Boas Práticas de Gestão do Escopo do Projeto podem levar à Falha do Projeto

Boas Práticas de Gestão do Escopo do Projeto podem levar à Falha do Projeto
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Sandeep Sehgal

Last updated March 16, 2017


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O que é o escopo

Quando usamos o chapéu do gerente de projetos, definir e planejar um projeto é o nosso trabalho. O primeiro passo para gerenciar com sucesso um projeto é definir e planejar adequadamente. Definir o escopo talvez seja a parte mais importante do processo inicial de definição de um projeto. O objetivo da definição do escopo é descrever claramente e obter concordância sobre os limites lógicos do seu projeto. As declarações de escopo são usadas para definir o que está dentro dos limites do projeto e o que está fora desses limites. Eu vi muitos gerentes de projeto, que não saberiam com certeza o que estão entregando e quais são os limites do projeto, eles têm pouca ou nenhuma chance de sucesso. O gerenciamento de escopo é um dos aspectos mais críticos do gerenciamento de um projeto. No entanto, se você não tiver feito um bom trabalho ao definir o escopo, o gerenciamento do escopo será quase impossível.

Por que o Gerenciamento de Mudanças no Escopo do Projeto é Importante?

Existem três boas razões pelas quais o gerenciamento de escopo deve ser uma prioridade para o gerente de projeto bem - sucedido :

Custo

O gerente de projeto é responsável pelo custo, cronograma e qualidade. Cada alteração no escopo pode afetar o trabalho que já foi executado. Isso significa que os custos de retrabalho para o trabalho que já começou ou, pior, foram concluídos.

Cronograma

Cada mudança de escopo pode levar ao desvio de recursos preciosos do projeto para atividades que não foram identificadas no escopo original do projeto, levando à pressão sobre o projeto. cronograma do projeto. O gerente de projeto também deve considerar o impacto no caminho crítico do projeto.

Qualidade

Para a qualidade do produto, cada mudança precisa ser analisada cuidadosamente e incorporada no design do produto. Quando não analisadas completamente, as alterações no escopo levam a correções rápidas que podem afetar a qualidade do produto.

Dicas e Técnicas para o Gerenciamento Apropriado de Mudanças

Deixe-me fornecer dicas e técnicas úteis para manter a mudança de escopo no caminho certo:

Gerenciamento proativo de mudanças

Em cada escopo do projeto, as mudanças estão esperando para acontecer, portanto, o gerente de projeto deve ter um papel ativo na identificação dessas mudanças com as partes interessadas. Por ser proativo, o gerente de projeto pode incorporar as poucas mudanças vitais que representam 80% dos problemas e preocupações das partes interessadas.

Procure aprovação dos patrocinadores

Quando as mudanças estão chegando, o gerente de projeto deve sempre obter a aprovação e o compromisso do patrocinador para a solicitação de mudança antes de autorizar qualquer trabalho relacionado. Se for difícil solicitar que o patrocinador revise todas as alterações, peça a ele que analise um conjunto de solicitações de alteração. Alternativamente, a mudança pode ser classificada como rotineira ou necessitar de análise adicional.

Análise Completa de Impacto

Durante o projeto, todos seriam pressionados com o tempo e isso poderia levar a uma análise superficial do impacto da mudança; no entanto, as repercussões não são muito agradáveis. Uma análise de impacto precisa considerar todos os itens de configuração que serão afetados pela mudança e pelos custos associados.

Sempre comunique as alterações

Os gerentes de projeto devem garantir a comunicação adequada das mudanças dentro e fora das equipes. Em uma grande equipe de projeto, as mudanças podem ser negligenciadas se não forem comunicadas em tempo hábil. As pessoas gostam de saber no que estão trabalhando e de se manterem informadas sobre as decisões do projeto. A comunicação adequada da equipe é essencial para entender e superar a resistência à mudança.

Evite Scope Creep

A falta de escopo no gerenciamento de projetos refere-se a mudanças descontroladas ou crescimento contínuo no escopo de um projeto. Esse fenômeno pode ocorrer quando o escopo de um projeto não é adequadamente definido, documentado ou controlado. Geralmente, é considerada uma ocorrência negativa, a ser evitada. A fluência do scope ocorre quando as alterações são permitidas sem uma análise de impacto adequada e sem revisar as implicações do cronograma e do custo. Isso é comum com pequenos ajustes incrementais repetitivos, em que o orçamento e o cronograma do projeto não são mantidos em sincronia com o esforço envolvido para as mudanças. Nesse cenário, não há como evitar uma síndrome do projeto descontrolado. Scope creep é um sintoma de um problema de processo; A solução é implementar um processo para rastrear cada mudança e controlar sua implementação.

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Treinamento PMP®

About the Author

Sandeep Sehgal, PMP, Passed CISSP Exam, IBM Certified Sr. Project Manager, has 22 years industry experience. Currently he is Head Consulting and Training at Pallas Athena. He is a passionate trainer and consultant in the field of leadership/soft skills, project management and information security. Previously he has worked for Sify, IBM and CSC.

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