Como os princípios do Seis Sigma podem melhorar sua produtividade

Como os princípios do Seis Sigma podem melhorar sua produtividade
Author

R Bhargav

Last updated December 10, 2015


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Matt é um veterano do Six Sigma com vinte anos de experiência profissional. Seu currículo se orgulha de suas muitas conquistas como Master Black Belt, incluindo uma lista de projetos e empresas que ele resgatou à beira do desastre. Tudo isso aplicando o que ele chama orgulhosamente de seu 'kit de ferramentas Six Sigma pessoal simples e mágico'.

Infelizmente para Matt, o único projeto que ele não conseguiu salvar de transformar-se em um desastre absoluto e absoluto foi sua própria vida pessoal.

Desperdício de gastos e falta de disciplina financeira, ignorância da dinâmica das relações interpessoais, falta de planejamento e monitoramento durante a execução de projetos pessoais, tomada de decisão irracional - tudo isso e mais - significa que Matt está falido hoje, não tem vida social para falar e tem que lidar com uma família que o detesta e é abertamente hostil.

Nunca ocorreu a Matt - ou às centenas de milhares de outros como ele - transferir as habilidades que entregam resultados do domínio profissional para sua vida pessoal.
E você ... Você pode ser o funcionário mais eficiente e produtivo no trabalho, mas quão transferíveis são suas habilidades?

Leia mais para descobrir como tornar sua vida pessoal gratificante, gratificante e produtiva como profissional - com as maravilhas do Seis Sigma!

O que é o Six Sigma?

O Six Sigma é uma filosofia de gerenciamento de qualidade abrangente que encontra ampla aplicabilidade em empresas e setores em vários domínios. Desenvolvido pela Motorola no final dos anos 80, o corpo de conhecimento Seis Sigma teve contribuições vindas de várias fontes ao longo de décadas, sendo finalmente codificado e moldado pela academia Six Sigma de Harry Mikel. Extremamente popular no mundo de hoje, o Seis Sigma é uma abordagem de alto desempenho e resolução de problemas para analisar as causas da variação nos processos e determinar as soluções apropriadas.

O que está no cerne do Seis Sigma?

Em sua essência, o Seis Sigma é construído em torno da noção de que a eliminação da variação indesejada da média padrão resulta em processos mais eficientes, mais enxutos e mais produtivos. Se o número de defeitos e variações em um processo puder ser medido e reduzido ao mínimo, você será capaz de descobrir como eliminar esses problemas e criar um produto quase perfeito.

O que é o Lean Six Sigma?

O Lean Six Sigma é uma ferramenta de gerenciamento que combina o melhor dos princípios do Six Sigma com as práticas do Lean Management. O objetivo de ambas as práticas é reduzir o desperdício e maximizar o retorno do investimento; no entanto, enquanto o Lean usa muito o Lean Management, o Seis Sigma é um corpo de conhecimento predominantemente independente.
Os princípios do Lean e do Six Sigma podem ser aplicados à vida pessoal?



Você aposta que eles podem!
Como os princípios da economia, muitas das ideias e conceitos da gestão da qualidade em geral - e do Seis Sigma em particular - servem como senso comum codificado, e poderiam efetivamente ser aplicados fora da esfera profissional com grande efeito.

Aqui está o que o Six Sigma pode ajudá-lo a alcançar:

  • Maximize o sono sem comprometer o tempo produtivo, normalizando o ciclo de sono
  • Maximize o tempo de reserva estratégica (SRT) para dedicar-se a projetos pessoais
  • Maximize a produtividade no trabalho ou em casa
  • Eliminar o desperdício nas finanças pessoais
  • Eliminar o desperdício na gestão do tempo reduzindo assim o tempo de inatividade
  • Otimize seus relacionamentos para uma vida pessoal sem estresse
  • Desenvolva um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal com o qual você se sente mais confortável
  • Nutrir a liderança pessoal e as competências gerenciais
  • Faça as coisas: no prazo, para agendar e dentro do orçamento

Tudo bem: estou pronto! Como começo a aplicar o Seis Sigma para o avanço pessoal?


A teoria do Seis Sigma defende o uso de um conjunto prático de ferramentas e técnicas para melhoria de processos. Destas, três técnicas em particular destacam-se como sendo excepcionalmente adequadas para aplicação no domínio pessoal.

  • O Processo DMAIC - Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar - para melhorias gerais
  • A técnica de 8 resíduos - para reduzir o desperdício e economizar recursos
  • O Modelo de Formação de Normas de Execução-Norming-para aliviar o stress e fortalecer as relações pessoais
Vamos considerar cada uma dessas técnicas e metodologias, por sua vez, e examinar como elas poderiam ser aplicadas para alcançar uma vida mais feliz, mais completa e mais produtiva.

