A importância de ter critérios de aceitação claramente definidos em seus projetos

A importância de definir claramente os critérios de aceitação para projetos
Author

Sabyasachi

Last updated January 28, 2018


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Minha equipe e eu já trabalhei em um projeto baseado no SharePoint para a equipe de impostos de um de nossos clientes. Os últimos meses do projeto foram uma montanha-russa para toda a equipe. Houve várias ocasiões em que o projeto foi atrasado devido a riscos e desafios imprevistos. Alguns dos problemas incluíram conflitos com o comitê de gerenciamento de alterações, conflitos com a equipe de suporte do servidor e problemas operacionais com a equipe de suporte de rede e hardware.

No entanto, apesar desses desafios, conseguimos entregar o projeto com sucesso dentro do cronograma e orçamento planejados. Implementamos algumas das melhores práticas em gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software, incluindo um documento de requisitos bem definido e um conjunto claramente definido de critérios de aceitação que o cliente aprovou.

Durante a aprovação final da solução, quando marcamos um produto após o outro em nossa lista de verificação, ficamos felizes por termos colocado um grande esforço na definição dos critérios de aceitação do projeto antes de iniciarmos o projeto. Neste artigo, veremos quais são os critérios de aceitação e a importância de preparar um conjunto claramente definido de critérios de aceitação para o gerenciamento de projetos .

No entanto, apesar desses desafios, conseguimos entregar o projeto com sucesso dentro do cronograma e orçamento planejados, implementando algumas das melhores práticas em gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software. Além de outras boas práticas, elas incluíram a preparação de um documento de requisitos bem definido e um conjunto claramente definido de critérios de aceitação que foi aprovado pela Mandy. Durante a aprovação final da solução, quando Mandy eliminou uma entrega após a outra em sua lista de verificação, ficamos felizes por termos nos esforçado muito para preparar um conjunto definido de critérios de aceitação antes de iniciar nosso projeto.

Quais são os critérios de aceitação?

Os critérios de aceitação são critérios que incluem requisitos de desempenho e condições essenciais, que devem ser atendidos antes que as entregas do projeto sejam aceitas (Guia PMBOK®). Eles estabelecem as circunstâncias específicas sob as quais o usuário aceitará a saída final do projeto. São critérios que podemos medir, alcançar e provar aos nossos clientes que nosso trabalho está completo. Exemplos de algumas das condições ou critérios de aceitação incluem:

  1. O teste de backup e restauração foi concluído com sucesso.
  2. O teste de aceitação do usuário (UAT) foi concluído e o usuário sênior / executivo de projeto assinou o teste de aceitação do usuário.
  3. Todos os requisitos foram formalmente aprovados.
  4. O Plano de Continuidade de Negócios (BCP) está em vigor para ser usado em situações em que o sistema de TI não está disponível, por qualquer motivo.

Como você documenta os critérios de aceitação?

De acordo com o PMBOK® Guide , 4ª edição, os critérios de aceitação estão documentados no documento de requisitos e na declaração do escopo do projeto . Frequentemente, os critérios de aceitação também são considerados uma parte importante dos acordos contratuais em projetos externos.

Que valor tem um conjunto claramente definido de critérios de aceitação para seus projetos?

1. Defina o nível de expectativa do cliente

O sucesso ou o fracasso de seus projetos depende da equipe para atender aos critérios de aceitação documentados ou percebidos pelos clientes. Por ter um conjunto claramente definido de critérios de aceitação, você será capaz de definir o nível de expectativa do cliente e estabelecer as bases para a percepção do produto concluído. Critérios de aceitação imprecisos ou ausentes podem levar a baixos níveis de satisfação do cliente, datas de entrega perdidas e excesso de custo de desenvolvimento.

Por exemplo, no projeto que mencionamos anteriormente, um dos critérios de aceitação em que trabalhamos foi a realização de testes de desempenho para avaliar o aplicativo do SharePoint nos critérios de desempenho acordados. Isso verificaria se o tempo de resposta esperado foi atendido ou não. Os tempos de resposta do aplicativo do SharePoint foram drasticamente reduzidos nos últimos anos, apesar de um aumento marginal no número de usuários em todo o mundo.

Os usuários corporativos também reclamaram de diferentes tempos de resposta em diferentes partes do mundo, onde o cliente configurou suas operações comerciais. Portanto, foi muito importante para incluirmos isso como um dos critérios de aceitação - e definir o nível de expectativa do cliente em relação aos tempos de resposta do aplicativo e fornecer a eles um intervalo de valores em segundos, como 1 a 2 segundos para atualizar a página e assim por diante.

