Importância das Boas Comunicações e Contação de Histórias

Importância das Boas Comunicações e Contação de Histórias
Author

Sandeep Sehgal

Last updated September 12, 2017


  • 861 Views

Gerenciamento de comunicação do projeto

O gerenciamento de comunicações do projeto desempenha um papel fundamental em manter todos os membros da equipe de gerenciamento de projetos na mesma página. Sem comunicação entre todos os membros da equipe e partes interessadas do projeto, pode haver uma interrupção nos processos que poderia ter um impacto negativo no produto final.

  • A maior ameaça para muitos projetos é a falta de comunicação.
  • Nossa cultura não retrata os profissionais de TI como bons comunicadores.
  • Pesquisas mostram que os profissionais de TI devem ser capazes de se comunicar de forma eficaz para ter sucesso em suas posições.

Ou O objetivo central da comunicação é compartilhar mensagens ou informações com as partes interessadas. Isso é particularmente verdadeiro na comunicação com os membros da equipe do projeto. O desafio da comunicação eficaz é manter um ponto consistente e alterar a apresentação e o ritmo para evitar tornar-se chato. Talvez seja necessário contar histórias para garantir que os principais interessados ​​recebam a mensagem. Grandes comunicadores contam histórias para se conectarem com as pessoas e deixam-me dizer que é muito fácil criar uma história. Ao contar uma história, outro elemento-chave é terminar com uma nota alta. Grandes histórias não desaparecem.

Narrativa

Um dos objetivos da reunião inicial é desenvolver uma compreensão das necessidades de negócios finais do cliente. Isso começa ouvindo seu cliente antes de oferecer qualquer solução com frequência, a equipe de TI rapidamente sobrecarrega seu cliente com muitas ferramentas e soluções técnicas antes de obter uma compreensão completa do que o cliente precisa. E muitas vezes os clientes sentem que devem comunicar suas necessidades em linguagem técnica, ou ter uma pilha técnica em mente quando chegar a esta reunião. Como uma pessoa de TI, precisamos começar com o básico e aprender as necessidades de negócios do cliente, definidas em termos leigos. Contar histórias é um método eficaz de comunicar essas necessidades. Comece por pedir ao seu cliente para lhe contar uma história sobre o que os trouxe a esta mesa em primeiro lugar. Pode ser uma história sobre um possível cliente que não conseguiu encontrar o produto no qual estava interessado no site da organização e acabou indo para outra organização.

Pode ser um conto sobre inúmeras horas perdidas gastas pelo administrador tentando encontrar registros em papel, quando eles poderiam estar fazendo seu “trabalho real” de ajudar a empresa a manter seu orçamento sob controle. Esses são os problemas reais definidos como necessidades de negócios e pessoas, não termos técnicos. São histórias colocadas na linguagem com a qual o cliente se sente confortável. Essas histórias permitem que a equipe de TI ouça os problemas reais dos usuários sem passar para soluções técnicas. Você não precisa dizer especificamente "conte-me a história" para fazer com que seus clientes expliquem a situação deles. Há várias perguntas que você pode fazer ao cliente para extrair histórias úteis:

  • Peça-lhes para explicar, os problemas que estão enfrentando atualmente
  • Peça-lhes que descrevam sua visão de como as coisas devem funcionar no futuro
  • Pergunte ao seu cliente se ele ouviu falar ou viu algum exemplo em outras empresas que acha que possa servir como protótipo de como resolver o problema e, por fim,
  • Pergunte ao seu cliente se ele ouviu falar ou viu alguma ferramenta técnica que ele acha que possa fornecer solução para o seu problema, e

Você faz as perguntas e as histórias vão surgir por si mesmas. Contar a história ajuda a definir prioridades e a encerrar as soluções. Em muitos casos, uma organização frustrada pode chegar à mesa pedindo por um "site totalmente novo", e os funcionários de TI podem entrar na onda oferecendo-se para projetar um novo site a partir do zero, um projeto que pode levar centenas de horas .

Através da narrativa, você pode ouvir o negócio real. Ao ouvir os problemas primeiro, você pode determinar que algumas pequenas correções no diretório de um site da Web podem resolver o problema do cliente com mais eficiência do que uma reformulação total do site. Contar histórias é uma ótima experiência para os clientes. Eles geralmente sentem que podem expressar melhor suas próprias necessidades com suas próprias palavras do que se fossem forçados a tropeçar em linguagem técnica em frente a uma sala cheia de funcionários de TI. Eles se sentem realmente parte do processo de resolver o problema ou de atender à solicitação e, portanto, tendem a ficar mais satisfeitos com os resultados.

Além disso, a equipe de TI obtém uma compreensão muito melhor das necessidades do cliente e é capaz de oferecer soluções melhores. Melhor ainda, a equipe de TI pode estar disposta a implementar uma solução tecnológica específica sugerida pelo cliente.

About the Author

Sandeep Sehgal , PMP ,Passed CISSP Exam ,IBM Certified Sr. Project Manager , has 22 years industry experience . Currently he is Head Consulting and Training at Pallas Athena. He is a passionate trainer and consultant in the field of leadership/soft skills, project management and information security. Previously he has worked for Sify ,IBM and CSC.

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