A comunicação é uma superpotência para um gerente de projetos?

A comunicação é uma superpotência para um gerente de projetos?
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Pradip, PMP

Last updated September 17, 2012


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Um gerente de projeto faz 90% de seu trabalho apenas como comunicador. Todos nós entendemos o quão importante é a comunicação. Mesmo um indivíduo não pode sustentar sem comunicação adequada em suas vidas diárias. Então, a primeira pergunta que surge em nossa mente
- o que significa comunicação? É simplesmente a transferência de informação? Obviamente não! Um grande não! Transferir as informações não resolve o objetivo da comunicação. Suponha que você tenha redigido um e-mail para o seu cliente e, depois de enviar o e-mail esboçado, esteja pensando que sua comunicação com o cliente foi concluída.

Imaginem - Se o seu cliente não responder ao seu email - qual será o cenário então? Quem é responsável por este desastre? Por que o cliente não está respondendo? Quem é o mau comunicador aqui? O seu cliente é responsável por isso? Não, como gerente de projeto, você deve assumir a responsabilidade exclusiva por esse problema de comunicação. Você deve verificar o e-mail novamente e novamente. Verifique se você manteve a linguagem correta que o cliente possa entender facilmente.

Além disso, você deve verificar - se solicitou ao cliente que confirme esse e-mail após a compreensão completa. Caso contrário, não espere nenhum email de resposta do cliente. Esses problemas aparentemente pequenos têm a capacidade de tornar a vida do gerente de projetos um inferno. Simplesmente inferno! Livre-se disso! Eu posso garantir que se você é um verdadeiro e um comunicador de som, então você não precisa se preocupar com o resultado do projeto. Obviamente, você será realmente bem-sucedido como gerente de projeto para qualquer projeto, se for um bom comunicador. Deixe-me explicar-lhe algumas características de boa comunicação:

Pronúncia deve ser muito clara:
Pronúncia deve ser compreensível. Não é? Pode resolver metade dos seus problemas em relação à comunicação. Se vocês está dizendo algo para alguém, deve ser muito claro e compreensível para aquela pessoa em particular. Geralmente, isso é verdade para comunicação face a face. Você pode fazer o melhor uso disso na reunião inicial do projeto. Tente pronunciar as palavras clara e corretamente. A pronúncia incorreta pode levar a mensagem para fora da faixa correta. Evite isso!

Seja breve e use linguagem fácil:
Sempre tente usar linguagem fácil enquanto discute algo sobre o relatório do projeto ou até mesmo quando estiver escrevendo notas; você deve usar a linguagem fácil. Não descreva desnecessariamente se não for necessário. Eu vi gerentes de projeto gastando desnecessariamente tempo enquanto discutiam e escreviam pequenas informações. Qual é o uso de gastar tanto tempo valioso se o propósito puder ser resolvido em menos tempo com notas menores? Não estrague o seu tempo, seja breve e use uma linguagem muito compreensível. Se você está dizendo ou escrevendo uma linha e se isso pode resolver o seu propósito - deixe-o com uma linha, sem necessidade de decorar o mesmo, desnecessariamente. Sua comunicação acabou, se todos entenderem o requisito com essa única linha.

Desenvolva boas habilidades de escuta:
Mantenha a frescura no chão. É muito importante que um gerente de projeto não reaja a todas as ações. Não é bom simplesmente. Um gerente de projeto não deve reagir a tudo. Controle-se. Tente ouvir com muito cuidado - o que a outra parte quer comunicar. Apenas espere sua vez de responder. Não pule no meio do caminho para a discussão. Você estará recebendo tempo suficiente para suas observações. Espere por isso. Primeiro, você deve ouvir atentamente e, em seguida, responder em breve, usando uma linguagem muito clara e compreensível para que a outra parte possa entender o que você quer dizer. Não faça comprometer as coisas desnecessariamente. Experimente e tenho certeza de que você perceberá uma melhora em suas habilidades de comunicação.

Faça um bom contato visual:
Mais uma vez, este é um fator muito importante. Se você está ouvindo ou falando, olhar nos olhos da pessoa com quem está conversando pode tornar a discussão mais bem-sucedida e significativa. O contato visual transmite interesse e incentiva a outra parte a permanecer interessada em sua discussão.

Conclusão:
O PMI (Project Management Institute) também recomenda que 90% do trabalho do gerente de projetos pertença à área de conhecimento da comunicação. É muito óbvio quando você está gerenciando um grande projeto com a equipe sendo geograficamente localizada de forma diversa. As técnicas acima mencionadas podem ser muito úteis durante o gerenciamento da comunicação.

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Pradip Dwevedi, PMP is currently the Lead PMP Trainer / Corporate Trainer at Reputed Global R.E.P.s, India and also the Head – Project Management at Invida Trans IT Solutions PVT LTD. Prior to this, he was Divisional Manager at Stylo Graphic Imaging Facilitator/Team Leader at Aptara


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