Engajamento de Stakeholders - O que há de novo no PMBOK 5

Engajamento de Stakeholders - O que há de novo no PMBOK 5
Author

Yogeeta Deshmukh

Last updated March 14, 2017


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Muitas vezes, no mundo real, os projetos são relatados para entregar produtos finais sub-ótimos. Muitas estimativas e estudos colocaram as taxas de falha do ERP em até 60%. Existem inúmeros artigos publicados citando as principais razões para o fracasso do ERP. Nenhum Buy-In de Gerenciamento, Resistência à mudança, definições de Requisitos Inadequados, Expectativas Irrealistas etc. são citados aqui como algumas das principais razões para falhas.

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No decorrer da minha carreira profissional, enfrentei a mesma situação em duas organizações completamente distintas em verticais completamente diferentes. A implementação do ERP foi considerada falhada. Todo o dinheiro investido era quase irrecuperável e ninguém parecia estar ciente do que era o ERP. Olhando para as situações, existem vários paralelos. Por interesse acadêmico, ao realizar uma ACR tanto dos eventos quanto da Análise de Pareto (Regra 80-20) , ficou evidente que uma das principais razões para expectativas não realizadas era uma Estratégia de Gestão de Stakeholders totalmente inadequada durante a implementação do Projeto ERP.

Todas as falhas do ERP resultam verdadeiramente de programas inadequados de participação das partes interessadas. A Gestão das Partes Interessadas é um dos pilares fundamentais áreas de gerenciamento de projetos , e o nível de adoção pode efetivamente fazer ou quebrar seu projeto. O Project Management Institute tomou em devida conta desta e incorporou 'Stakeholder Management Projeto' como uma área de conhecimento distinta no V ª edição do Guia PMBOK® . Na edição anterior, o Project Stakeholder Management fazia parte do Project Communications Management.

Um dos principais processos de 'Stakeholder Management' é definir e projetar um Plano de Engajamento de Partes Interessadas eficaz. No processo Identificar as Partes Interessadas, o mapeamento dos Stakeholders é feito e o Poder / Influência / Impacto das Partes Interessadas é devidamente anotado e registrado. A necessidade de melhorar o engajamento das partes interessadas em uma tentativa de entregar projetos de sucesso foi reiterada em diferentes projetos em todo o mundo. Neste contexto, é importante classificar o nível de envolvimento das partes interessadas. Tais níveis de engajamento são classificados como

  • Inconsciente - Se esforço suficiente for gasto em Identificando os Stakeholders, seus projetos não devem, idealmente, ter partes interessadas que são Desconhecidas do Projeto ou seus Potenciais Benefícios e impactos. É possível que em projetos de implementação de TI / ERP, as pessoas de base na Organização possam estar cientes do Projeto, mas não de seus benefícios potenciais no esquema mais amplo das coisas. O gerente de projetos em tal situação pode ter executado campanhas; usar revistas internas etc. para difundir a consciência do projeto.
  • Resistente - Esses Stakeholders estão cientes do Projeto, de seus possíveis impactos, mas são resistentes a mudanças. As partes interessadas classificadas neste nível de envolvimento podem comprometer seriamente os resultados do projeto. É ainda mais problemático se os Stakeholders abaixo deste nível forem também aqueles que têm um alto poder ou influência sobre o projeto. Esta é uma das principais razões para falhas no ERP. Estratégias efetivas de gerenciamento de mudanças precisam ser adotadas para levar o nível de engajamento de tais partes interessadas a um nível mais desejado. Sistemas apropriados de recompensa e reconhecimento devem ser planejados.
  • Neutro - As partes interessadas com esse nível de engajamento estão cientes do projeto, mas não são nem solidárias nem resistentes. Na maioria dos cenários, não será necessário fazer muita coisa aqui, exceto quando os Stakeholders que se enquadram nesse nível tiverem sido identificados como tendo alto poder ou influência sobre o projeto. Nesses casos, o esforço deve ser gasto para levar essas Partes interessadas a um nível de envolvimento mais desejado.
  • Suporte - as partes interessadas estão cientes do projeto e apoiam as mudanças. Este deve ser o nível de envolvimento desejado da maioria das partes interessadas.
  • Líder - As partes interessadas estão cientes do Projeto e de seus possíveis impactos e estão ativamente engajadas em garantir o sucesso do Projeto. As partes interessadas com alta influência no projeto devem, idealmente, atingir esse nível de engajamento.

Gestão de Stakeholders é tudo

O Stakeholder Management tem tudo a ver com a criação e manutenção de relacionamentos com os Stakeholders do Projeto, com o objetivo de atingir os níveis adequados de engajamento das partes interessadas *. Como é evidente a partir do acima exposto, Comunicações e colaboração formam a espinha dorsal da Estratégia de Gestão de Partes Interessadas eficaz que pode potencialmente resultar em alcançar todas as Metas do Projeto desejadas.

PMBOK é uma marca registrada do Project Management Institute, Inc.

About the Author

Yogeeta Deshmukh, PMP has over 17 years’ experience in Leading IT Teams across Industry Verticals like Aluminium, Automobile Components and Pharmaceutical. She is currently working as General Manager, IT for Pharmaceutical Manufacturing Organization with a Global Presence.

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