DMAIC


DMAIC - Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar - é um acrônimo que se refere às cinco fases da metodologia estruturada de solução de problemas que faz parte de qualquer implementação Six Sigma básica e básica.

A técnica DMAIC oferece um método estruturado para planejar um projeto com antecedência, e uma série lógica de etapas que, com aplicação repetida, ajudará a capturar e corrigir aberrações rapidamente.

Usando o DMAIC para maximizar seu tempo de reserva estratégica

Em termos simples, o Tempo de Reserva Estratégica é o tempo restante quando todos os nossos compromissos profissionais foram cumpridos. SRT pode ser usado por indivíduos para trabalhar em seus projetos pessoais de interesse, ou pode ser dedicado a atividades de desenvolvimento de personalidade.

Como o avanço pessoal nunca pode ocorrer em rajadas curtas e isoladas, é preciso haver um investimento contínuo e incremental de tempo e recursos para melhorar a qualidade de nossas vidas.

Vamos aplicar a metodologia DMAIC para investigar se podemos maximizar nosso pool de tempo de reserva estratégica, podendo assim dedicar mais tempo ao desenvolvimento pessoal!

Definir

Defina o problema: Um Tempo de Reserva Estratégica (SRT) baixo que deixa muito pouco espaço para melhoria pessoal
Defina o objetivo final: o que você espera alcançar até o final deste exercício? Um SRT mais alto, é claro - mais tempo para mim!

Defina a atividade de melhoria para chegar à solução:
  • Reduza a quantidade de tempo que você precisa para cumprir todos os compromissos profissionais; OU
  • Maximize o tempo líquido que você tem em suas mãos, em qualquer semana
Concentrando-nos na atividade de melhoria 1, precisaríamos agora identificar e eliminar
  1. Vazamentos no tempo produtivo. Por exemplo, conversas de refrigeradores de água no trabalho; um animal de estimação carente em casa.
  2. Fontes de ineficiência. Não tenha medo de seguir um pouco a cadeia causal! Por exemplo, os brunches de quarta-feira do refeitório do escritório podem estar causando as improdutivas tardes de quarta-feira no trabalho!

A medida

Meça os níveis atuais de desempenho para determinar o quanto você precisa recuperar!
  • É o seu SRT menos de 4 horas por semana, enquanto o seu vizinho parece ser capaz de gastar mais de 10 horas por semana para se dedicar à sua escultura? projeto?
  • Você está tendo que gastar mais tempo para fazer menos no trabalho do que alguns de seus colegas?
A autoavaliação e a medição precisas ajudam a descobrir onde você está em relação à pessoa comum, quantificam vários parâmetros de desempenho e conectam vazamentos no tempo produtivo.

Analisar

Analise o processo atual para determinar etapas defeituosas no processo e identifique as causas da variação.
  • Você está talvez sendo atraído para conversas de resfriadores de água, porque você tem que atravessar o andar inteiro para chegar a ele, perdendo assim mais tempo do que é ideal?
  • O fato de seu cozinheiro tirar uma folga às quartas-feiras explica por que você é forçado a visitar a cafeteria?

Melhorar

Melhore o desempenho do processo, eliminando essas causas de variação. Por exemplo, você poderia
  • Considere levar um frasco de água para o trabalho, eliminando a necessidade de visitas freqüentes ao bebedouro.
  • Leve uma refeição preparada para os almoços de quarta-feira.

Ao controle

Depois de ter melhorado o processo, mantenha-se atento a qualquer variação que ameace regressar.
  • Mantenha um conjunto de garrafas de água sobressalentes no caso de você perder o seu primeiro!
  • Colegas insultando você para se juntar a eles para o almoço no andar de baixo, toda quarta-feira?

A Metodologia dos 8 Desperdícios


Lean Six Sigma identifica oito tipos diferentes de resíduos que entopem e atrasam processos: imagem>
Identificar e eliminar essas fontes de desperdício simplificaria os processos em sua vida pessoal, resultando em benefícios que vão desde maiores economias a uma maior tranquilidade!

Resíduos causados ​​por defeitos

O que é isso?
Esse tipo de resíduo resulta de processos defeituosos, informações incorretas ou insuficientes e comunicação defeituosa, acabamento de baixa qualidade, etc.

