Como criar um plano de projeto no MS Project?

Como criar um plano de projeto no MS Project?
Author

Eshna

Last updated February 23, 2017


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Ao lidar com software de gerenciamento, a compreensão de um plano simples o levará mais longe do que aprender tudo sobre as funcionalidades complexas. Se você está interessado em gerenciamento de projetos, então você tem que reconhecer a eficiência e a versatilidade do MS Project - e se você não está familiarizado com o Microsoft Project, então é hora de aprender algo sobre este software de gerenciamento.

Uma das primeiras coisas que você precisa aprender é criar um plano de projeto usando o MS Project; mas como é o caso de qualquer software, pode demorar um pouco até que você aprenda a navegar por todos os cantos e recantos. A verdade é que você realmente não precisa de todos os sinos e assobios; (relatórios complexos, scripts, otimização de recursos) para criar um plano de projeto. Esses tipos de software têm uma usabilidade semelhante - você não precisa entender todas as funções do MS para poder criar um documento sensato. Então, logicamente falando, você deve ser capaz de criar um plano de projeto decente, sabendo apenas cerca de metade da funcionalidade do MS Project.

Como criar um plano de projeto no MS Project?

Vamos percorrer os fundamentos do que você precisa para criar um plano de projeto no Microsoft Project:

1) O que você precisa?

Obviamente, você precisará de uma cópia do MS Project , que pode ser adquirida on-line como edição Professional ou Standard. Se você quiser toda a funcionalidade do programa e alguns recursos adicionais, então a edição profissional seria preferível. Funções como projeto automatizado ou análise de cenários podem ser tratadas usando a edição padrão.
justificar; "> 2) Contas
Para o propósito deste exercício, vamos supor que vamos criar um programa básico que se encaixe em um banco de dados de Customer Relationship Management e retransmite dados que mostram o número de contas de clientes criadas todos os dias. O software exibe as informações resultantes no portal de intranet da empresa. É um dos projetos mais comuns neste assunto.

Quando dividido, o projeto é assim:
  • Leitor de conta do cliente
  • Preparação
  • Começo
  • Especificações
  • Desenvolvimento
  • Testando
  • Desdobramento, desenvolvimento
Como você pode dizer, existem seis etapas neste projeto. Algumas tarefas subjacentes estão presentes, mas optei por não incluí-las.

3) Acione o aplicativo

A primeira coisa que você faz é iniciar o Microsoft Project.

4) Digite as fases do projeto de alto nível

Seu próximo passo é entrar nas fases do projeto de alto nível; e isso inclui especificações funcionais, preparação do projeto, início do projeto, etc.

5) Encher as tarefas conforme a fase

Quando terminar de digitar as fases do projeto de alto nível, você poderá prosseguir para preencher as tarefas detalhadas em cada fase respectiva.
Então, como você chega a esse ponto? Você começa pensando em sua Estrutura Analítica do Trabalho. Tente o pensamento redutivo e encontre uma maneira de dividir uma tarefa em sub-tarefas, e Se você puder fazer isso, continue indo mais longe, mas tente não exagerar.

Aqui está uma dica interessante para qualquer um poderia seguir ao fazer um plano de projeto. Em todas as fases do projeto, reserve sempre tempo para criar o produto de trabalho, avaliá-lo com as partes interessadas e assiná-lo. É o que os especialistas fazem.

6) Atribuir Durações Relevantes

A próxima ordem de ações inclui durações para cada tarefa. Imagine quanto tempo levaria a pessoa média para concluir a tarefa e digitar isso na coluna de duração. Em alguns casos, a coluna de duração desaparece, mas se isso acontecer, clique com o botão direito do mouse nos cabeçalhos das colunas e selecione a coluna Duração.

7) Atribuindo Recursos

Nesta parte você deve digitar o nome do recurso responsável por cada tarefa na coluna Recursos. Você pode optar por usar qualquer nome regular nesta fase ou, se preferir, usar John e / ou Jane Doe. Instâncias em que as equipes são incluídas em uma tarefa, usam termos como "Equipe A" na coluna de recursos.

Poderíamos falar de volumes sobre duração de tarefas e alocação de recursos, mas isso pode ser detalhado mais tarde. Por enquanto, vamos apenas supor que temos um único indivíduo fazendo o projeto.

8) Insira as dependências da tarefa

Uma vantagem para usar esse aplicativo é o fato de que o MS Project facilita a criação de dependências de tarefas. Vamos definir o termo dependência de tarefas - é simplesmente uma conexão entre duas tarefas; como no caso da Tarefa A e da Tarefa B. Se, por exemplo, as datas de início e término da Tarefa A fossem alteradas, as datas de início e término da Tarefa B também seriam alteradas.

Na verdade, é um recurso bastante importante em todo o programa, no sentido de que, se você alterar uma única data de início, todo o projeto será atualizado automaticamente. Você pode criar essas dependências em qualquer ponto do projeto.

Aprenda o máximo que puder sobre as sintaxes e fórmulas inteligentes que lidam com dependências de tarefas. Esses cálculos ensinarão muito mais sobre a extensão de dependências de tarefas.

9) Revisar datas do projeto

Depois de concluir o preenchimento das dependências da tarefa no plano do projeto, você poderá prosseguir para revisar as datas do marco do projeto. Ao iniciar, uma das primeiras áreas a verificar é a data inicial e final do projeto. Verifique se eles atendem à sua própria linha do tempo. Além disso, examine cada fase do projeto para garantir que os mini-marcos também sejam verificados.

10) Revise o gráfico de Gantt

A última coisa a fazer aqui é revisar o gráfico de Gantt , o que você pode fazer indo para Visualizar, no menu do título. Você pode obter esse recurso usando o atalho "Ctrl" no teclado ao operar em um computador com Windows. Dependendo do quanto você está interessado em observar o plano do projeto, você pode optar por imprimi-lo em um gráfico e colocá-lo em sua mesa.

Certifique-se de definir a data de início corretamente. Isso pode ser feito indo até o menu em Informações do Projeto; apenas digite a data de início lá. Se você quiser manter as informações precisas, isso irá se comunicar com o programa e direcioná-lo para exibir a hora correta no gráfico de Gantt ao imprimir um plano de projeto.

Em conclusão

A informação acima deve ser suficiente para você entrar no seu caminho. Apenas certifique-se de começar com planos de projeto simples e tenha tempo para aprender as outras funcionalidades complicadas mais tarde.

About the Author

Eshna is a writer at Simplilearn. She has done Masters in Journalism and Mass Communication and is a Gold Medalist in the same. A voracious reader, she has penned several articles in leading national newspapers like TOI, HT and The Telegraph. She loves traveling and photography.


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