Minha experiência no meu último projeto como gerente de projetos

Minha experiência no meu último projeto como gerente de projetos
Author

Nitesh Srivastava

Last updated March 28, 2017


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Acabei de voltar da África do Sul de uma tarefa e havia outro projeto esperando por mim para participar como Gerente de Projeto. Fui entrevistado pelo gerente de projeto sênior em outro ODC de onde veio essa exigência que tinha a necessidade de um PM de techno. Eu tive uma formação técnica, mas estive mais em consultoria e gerenciamento de projetos nos últimos cinco anos. O positivo foi que eu obtive minha certificação PMP e estudei os princípios e conceitos de gerenciamento de projetos, conforme especificado no PMBOK.

O gerente me deu um resumo do projeto e perguntou sobre meu histórico, ele estava convencido e me fez começar imediatamente. O cliente era um grande banco na Austrália. O projeto tinha acabado de começar e eu entreguei o SOW (Statement of Work) juntamente com o HLD (High Level Diagram) e LLDs (Low Level Diagram) para o projeto. Era muito técnico e achei difícil de digerir. No primeiro dia, fui apresentado à equipe offshore e onsite no Daily Huddle Meeting. A equipe começou a falar sobre o projeto e o jargão técnico que eles estavam usando estava saltando sobre minha cabeça.

Conheci meu RM (Gerente de Relatórios) e pedi a ele que me desse uma visão geral do projeto. Ele fez uma sessão no dia seguinte que era extremamente alto; Eu ainda estava perdido no âmago da questão do projeto. Convoquei o líder técnico da equipe e o arquiteto sênior para uma reunião e pedi que me dessem uma visão geral da arquitetura. O lead me deu uma boa visão sobre a arquitetura do projeto, demonstrando através do projetor como as várias aplicações e tecnologias estão se conectando.

O projeto era um projeto de serviços da Web baseado em SOA (Service Oriented Architecture) e exigia a entrega de código para esses serviços e adaptadores. Se você é técnico, você pode facilmente entender o que tecnologia e arquitetura estavam sendo usadas neste projeto. No final da primeira semana, com reuniões diárias e reuniões de equipe, eu estava chegando ao ritmo. Na semana seguinte, comecei a facilitar o encontro entre o local e o offshore. Comecei a preparar o MOM diário (Minutos da Reunião) capturando as tarefas individuais, o progresso diário, itens de ação, problemas e dependências. A partir disso, obtive o chamado 'Action Items Tracker', que deveria ser atualizado diariamente e distribuído para a equipe.

Eu estava me sentindo melhor agora. Meu RM acrescentou mais responsabilidades a partir da segunda semana. Ele me pediu para enviar o Relatório de Status Semanal para o Gerente de Projeto Onsite do lado do cliente e toda sexta-feira eu tenho que ter uma Reunião de Atualização de Progresso toda semana com o PM do cliente. Além disso, ele me deu um documento em PDF que era o Plano de Projeto feito no Microsoft Project em um estado de rascunho. Ele também me deu um formato do Cronograma de Entrega dos projetos anteriores e eu tive que vir com a versão final de ambos os documentos.

Sentei-me com os membros seniores da equipe durante todo o dia para elaborar o plano do projeto, as estimativas de esforço e o cronograma de entrega. Eu tive que levá-lo novamente com a equipe para a iteração no dia seguinte para finalizá-lo. Foi difícil, no entanto, eu quebrei o projeto em componentes como serviços e adaptadores, dividi-lo ainda mais em subcomponentes como Design, Coding, Testing - UT (Teste de Unidade), ST (System Testing). Havia mais tarefas e sub tarefas em cada uma delas. Fizemos uma estimativa de esforço para cada um dos resultados de quanto esforço por dias-homem seria necessário para concluir cada uma dessas atividades com os recursos disponíveis. Eu defino as datas de início e término em cada componente, subcomponente, tarefa e subtarefas com predecessores e dependências em relação a cada um deles. Eu também atribui os papéis de quem fará o que com cada um deles.