Fontes e exemplos de resíduos causados ​​por defeitos:
  • Não sendo informado dos itens a serem comprados antes de sair para a loja
  • Conduzir um veículo com suspensão defeituosa que precisa de reparos para funcionar, diariamente
Como reduzo o desperdício causado por processos e produtos defeituosos?
  • Lidar com informações completas: adquira informações abrangentes sobre todos os aspectos de um projeto antes de embarcar nele.
  • Canais abertos de comunicação.
  • Realização de verificações de qualidade após cada etapa de um projeto complexo.
  • Regularmente atualizando as ferramentas e equipamentos utilizados.

Resíduos devido a superprodução

O que é isso?
O excesso de produção resulta em produzir mais ou produzir em um ritmo mais rápido do que o necessário, fazendo com que o estoque se acumule no estoque. Como o lixo defeituoso, a superprodução também é causada por comunicação deficiente e estimativas de requisitos imprecisas.
A superprodução pode ser evitada equilibrando a oferta com a demanda, em todos os casos.

Fontes e exemplos de resíduos causados ​​por superprodução:
  • Compra de itens perecíveis em massa durante todo o mês, resultando em gastos desnecessários e apodrecimento
  • Cozinhando comida suficiente para alimentar um exército ... quando você tem uma família de quatro pessoas.

Como reduzo o desperdício causado pela superprodução?
  • Produzir, comprar, fabricar ou criar especificações e estimativas precisas de requisitos.
  • Em um nível individual, restringindo comportamentos compulsivos.
  • Como com os resíduos causados ​​por defeitos, mantendo canais de comunicação claros e abertos.

Resíduos causados ​​por espera

O que é isso?
Talvez a atividade de desperdício mais difundida e onipresente dos oito, a espera - por transporte, por entregas, em filas - cause estresse, atrasos e, às vezes, resulte em perdas financeiras para indivíduos e organizações em todo o mundo.

Fontes e exemplos de desperdício devido a espera:
  • Atrasar cada estágio em um projeto interdisciplinar enquanto você aguarda a saída da fase anterior.
  • Desperdiçando muito tempo esperando para pegar o ônibus para o trabalho.
  • Esperando na sua melhor metade para retornar sua ligação.
Como reduzo o desperdício causado pela espera?
  • Considere transporte privado em vez de público.
  • Se estiver aguardando a saída de outra pessoa, comece a trabalhar em outra tarefa.

Resíduos causados ​​pela má utilização de talentos

O que é isso?
Esse desperdício é causado pela subutilização ou não utilização de talento em uma equipe. Um custo adicional oculto desse desperdício é o custo de oportunidade associado à retenção do talento que pode ser gasto em alguma outra atividade de uso, como na atualização da infraestrutura.

Fontes e exemplos de desperdício devido à não utilização de talentos:
  • Colocar um profissional de investimento com 5 anos de experiência no comando da compra de material de escritório!
  • Contratar um carpinteiro qualificado para trabalhar como pintor de casas.
  • Um escritor profissional que delegava a tarefa de escrever convites para a família a seu primo de vendedor de carros usados.
Como faço para reduzir o desperdício causado pela não utilização de talento?
  • Ao embarcar em um projeto, mapeie o talento e as principais competências de todos os membros antes de atribuir tarefas.
  • Assegure-se de que todos na equipe ou grupo tenham algo para fazer e trabalhar.

Resíduos de transporte

O que é isso?
O desperdício de transporte resulta do movimento desnecessário e do deslocamento de pessoas e materiais de um local para outro.

Fontes e exemplos de resíduos de transporte
  • Longa distância comutar intra e inter-cidades e tempos de viagem.
  • Encontrar espaço para estacionamento. Estima-se que o motorista médio gasta até 106 dias de sua vida procurando um bom lugar para estacionar - e voando de loja em loja, porque você continua mudando de idéia porque não planejou de antemão só aumenta o tempo desperdiçado.
  • Falta de clareza na documentação necessária. Carregar um resumo com várias dúzias de cópias impressas do seu trabalho artístico magnum pode não ser realmente necessário ao participar de uma entrevista para uma posição de banco de investimento.
  • Movendo pacientes em seu hospital de enfermaria para enfermaria.
Como reduzo o transporte desnecessário?
  • Considere suas opções!
Se dirigir o seu veículo de quatro rodas para o trabalho perceber que você está preso em congestionamentos, considere um meio alternativo de deslocamento. Os veículos de duas rodas têm velocidades médias mais altas no trânsito urbano do que os carros e, dependendo da distância até o local de trabalho, podem reduzir o tempo de deslocamento em até 30 minutos por dia!
  • Desperdice a valor!
Encontre maneiras de obter valor enquanto você se desloca. Ouça um audiolivro, atualize suas leituras, leia as notícias, descubra profissionais em sua rede on-line ou compartilhe caronas com um grupo de amigos que você não tem tempo para fazer em um tempo.
  • Elimine o desperdício transporte!
Se tudo o mais falhar, você poderá se aproximar do seu local de trabalho ou começar a trabalhar em casa com mais frequência. Embora a solução ideal, a eliminação do transporte desnecessário não seja inteiramente prática, e deve ser considerada apenas como último recurso, e somente se a situação o justificar.

