Comunicando-se eficazmente em seus projetos: escrevendo e-mails focados no público

Como escrever e-mails focados no público-alvo de maneira eficiente
Author

Eshna

Last updated April 7, 2017


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O maior problema com a comunicação é a ilusão de que isso foi realizado - George
Bernard Shaw


Era uma tarde de sexta-feira e eu acabara de voltar para a minha mesa depois do almoço. Eu entrei na minha caixa de entrada para ver um e-mail de congratulação de Suresh, um dos nossos gerentes de projeto que escreveu:

"Excelente trabalho, equipe! Obrigado por seus esforços dedicados para completar este projeto em 9 semanas. Elizabeth, por favor passe isso para quem trabalhou neste projeto; Sara, Varsha, Pristine, e outros."

Como líderes de projeto, eu e Elizabeth fomos solicitados a gerenciar um projeto de engenharia reversa para um de nossos clientes. O cliente era um dos nossos maiores e havia um grande número de aplicativos que estávamos desenvolvendo e mantendo para esse cliente. Embora o prazo previsto para este projeto fosse de cerca de 12 semanas, conseguimos concluí-lo em um período de 9 a 10 semanas.

Suresh me pediu para gerenciar alguns módulos neste projeto junto com Elizabeth, além de muitas outras responsabilidades que eu já estava gerenciando na minha competência. Sendo este um projeto vital para o nosso cliente, Suresh queria que eu utilizasse minha experiência e habilidade na entrega do projeto e ajudasse a equipe com uma entrega bem-sucedida. Fiquei muito feliz em ver a mensagem de congratulações de Suresh.

Email e Gerenciamento de Projetos

A conveniência e a universalidade do e-mail o tornam uma ótima ferramenta de comunicação com as partes interessadas em seu projeto. Se houver mal-entendidos em seu projeto, os e-mails podem servir como um bom registro histórico a ser referido por um ou mais participantes.

Você pode encontrar alguns gerentes de projeto em seu escritório seguindo as melhores práticas de resumir os pontos importantes em um e-mail e enviá-los ao público-alvo, mesmo depois de ter um longo telefonema com eles sobre um determinado tópico. Estes são gerentes de projeto que reconhecem a importância de escrever e-mails efetivos em seus projetos .

Embora eu tenha ficado feliz depois de receber uma mensagem de congratulações de Suresh, havia algumas coisas sobre este e-mail que me fizeram sentir que este não era um e-mail eficaz e poderia ter sido melhor. Vamos dar uma olhada em algumas das razões pelas quais eu senti que este e-mail era ineficaz e como poderia ter sido melhor.

Objetivo do seu email

A coisa mais importante a se lembrar ao se comunicar com seus stakeholders é o propósito do seu email. No caso deste e-mail que recebi da Suresh, o objetivo era parabenizar a equipe pela implementação do projeto com êxito, reconhecer suas contribuições e incentivá-las a um melhor desempenho. No entanto, Suresh não marcou uma cópia deste e-mail para alguns dos membros da equipe, incluindo Sara, Varsha e Pristine. Em vez disso, pediu a Elizabeth que lhes enviasse uma mensagem de congratulações.

Então, este email serviu ao seu propósito? Bem, para ser honesto, isso não aconteceu. Ele falhou em reconhecer as contribuições de todos os membros da equipe no projeto e reconheceu a contribuição de apenas alguns poucos. Se Suresh tivesse tido o cuidado de se dirigir aos outros membros da equipe também, ele teria sido capaz de encorajar e motivar todos da equipe. Você nunca sabe quem em sua equipe poderia ser um potencial artista a longo prazo.

Comunicação focada no público

Depois de saber o objetivo do seu e-mail, você deve pensar em como o destinatário perceberá sua mensagem. Como eles se sentirão quando receberem sua mensagem? Quais são as suas ideias e atitudes em relação à vida e ao trabalho?

Ao entender os pontos de vista de seus destinatários, você poderá atender às necessidades da pessoa e será capaz de alcançar o propósito do seu email. Se o destinatário do seu e-mail for uma pessoa ocupada e não puder ler e responder a todos os seus e-mails, você poderá ser direto e direto ao ponto de ser educado. Evite fazer muitas perguntas em um único e-mail se precisar de ações / respostas para todas essas perguntas. Seu destinatário pode se distrair e pode até responder apenas à primeira ou à última consulta, em vez de ler todo o e-mail e verificar novamente se todos os problemas foram resolvidos.

Suresh enviou o e-mail para alguns dos membros de sua equipe, inclusive eu, e pediu a Elizabeth que passasse a mensagem de congratulações para outros membros de sua equipe. Embora eu estivesse feliz em ver uma mensagem de congratulações de Suresh, eu não estava realmente motivado. Eu, juntamente com outros membros da equipe que receberam o e-mail, achamos que Suresh poderia ter feito melhor marcando uma cópia deste e-mail para outros membros da equipe que haviam investido muito nesse projeto. De alguma forma, este email implicava que Suresh não estava ciente de quem estava envolvido no projeto e também não estava ciente das contribuições de todos os membros da equipe no projeto. Imagine como os outros membros da equipe poderiam ter se sentido quando receberam um e-mail de parabéns de Elizabeth, mas não de Suresh, que era seu gerente de projeto.

