver usando 'Gerenciamento por Exceção' onde os limites de tolerância foram definidos, então, se qualquer implementação proposta se desviar além dessas tolerâncias, a Junta do Projeto deve estar envolvida na decisão de implementar ou não. Durante a implementação, o gerente de projeto deve garantir que seu status seja reportado à Diretoria do Projeto até o ponto em que o problema ou a alteração tenha sido totalmente implementado.

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Vijay Reddy has several years of experience in delivering and managing IT Services, Software Development, Product and Production Support and has expertise in IT strategy consulting, Governance and risk management, IT security, cloud computing and implementation around large customer accounts, managing the delivery of large outsourced IT Service and software development engagements and in depth understanding of deal structures and delivery options and models. His experience has been across diverse industry segments – Banking, consumer products, Retail, Oil & Gas and Hospitality. Vijay is an APM Group International certified and accredited Project Management (Prince2®), Programme Management (MSP®) and IT Governance (COBIT5®) Trainer, Exams Proctor, Supervisor and Invigilator. He is also EXIN accredited trainer for ITIL – 41 credits (All Modules leading unto expert), ISO 20000, ISO 27002, Lean IT and Cloud Computing.


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