Para um envolvimento efetivo das partes interessadas

Para um envolvimento efetivo das partes interessadas
Author

Yogeeta Deshmukh

Last updated March 24, 2017


  • 1787 Views

O PMI® abordou a voz de milhares de gerentes de projetos em todo o mundo e adicionou o "Gerenciamento de partes interessadas" como uma nova área de conhecimento na quinta edição do Guia PMBOK® . A importância do Envolvimento das Partes Interessadas não pode ser enfatizada o suficiente e realmente merece seu lugar de direito como uma Área de Conhecimento independente em Gerenciamento de Projetos .

O guia inclui um processo sobre 'Gerenciar o Envolvimento das Partes Interessadas'. Ele também aconselha os Gerentes de Projeto a seguirem em direção a um modelo em que os níveis de engajamento das partes interessadas sejam 'Suporte' ou 'Líder'. Este artigo tenta fornecer algumas diretrizes e indicadores para alcançar os níveis desejados de engajamento de partes interessadas.

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Como primeiro passo, os Gerentes de Projeto identificam os Stakeholders e os Mapeiam para uma grade Influência - Interesse. O mesmo é mostrado abaixo.

grade de partes interessadas

Uma vez feita a identificação e o mapeamento das partes interessadas, os gerentes de projeto devem então decidir sobre os métodos de engajamento exigidos para cada parte interessada. Os gerentes de projeto não devem aplicar uma única estratégia para todas as partes interessadas. Dependendo do mapeamento como mostrado acima, cada grupo de Stakeholders deverá ser através de diferentes métodos de engajamento, conforme elaborado abaixo.

1. Baixo juro e baixo impacto

As partes interessadas que se enquadram nessa categoria exigem um esforço limitado de monitoramento e gerenciamento. O gerente de projeto deve fornecer informações balanceadas e objetivas . Esta informação pode ser fornecida através de sessões informativas, folhetos, revistas, publicações corporativas, etc. Geralmente, o método Push de comunicação é utilizado. Uma comunicação unidirecional é adotada.

2. Alto interesse e influência baixa

O gerente de projeto deve manter os interessados ​​diretos nesta categoria informados sobre os acontecimentos do projeto. O gerente de projetos pode solicitar comentários sobre determinadas decisões do projeto. Os Stakeholders precisam ser educados sobre o Projeto e a comunicação bidirecional é incentivada a se envolver com os Stakeholders. Grupos de foco, workshops, pesquisas, reuniões públicas, fóruns na web, etc., são algumas das técnicas a serem utilizadas.

3. Baixa de juros e influência alta

Este é o terceiro quadrante da grade acima e o Gerente de Projeto deve garantir que os Stakeholders sejam mantidos satisfeitos durante o Projeto. Eles devem ser mantidos em loop para todas as decisões do projeto. Eles exercem boa quantidade de energia e carregam o potencial para fazer ou quebrar o projeto. Suas preocupações e necessidades devem ser identificadas e abordadas em todo o projeto. O Gerente de Projeto deve entender que os Stakeholders neste quadrante podem estar fornecendo suporte condicional e podem retirar este suporte se as referidas condições não forem atendidas. Estar ciente deste fato pode ajudar os Gerentes de Projeto a empregar os modelos certos de engajamento para os Stakeholders. Uma comunicação aberta de mão dupla deve ser estabelecida. O gerente de projeto deve solicitar feedback sobre as decisões e alternativas do projeto. Em suma, os gerentes de projeto devem envolver e / ou consultá-los em todas as principais decisões do Projeto.

4. Alta em juros e alta influência

A maior parte do foco dos gerentes de projeto seria o envolvimento efetivo das partes interessadas que entram nesse quadrante. Eles precisam ser monitorados de perto. Os métodos empregados têm que colaborar e / ou empoderar. Todas as decisões do projeto devem ser tomadas através de uma abordagem de parceria. É possível que alguns dos Stakeholders desta categoria exerçam a autoridade final de decisão. O gerente de projetos deve facilitar fóruns para deliberações e tomada de decisões. Essas partes interessadas têm o maior impacto no sucesso do projeto.

Conclusão

É claro que não existe uma regra única para o envolvimento das partes interessadas, que se aplica a todas as partes interessadas. Os Gerentes de Projeto devem estar alinhados com os Stakeholders através do Projeto e mudar suas estratégias dependendo dos Requisitos do Projeto. É importante notar que os níveis de engajamento dos Stakeholders devem ser direcionados para ser 'Suporte' ou 'Líder' para os Stakeholders no último quadrante. Esses níveis de engajamento devem ser continuamente monitorados e ajustados até o fechamento do Projeto.

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Yogeeta Deshmukh, PMP has over 17 years’ experience in Leading IT Teams across Industry Verticals like Aluminium, Automobile Components and Pharmaceutical. She is currently working as General Manager, IT for Pharmaceutical Manufacturing Organization with a Global Presence.


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