O que é um registro de problemas?

Conceitos de gerenciamento de projetos: o que é um registro de problemas?
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Pradip, PMP

Last updated June 14, 2018


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No ciclo de vida de um projeto, um gerente de projeto sempre enfrentará problemas que podem afetar o projeto. Um log de problemas é um documento de projeto vital que ajuda o gerente de projeto a lidar com esses problemas. É também um importante tópico de estudo para o exame de certificação PMP® . Vamos dar uma olhada em como um registro de problemas ajuda - junto com as principais diferenças entre riscos e problemas.

O que são problemas?

Problemas são problemas, lacunas, inconsistências ou conflitos que ocorrem inesperadamente durante o ciclo de vida de um projeto. As questões podem incluir problemas com a equipe ou fornecedores, falhas técnicas, escassez de material ou qualquer outro problema que tenha um impacto negativo no projeto. Se as questões não forem resolvidas, o gerente do projeto poderá enfrentar conflitos desnecessários, atrasos ou falhas na produção das entregas. As questões também podem ter um impacto nas expectativas das partes interessadas no projeto .

Qual é a diferença entre um problema e um risco?

Ao gerenciar riscos ou problemas, um gerente de projeto segue processos semelhantes nos quais problemas potenciais ou reais são identificados e determina seu impacto no projeto. Ela também determina a propriedade clara e define metas com objetivos e datas específicos. No entanto, existem algumas diferenças fundamentais entre um problema e um risco.

Um risco é um evento incerto ou condição que, se ocorrer, pode ter um impacto positivo ou negativo em pelo menos um objetivo do projeto. Portanto, a equipe do projeto pode planejar respostas e estratégias de risco para gerenciar ou evitar esses riscos identificados. Normalmente, a equipe do projeto tem tempo para considerar abordagens alternativas e implementar uma ou mais estratégias para gerenciar esses riscos identificados. O gerenciamento de riscos é geralmente estratégico e proativo.

Por outro lado, um problema é algo que já está impactando o projeto e precisa ser resolvido. Isso significa que o gerenciamento de problemas é reativo e exige ação tática urgente.
Por exemplo, não conseguir encontrar recursos qualificados para uma determinada tecnologia é um risco para o projeto. No entanto, se um membro experiente da equipe precisar ficar fora do escritório por duas semanas, isso é um problema.

Por exemplo, não conseguir encontrar recursos qualificados para uma determinada tecnologia é um risco para o projeto. No entanto, se um membro experiente da equipe se deparar com um acidente e for hospitalizado por duas semanas, isso é um problema.

O que é um registro de problemas?

O log de problemas , às vezes também conhecido como registro de problemas, é um documento do projeto no qual todos os problemas que afetam negativamente o projeto são registrados e rastreados. Quando um log de problemas é criado, ele fornece uma ferramenta para relatar e comunicar tudo o que está acontecendo no projeto. É muito parecido com um ticket de suporte criado quando você liga para um help desk: o problema é registrado e recebe um identificador, então o problema é rastreado - até a resolução.

De acordo com o Guia PMBOK®, no Gerenciar Processo da equipe do projeto, o gerente de projeto trabalha para manter a equipe do projeto em seu melhor desempenho, gerenciando questões relacionadas a recursos humanos. Essas questões incluem recursos que saem do projeto, indivíduos que sofrem de moral baixa ou equipes que estão enfrentando conflitos. Todas essas questões podem afetar diretamente os objetivos do projeto, como o orçamento, o cronograma e a qualidade. Os problemas podem prejudicar o desempenho do projeto e certamente podem ter um impacto nas expectativas das partes interessadas.

Um log de problemas é uma ferramenta importante usada para gerenciar esses problemas e muito mais, ajudando a equipe do projeto a registrar problemas que exigem resolução. Juntamente com cada questão, a pessoa ou equipe responsável pela resolução do problema também é documentada.

No processo de gerenciar as expectativas das partes interessadas, o gerente de projeto trabalha para identificar e resolver as preocupações das partes interessadas de maneira proativa e oportuna. Esse processo ajuda a garantir que nenhuma parte interessada ou outras questões se transformem em problemas que possam afetar adversamente o projeto. Um registro de problemas é uma entrada importante para esse processo, já que qualquer problema que o projeto enfrente seria muito relevante para ser introduzido no processo.

Para criar um registro de problemas, um gerente de projeto pode criar uma planilha ou banco de dados ou comprar um software de gerenciamento de problemas de uma ampla variedade de fornecedores.

Quais são os componentes de um registro de problemas?

Um gerente de projeto pode gerenciar com êxito problemas com a capacidade de se concentrar no tipo de informação que é rastreado, em vez do mecanismo de rastreamento de problemas usado no projeto.


Você pode querer incluir as seguintes informações em um exemplo de log de problemas:

  • Nome do problema: o nome do problema pode ser gravado. Em muitos casos, um número de problema também é gravado.

  • Tipo de problema: definindo as categorias dos problemas que provavelmente serão encontrados no projeto, um gerente de projeto pode acompanhar os problemas e atribuí-los às pessoas certas para resolvê-los. Algumas categorias que podem ser incluídas nesta coluna são:

  • Descrição Técnica: Estes são os problemas técnicos do projeto.

  • Recurso: Estas são questões relacionadas com recursos humanos, equipamentos ou materiais no projeto.

  • Terceiros: são questões relacionadas com fornecedores, fornecedores ou terceiros externos.

  • Relatado por: O nome da pessoa que levantou o problema pode ser registrado nesta coluna.

  • Data de denúncia: a data em que o problema foi gerado pode ser registrada nessa coluna.

  • Descrição : o problema pode ser descrito adequadamente nesta coluna. A descrição do problema pode incluir o impacto que o problema pode ter no projeto e os objetivos do projeto que podem ser afetados por esses problemas.

  • Prioridade: uma classificação de prioridade pode ser atribuída a cada problema nesta coluna. Os ratings de prioridade podem ser altos, médios ou baixos, com base no impacto que o problema pode ter no projeto.

  • Atribuído a: O nome da pessoa ou equipe responsável pelo problema pode ser incluído nesta coluna. Essa pessoa pode ou não ser responsável por resolver o problema. No entanto, ele é responsável por rastrear o problema e garantir que o problema seja tratado com base em sua prioridade.

  • Data de Resolução de Destino : O prazo para resolver este problema pode ser incluído nesta coluna.

  • Status : o andamento da resolução do problema seria rastreado nessa coluna. O progresso pode ser indicado por meio de rótulos como aberto, implementado ou resolvido.

  • Solução final : uma breve descrição da solução que foi implementada para resolver o problema pode ser incluída nesta coluna.

Exemplo de log de problemas

A imagem abaixo descreve um modelo de amostra de um log de problemas:

tabela de log de problemas

Conclusão

Ao manter um registro de problemas, uma equipe de projeto pode levantar e documentar problemas e garantir que eles sejam investigados e resolvidos de maneira rápida e eficaz. Isso, por sua vez, pode ajudar a equipe a entregar o projeto dentro do orçamento e no prazo.

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About the Author

Pradip Dwevedi, PMP is currently the Lead PMP Trainer / Corporate Trainer at Reputed Global R.E.P.s, India and also the Head – Project Management at Invida Trans IT Solutions PVT LTD. Prior to this, he was Divisional Manager at Stylo Graphic Imaging and before this he was working as Facilitator/Team Leader at Aptara.

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