E da próxima vez que for convidado para uma reunião, reconsidere o desejo de carregar seu laptop: talvez você esteja perdendo muito tempo desconectando periféricos, fechando programas e abas abertas ou preparando anotações - para uma reunião que deve durar todos os cinco minutos?

Resíduos de Inventário

O que é isso?
Qualquer excesso de material que não é utilizado, subutilizado, não serve para nada e não está sendo processado, inviabiliza o estoque.

Exemplos de resíduos de inventário
  • Encomendar vinte folhas de madeira para um projeto de melhoria da casa que não exigiria mais do que cinco - porque você 'conseguiu um desconto'
  • Enchendo velhos acessórios de computador e laptops que caíram em desuso
  • Inscrever-se para uma aula de fitness que você não tem tempo para participar seria um desperdício de inventário de serviço.
Como faço para lidar com o desperdício de estoque?
  • Limpeza de primavera! Comece purgando seu guarda-roupa, sua garagem e sua despensa de toda e qualquer roupa, itens e equipamentos indesejados e não utilizados.
  • Gastar dinheiro apenas em compras cuja finalidade e utilidade podem ser justificadas.
  • Estime as necessidades e os requisitos com mais precisão para evitar gastos excessivos.

Movimento

O que é um movimento perdulário?
O desperdício de movimento refere-se ao movimento de pessoas e equipamentos que é desnecessário e estranho ao processamento do fluxo de trabalho. O movimento desperdiçado causa atrasos e consome energia, resultando em desperdício de tempo e Recursos.

Exemplos de movimento como desperdício
  • Um espaço de escritório desordenadamente disposto onde os funcionários têm que navegar obstáculos para chegar ao ponto B do ponto A.
  • Tomando dois lances de escadas para entregar mensagens ao seu vizinho no andar de baixo.
  • Desperdício causado pelo meio ambiente: ter que perder tempo procurando itens na sua mesa de trabalho desorganizada.
Como faço para refrear o movimento perdulário?
  • Evite a necessidade de movimentos perdulários! Obtenha o número do seu vizinho e faça com que a administração reorganize o layout do andar.
  • Organizar! Categorizar itens e rotulá-los ajudará você a encontrar rapidamente o que precisa.
  • Planejar antecipadamente! Crie uma lista de tarefas que você deseja realizar antes de sair de sua mesa, reduzindo o tempo de deslocamento.

Processamento de desperdício

O que é processamento de resíduos?
Processamento desperdiçado ou processamento excessivo ocorre quando quantidades excessivas de tempo, esforço e recursos estão gastando para alcançar um retorno menor. O processamento excessivo quase sempre resulta em trabalho que precisa de atenção adicional para reverter e aparar o excesso.

Exemplos de processamento dispendioso
  • Esforçando-se pelo perfeccionismo obsessivo quando a situação não exige, como limpar todos os cantos não utilizados e cantos intocados em casa - diariamente!
  • Superavaliação de situações interpessoais, interação e linguagem corporal.
  • Gastar cinco minutos para criar um email de duas linhas comunicando um ponto de menor interesse.
  • Meticulosamente lavar e limpar um veículo off-road horas antes de um evento off-road.
Como evito o processamento excessivo?
  • Estimativa paramétrica é sua amiga! Antes de iniciar qualquer tarefa, pergunte-se quanto esforço é necessário para realizar o trabalho; se incerto, basear uma estimativa em um similar tarefa que você pode ter realizado no passado.

Otimizando relacionamentos: Formando, Storming, Norming, Performing

O modelo Tuckman's Forming-Storming-Norming-Performing é uma ferramenta que é frequentemente usada por profissionais do Seis Sigma para explicar e prever o comportamento das equipes no trabalho.
Mas muitas vezes negligenciada é a aplicabilidade do modelo FSNP à vida pessoal. As famílias são, afinal de contas, equipes de pessoas unidas por relacionamentos que trabalham juntos em direção a um conjunto compartilhado de objetivos, como maximizar a renda familiar, assegurar o racionamento de alimentos e outros recursos, etc.