Tivemos metas e dependências diárias, equipe local gritando com a equipe offshore, má qualidade de código, atrasos diários e quais não. Um gerente tem que lidar com situações, especialmente quando as equipes estão dispersas geograficamente; o gerente tem que coordenar bem entre as equipes. Aí vem a qualidade do gerente, eu tive que lidar diplomaticamente com o combate nos confrontos. Eu revisei a coisa toda e identifiquei as dependências que estão causando o atraso. A equipe dependia principalmente da contribuição das PMEs clientes, do projeto e das especificações técnicas das partes interessadas no projeto para o projeto.

Um rastreador de dependências foi útil aqui. No final do mês, era hora do faturamento e a equipe da conta começou a bater. Eu tive que elaborar o esforço de detalhes e estimativas de custo de recursos e reais, completar a Ordem de Serviço com componentes de custo e enviar a fatura para o cliente. Bem, eu terminei finalmente com a ajuda do meu gerente de relatórios e contribuições do coordenador do projeto no local. O desempenho da equipe foi uma grande preocupação aqui, pois o projeto era crítico no tempo. Havia recursos que eram menos experientes, levando muito tempo para entregar; Eu planejei esticar recursos seniores de outro projeto para orientá-los.

A manutenção de planos de licença para a equipe foi outra sobrecarga de gerenciamento de projetos. O projeto estava usando servidores e aplicativos de ponta para o projeto e eu tinha quatro recursos de BAU para gerenciá-lo. As falhas de servidor foram outro grande desafio, tivemos três servidores apontando para desenvolvimento, teste e produção. Além disso, atualizações de software, instalações de software, rastreamento de implantações, rastreamento de bibliotecas, eram redes, mas sobrecargas de gerenciamento de projetos. Usei minha habilidade de delegação para atribuir cada uma dessas tarefas, atualizar, manter rastreadores e relatar para mim periodicamente. Bem, eu estava um pouco relaxado usando essa habilidade chave. Não foi apenas o suficiente, tivemos requisitos para novos recursos no local e offshore, depois vieram as despesas gerais de gerenciamento do projeto, negociando recursos, gerenciando seus vistos para recursos no local, integrando os novos marceneiros, obtendo acesso na rede protegida, levantando solicitações, fechando requisições.

Fim do dia, era hora das celebrações, quando a equipe se esforçava muito para trabalhar até tarde, nos fins de semana e fizemos uma primeira fase bem-sucedida. O projeto estava em fase de conclusão e eu comecei a me preparar para armazenar os artefatos do projeto e documentar os documentos de encerramento com as lições aprendidas. O projeto acabou e os elogios dos clientes foram uma delícia para a equipe! Então, você viu agora a jornada do projeto. Anotei os principais resultados em negrito e as qualidades do PM para lidar com o projeto em negrito e itálico. Na verdade, há muitos, mas deixe-me reiterar alguns deles para você


Experiência PM
Espero que este artigo seja útil para muitos que estão tendo suas primeiras entregas como Gerente de Projetos. Eu também gostaria de listar algumas perguntas que poderiam ajudá-lo se você estivesse enfrentando alguma entrevista. Como você administrou seu último projeto? Quais foram seus principais produtos como Gerente de Projetos? O que eram os desafios que você enfrentou no projeto e como você conseguiu lidar com isso? Quais são as principais habilidades que você usou como PM em seu projeto, de acordo com o PMBOK ? Como você gerencia conflitos no seu projeto?

Quais foram as técnicas de estimativa que você usou? Quais são os componentes do seu plano de projeto? Como você usa o projeto da Microsoft para planejar e acompanhar seu projeto? O que você usou para se comunicar com as partes interessadas? Como você foi para o encerramento do projeto? Espero que você encontre todas as suas respostas no artigo acima. Desejo-lhe boa sorte e prosperar!

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Nitesh Srivastava, PMP is a software IT professional with 12+ years experience into consulting, solution design and project management. Nitesh has having exposure into multiple domains and has worked with major clients like CBA, SBSA, JPMorgan, SASOL, Hewlett Packard, BestSeller etc. He has been working with HCL Technologies Ltd as a Project Manager. He has previously worked with Rapiscan Systems and KPIT Cummins. He is currently working as an Independent Consultant in Bangalore


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