Implementando a metodologia 5S: os primeiros passos em direção à eficiência no local de trabalho

Implementando a Metodologia 5S
Author

Luciana Paulise

Last updated November 6, 2017


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O 5S é uma das primeiras ferramentas que podem ser aplicadas em uma empresa que está iniciando o caminho da cultura de melhoria contínua. A implementação do 5S ajuda a definir as primeiras regras para eliminar o desperdício e manter um ambiente de trabalho eficiente, seguro e limpo. Foi popularizado pela primeira vez por Taiichi Ohno, que projetou o Sistema Toyota de Produção e Shigeo Shingo, que também apresentou o conceito de poka-yoke .

Ferramentas e técnicas de qualidade

A metodologia 5S é fácil para todos começarem a usar. Não requer nenhuma análise técnica e pode ser implementada globalmente em todos os tipos de empresas, desde fábricas a escritórios, pequenas empresas a grandes organizações multinacionais - e nos setores público e privado. Sua simplicidade, aplicabilidade prática e natureza visual fazem dele uma ajuda envolvente para operadores, diretores e clientes.

Por que usar a metodologia 5S?

O 5S é a ferramenta perfeita para identificar os primeiros projetos de melhoria em sua empresa para eliminar desperdícios . Embora algumas vezes seja visto como uma técnica de limpeza, na verdade é um sistema de gerenciamento inovador que ajuda as pessoas a pensarem como enxutas, abrindo caminho para a adoção dos princípios Lean na organização . Entender a metodologia 5S é uma das bases dos princípios Seis Sigma e pode ser extremamente benéfico para organizações de todos os tipos.

E aqui está a melhor parte: implementar o 5S é uma brisa! Com este guia passo a passo lógico, Você aprenderá qual é a grande importância do 5S, como elaborar um plano de ação para a implementação do 5S, e qual a melhor maneira de usar essa poderosa ferramenta para melhorar a produtividade, a eliminação de processos desnecessários e o desenvolvimento geral!

Dica profissional: para saber mais sobre como aproveitar os princípios do Seis Sigma para produtividade no local de trabalho e pessoal, aqui está um artigo perspicaz que investiga maneiras de melhorar o desempenho usando os princípios do Seis Sigma .

Antes da implementação do 5S

Após a implementação do 5S

Etapa 1: Como está o seu negócio?

Nossos cartuns acima ajudam a ilustrar como o 5S pode beneficiar sua organização. Antes de começar, vamos fazer um teste. Se você responder sim a alguma das seguintes perguntas, você pode achar o 5S realmente útil e eficaz:

  • As pessoas em seu local de trabalho lutam para localizar documentos ou arquivos, seja no formato físico ou digital?
  • Há cabos elétricos soltos e flácidos no local de trabalho?
  • Há arquivos, gavetas e gabinetes sem rótulo ou contêm conteúdo não marcado que é difícil de identificar?
  • O espaço valioso é ocupado por itens inúteis?
  • Há papéis em seu local de trabalho que não são usados ​​e estão acumulando poeira?
  • Todos sabem como manter o local de trabalho organizado e estão plenamente conscientes dos seus papéis e responsabilidades?

Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas, o 5S pode ser exatamente o que você precisa!

Etapa 2: A Metodologia 5S: Discriminada

O que o 5S representa?

O nome 5S refere-se a um conjunto de cinco termos emprestados do japonês, todos começando com a letra S quando transliterados. Os termos equivalentes em inglês também começam com um S. Em essência, esses cinco termos representam os cinco passos em direção à excelência operacional e de processo:

Passos para a excelência operacional e de processo

Classificar: Separe as ferramentas, materiais e instruções necessárias daqueles que não são necessários. Remova tudo o que não é necessário da área de trabalho.

Armazenar: classifique e organize todas as ferramentas, equipamentos, arquivos, dados, materiais e recursos para localização e uso rápidos e fáceis. Rotular todos os locais de armazenamento, ferramentas e equipamentos.