2. Faça a diferença entre ser pago ou não em projetos em que o cliente está pagando pelos produtos

Os critérios de aceitação são normalmente usados ​​para projetos em que o cliente está pagando por entregas ou a conclusão das fases do projeto. Você deve garantir que os critérios de aceitação desenvolvidos sejam relevantes para as entregas, binários (aceitáveis ​​ou não aceitáveis), mensuráveis ​​ou tangíveis (sempre que possível) e vinculados a pagamentos (sempre que apropriado).

Sabe-se que os clientes se recusam a assinar as entregas por duas razões legítimas: ou os resultados do projeto não atenderam às suas necessidades, ou eles próprios não estavam certos sobre suas necessidades. Ao trabalhar em direção a um conjunto claramente definido de critérios de aceitação antes de começar a trabalhar em suas entregas, você estará se protegendo, sua equipe de projeto e sua empresa.

Como o patrocinador do projeto é a pessoa responsável pela aprovação do produto final, eles também são responsáveis ​​por aprovar os critérios de aceitação. Todas as coisas sendo iguais, se os critérios de aceitação forem atendidos, não deve haver razão para que o patrocinador não aprove e aceite o produto final.

3. Evite problemas de comunicação em projetos internos Se o cliente é interno, você será capaz de evitar manobras políticas e falta de comunicação, desenvolvendo um conjunto claramente definido de critérios de aceitação. Há alguns anos, tive a oportunidade de gerenciar um desenvolvimento de aplicativos projeto para o teste horizontal dentro de nossa organização. O aplicativo da Web foi criado para ajudar os clientes e a gerência sênior, com muitas informações relevantes sobre os negócios dessa empresa em particular. Um dos maiores desafios nesses projetos foi gerenciar as comunicações com uma equipe dispersa geograficamente, com base em centros de desenvolvimento em diferentes cidades.

A maioria das partes interessadas neste projeto (inclusive eu) se ofereceu para este projeto além de nossas responsabilidades regulares. Como resultado, muitas partes interessadas acharam difícil contribuir para o projeto em paralelo com seus trabalhos diários. Portanto, foi difícil obter um entendimento comum, claro e compartilhado entre as partes interessadas sobre vários problemas no projeto, incluindo a coleta de requisitos.

Essa foi uma das razões pelas quais levamos quase um mês para reunir um conjunto claro de requisitos e critérios de aceitação, e depois para aprová-lo pelo VP, que também era o patrocinador do projeto. Outra questão era que todos os principais interessados, incluindo analistas de negócios, especialistas em testes e gerentes de testes, tinham percepções diferentes do produto final.

Como o aplicativo estava sendo desenvolvido, tive que configurar muitas sessões de transferência de conhecimento para minha equipe com os analistas de negócios e os especialistas em testes. Foi muito difícil para mim obter um consenso sobre os requisitos entre essas partes interessadas. Mas, como equipe, persistimos em nossos esforços para reunir um conjunto claro de requisitos e critérios de aceitação, e conseguimos que fossem aprovados. Isso nos ajudou muito a reduzir o tempo necessário para codificação e desenvolvimento, e evitar outros conflitos que eventualmente teriam acontecido se isso não tivesse sido feito.

Conclusão

Os critérios de aceitação representam uma lista específica e definida de condições que precisam ser atendidas antes que um projeto possa ser considerado concluído e as entregas do projeto sejam aceitas pelo cliente.
Ter critérios de aceitação claramente definidos pode ajudar a equipe do projeto de várias maneiras, incluindo:

  • Definir as expectativas do cliente em relação ao produto final
  • Medindo, alcançando e provando para seus clientes que o trabalho está completo
  • Obtendo assinaturas formais do cliente nas entregas do projeto
  • Proteger você e sua empresa contra problemas como o não pagamento de clientes.

Critérios de aceitação claramente definidos também podem ajudá-lo a evitar falhas de comunicação e manobras políticas em projetos internos. Agora você entende por que eles são incluídos como parte do contrato com os clientes, assim como na declaração do escopo do projeto e nos documentos de requisitos.

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About the Author

Sabyasachi has over a decade’s experience in leading IT and non-IT projects in the Healthcare, Oil, and Energy, eCommerce, Public Sector Undertaking, and Services industry. He is a PMI certified project management professional and a volunteer in the project management community with a focus on best practices and mentoring other project management professionals. His writings are regularly published in several blogs, forums, and online project management communities.

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