Elaboração, revisão, edição, leitura de prova e envio

É sempre seguro acompanhar o processo de redação, revisão, edição, revisão e envio do seu email. Embora o email seja uma forma rápida e fácil de comunicação, não é menos importante do que outros modos. Antes de enviar seu e-mail para o público-alvo, você deve sempre verificar se está bem escrito e atinge seu objetivo. Você deve revisar cuidadosamente até mesmo um pequeno e-mail e verificar se ele atingiu seu objetivo e como ele será interpretado pelo destinatário.
Você também deve revisar seu e-mail várias vezes para obter e corrigir erros de ortografia, gramática e pontuação. Esses erros podem deixar uma impressão negativa nos destinatários do seu e-mail e podem ter um impacto maior no projeto do que você poderia imaginar. Imagine enviar um email para o seu chefe com o nome dele, especialmente quando o seu projeto estiver atrasado!

Poderia Suresh ter enviado um e-mail mais efetivo revisando, editando e revisando seu e-mail antes de enviá-lo aos membros de sua equipe? Bem, há chances de que ele tenha, pelo menos, considerado enviar uma cópia desse e-mail de felicitações a todos os membros de sua equipe envolvidos no projeto.

O que torna um email ineficaz?

Então, o que tornou o email de Suresh ineficaz?

Um dos aspectos mais importantes para se comunicar com sua equipe é o impacto do projeto e os resultados finais de seu trabalho. Enquanto Suresh parabenizou alguns de nós por completar o projeto dentro do cronograma, ele poderia ter feito melhor acrescentando mais algumas linhas sobre o impacto que este projeto teve na competência ou no negócio. Isso teria transmitido a mensagem de que Suresh realmente se importava com sua equipe e levou algum tempo para redigir essa mensagem de congratulações para nós.

Curiosamente, algumas semanas depois, fiquei surpreso ao ver outro e-mail de felicitações de Suresh na minha caixa de entrada. .

Este e-mail foi enviado por Suresh a todos os membros de sua equipe, onde ele novamente parabenizou os membros de sua equipe pela implementação bem-sucedida do projeto.

Suresh escreveu:

"Excelente equipe de trabalho! Parabéns pela implementação da LSAT na área de gerenciamento de compartilhamentos. Com seu comprometimento e proficiência técnica, poderemos fazer muito mais histórias de sucesso nos próximos meses! Esta é mais uma aplicação que nós reprojetamos." e integradas com a aplicação antecipada de acções, terão valores de negócio mais elevados para o departamento de área de gestão.

O aplicativo existente foi reprojetado com a mais recente estrutura .NET, que melhora o desempenho e elimina problemas de manutenção existentes. "

"O e-mail de Suresh não poderia ter sido mais eficaz", pensei depois de ler.

Melhoria Contínua é a Chave

Era uma manhã de sábado. Eu acordei um pouco tarde naquele dia desde a semana anterior tinha sido agitada. Tomei uma xícara de chá e entrei na minha conta de e-mail como de costume. Um dos primeiros e-mails da minha caixa de entrada foi um e-mail de Nathan, meu mentor, e instintivamente ignorei todos os outros e-mails para ler o que ele tinha a dizer. No final de um pequeno email, Nathan escreveu:

" Sabyasachi, você pode optar por manter seus e-mails curtos e concisos. Alguns de seus e-mails são difíceis de ler e responder. Shorter é melhor. "

Havia algo no tom de seu e-mail que me fez sentir que Nathan realmente queria que eu melhorasse minha comunicação através de e-mails. Embora eu tenha tomado medidas para escrever e-mails eficazes, o e-mail de Nathan indicou claramente que eu precisava melhorar minha comunicação por meio de e-mails e diminuir meus e-mails.

Ao gerenciar seus projetos, você também deve analisar cuidadosamente se realmente aprendeu a arte de enviar e-mails efetivos para suas partes interessadas ou se precisa melhorar suas comunicações.

Conclusão

E-mail é uma ótima ferramenta para se comunicar com as partes interessadas em seu projeto. Você pode tornar seus e-mails eficazes ao criar e-mails propositados e focados no público. Você também deve seguir uma abordagem sistemática de Redação, Revisão, Edição e Leitura de Provas antes de enviar esses e-mails para as partes interessadas para ter uma impressão positiva neles. Você também deve se esforçar para melhorar continuamente suas comunicações enquanto gerencia seu projeto.

Estes são apenas um Algumas razões pelas quais a comunicação eficaz sobre e-mails é uma habilidade importante para os gerentes de projeto. Você pode pensar em mais? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!

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Eshna is a writer at Simplilearn. She has done Masters in Journalism and Mass Communication and is a Gold Medalist in the same. A voracious reader, she has penned several articles in leading national newspapers like TOI, HT and The Telegraph. She loves traveling and photography.


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