Brilho: Defina novos padrões de limpeza. Limpe e remova todo o lixo, graxa e sujeira. Tudo deve estar limpo, arrumado e bem colocado em seu lugar apropriado. A limpeza proporciona um local de trabalho seguro - e torna possíveis problemas em potencial, por exemplo, vazamentos de equipamentos, peças soltas, falta de guardas, papelada solta ou materiais.

Padronizar: envolva a força de trabalho a executar sistematicamente as etapas 1, 2 e 3 acima diariamente, para manter o local de trabalho em perfeitas condições como um processo padrão. Estabeleça horários e defina expectativas de adesão.

Sustentar: Faça da 5S parte de sua cultura e incorpore-a à filosofia corporativa. Construa organizacional compromisso para que o 5S se torne um dos seus valores organizacionais para que todos desenvolvam o 5S como um hábito. Integre a metodologia 5S ao sistema de gerenciamento de desempenho.

Etapa 3: o plano de ação

Você pode começar a implementar o 5S fornecendo treinamento para sua equipe para entender o sistema. Isso pode ser acompanhado de sessões de um dia com cada funcionário ou equipe para garantir que eles estejam na mesma página no que diz respeito à implementação.

Na primeira sessão de um dia, os funcionários devem estar preparados para atender aos três primeiros requisitos 5S:

  1. Tire uma foto do status atual do seu local de trabalho.
  2. Separe para separar tudo o que é necessário e necessário do que não é necessário.
  3. Organize as coisas que você precisa para que haja um lugar para tudo e tudo tenha um lugar. Você deve ser capaz de encontrar qualquer coisa em apenas alguns segundos.
  4. Limpe o local de trabalho e elimine as coisas que dificultam a manutenção da limpeza, como as caixas no chão que impedem a limpeza de toda a superfície - rotule-as para armazená-las em gavetas rotuladas.
  5. Prepare um plano de ação para os itens com os quais você não consegue lidar naquele dia, mas poderá fazê-lo no futuro próximo. Isso pode incluir a venda de itens que você não usa mais, doá-los, reciclá-los ou jogá-los fora.
  6. Tire uma segunda foto após o dia inteiro de trabalho, para revisão.

Dica Pro: Aprenda como aplicar esses princípios e obter uma certificação para mostrar com um curso profissional de certificação Lean Six Sigma !

Etapa 4: padronizar

Durante a segunda sessão de um dia, duas semanas depois, os funcionários devem tirar uma terceira foto e compará-la à primeira dois tiros. Muitas organizações estabelecem auditorias de pares para verificar como os princípios do 5S estão sendo cumpridos, bem como para garantir que o plano esteja avançando. Trabalhe em conjunto para definir maneiras de padronizar as melhorias ao longo do tempo: organize cronogramas de limpeza, defina funções e responsabilidades e prepare procedimentos ou diagramas escritos para ajudar todos a lembrar o que fazer.

Etapa 5: sustentar

Durante a terceira sessão de um dia, dois meses depois, verifique como está seu local de trabalho e programe outra revisão por pares. Dessa forma, você pode garantir que o 5S seja mantido garantindo que os agendamentos definidos estejam sendo atendidos e que todos estejam seguindo os procedimentos.

Conclusão

Você está pronto para começar? Boa sorte! Se você quiser aprender mais sobre metodologias enxutas e Six Sigma, confira este vídeo de 5 minutos. É uma introdução ao Treinamento de Green Belt Certified Lean Six Sigma e lhe dará um gostinho do treinamento on-line do Simplilearn.

Os cursos de treinamento profissional da Simplilearn são facilitados por especialistas certificados com muitos anos de experiência em seus respectivos campos. E nossos cursos foram criados para ajudar você a passar no exame na primeira tentativa.

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Luciana is a business consultant and founder of Biztorming Training & Consulting. She holds an MBA from CEMA University, a top-ranked institution at Buenos Aires, Argentina. She is also a Quality Engineer certified by the American Society of Quality (ASQ). She has participated as an examiner for the National Quality Award in Argentina. She is also a columnist for Infobae (Argentina), Destino Negocio (Spain) and the Influential Voices program for the ASQ (US).


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