Como aplico o modelo Forming-Storming-Norming-Performing à minha vida pessoal?


Formando

Nesta fase, os indivíduos que compõem o seu 'time' ainda estão se acostumando com a idéia de trabalhar com o resto, e estão mais focados em si mesmos. O grupo ainda não é coeso e não responderá como você pode esperar. A falta de informação e conhecimento de motivos caracteriza o grupo.

Como faço para lidar com uma equipe que está se formando?
Ao lidar com uma equipe em estágio de formação em sua evolução, é importante
  1. Dê aos membros o tempo e o espaço de que precisam para se instalar.
  2. Apresente todos os membros uns aos outros e inicie conversas um-para-um.
  3. Não mergulhe em detalhes imediatamente!
Exemplos de formação de cenários na vida pessoal:
  • Conhecer seus companheiros de dormitório no primeiro dia na universidade. Enquanto o grupo de dormitórios ainda está se formando, conversa fiada é preferível a conversas acadêmicas - a menos que você esteja querendo antagonizar todo mundo e seu cachorro, desenhando sua engenharia principal. companheiro de lote em uma discussão sobre ideologias políticas no primeiro dia provavelmente não é uma boa idéia!
  • Um casal recém-casado compartilhando uma mesa de jantar com a família estendida em ambos os lados.
  • Assistir à primeira conferência de pais e professores do seu filho.

Storming

No momento em que uma equipe entra na fase de ataque, os membros estarão mais familiarizados uns com os outros e começarão a dar os primeiros passos para trabalhar juntos. À medida que as peculiaridades e fraquezas individuais se destacam, os membros serão abertamente cínicos um com o outro e, na maioria das vezes, a equipe precisará operar em uma atmosfera altamente carregada. Se as energias não forem canalizadas adequadamente, os ânimos podem se exacerbar e os egos prejudicarem, e o colapso total da comunicação é uma possibilidade distinta.

Lidando com cenários de storming
Nesta fase, é importante
  1. Realce e enfatize os pontos fortes de cada membro da equipe.
  2. Saliente a importância da tolerância.
  3. Incentivar a resolução amigável de disputas.
Exemplos:
  • Primeiras sessões com o conselheiro familiar ou advogado.
  • Lidando com adolescentes em casa. Crianças adolescentes e seus pais formam equipes de assalto, uma vez que os membros individuais estão começando a se afirmar e forjar suas próprias identidades.

Norming

A característica principal do estágio normativo é a aceitação. Os membros começam a tolerar, aceitar e até encorajar as idéias e o comportamento dos colegas. Cada pessoa da equipe está alinhada ao objetivo comum e começa a contribuir para o avanço da equipe como um todo.
Quando o seu grupo está no estágio normal, é importante
  1. Incentive o pensamento fora da caixa, já que as pessoas que tentam formar amizades podem conter pensamentos e opiniões para não arriscar ofender os outros.
  2. Configure um sistema de feedback.
  3. Demarcar responsabilidades individuais claramente.
Exemplos:
  • Uma família conjunta que viveu junto há pouco mais de um ano.
  • O grupo de teatro local com o qual você se apresenta.
  • Uma banda de música nos seus primeiros seis meses de operação, onde o vocalista, baixista, onde o vocalista, baixista, percussionista e guitarrista - todos entendem o lugar um do outro na banda e respeitam os limites.

Realizando

Nesse estágio, a equipe começa a desempenhar suas principais atividades com eficiência e sem supervisão. Os membros são conhecedores e motivados, e o processo criativo é estruturado e formalizado.
Para lidar de forma eficaz com um grupo de pessoas em sua vida pessoal que atingiram o estágio de desempenho, é melhor dar um passo para trás do controle e monitoramento do dia-a-dia.

Exemplos:
  • Ordens de rotina da mercearia do bairro, que podem incluir autonomamente itens de sua preferência sem consulta prévia.
  • Visitas ao médico de família, que agora sabe "o que é melhor para você".
  • Famílias com pessoas que completaram 18 anos.
Para encerrar, é importante lembrar que o Lean Six Sigma é tanto uma mentalidade quanto metodologias. Faça desses princípios um ponto de partida para a sua vida alcançar o sucesso em todos os empreendimentos e transformar sua vida!



About the Author

A seasoned engineering process & analysis enthusiast, Bhargav writes on Quality Management, Data Science, App Development, Programming, and other allied disciplines. An MS in MechEng, Bhargav has over six years of professional experience in various domains, ranging from game development to CFD D&A, and was previously associated with Paradox Interactive, The Creative Assembly, and Mott MacDonald LLC.

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