Prince2 Practical Business Case Document

Documento de caso de negócios práticos PRINCE2
Author

Vijay Reddy

Last updated March 16, 2017


  • 18197 Views

No PRINCE2 , o documento Business Case (Outline) é criado durante o processo de pré-projeto de "iniciar um projeto": o primeiro dos 7 processos coordenados do PRINCE2. Durante o processo de "iniciar um projeto", o Caso de Negócio (Refinado com mais detalhes) é desenvolvido ainda mais.

O Caso de Negócio responde às seguintes perguntas sobre o projeto e também garante que projetos com cronogramas, cronogramas e custos de entrega não realistas sejam impedidos de serem iniciados:

  • Por que estamos iniciando o projeto?
  • Quais são as vantagens?
  • Quais riscos vamos enfrentar?
  • Quais são os custos envolvidos?


As respostas a essas perguntas fornecem uma indicação do peso do Business Case. Com base no Business Case, a contribuição do projeto para os objetivos da organização deve ficar clara. Tente torná-lo SMART: (específico, mensurável, aceitável, realista e oportuno). O Business Case consiste em cinco blocos de construção.

Mandato do Projeto: Um produto externo gerado pela autoridade encarregada do projeto que forma o gatilho para iniciar um projeto. O documento Mandate inicia o processo 'Iniciando um projeto'. O documento consiste em um bloco de construção: Mandato. A responsabilidade pelo mandato é do executivo. O processo 'Iniciando um projeto' constitui a base do projeto. Ele precede o projeto real. O mandato descreve a essência do projeto. É o primeiro bloco de construção de vários documentos. O Mandato descreve o escopo, o mais importante pré-condições para o projeto e o relacionamento com outros projetos. Cada documento subseqüente começa com este bloco de construção. Para o leitor, fica imediatamente claro para qual projeto o documento se refere. É uma ferramenta útil para os membros do Conselho de Projeto em particular. Eles estão freqüentemente envolvidos em vários projetos.

Background do Projeto O Background do Projeto descreve - como o nome indica - o background para o projeto. Pense, por exemplo, em algo como um produto que o mercado exige, uma emenda à lei que exige uma adaptação de sistemas ou um processo no qual ocorram rupturas ou falhas.

Escopo O Escopo define o delineamento do projeto. É essencial revisar as mudanças durante o projeto. Se o escopo for claro no início do projeto, todas as partes sabem o que é e não faz parte do projeto. Uma definição de escopo clara é útil para evitar alterações impróprias (" escopo de escopo "). O escopo descreve a amplitude do projeto (por exemplo, as áreas geográficas dos países, os grupos de clientes ou produtos). A profundidade do projeto também é importante. O projeto só realiza uma análise de alternativas ou estas opções estão sendo desenvolvidas e implementadas?

Análise de risco: este building block indica as áreas de risco. Pense no risco comercial se a entrega do produto for tarde demais, o risco operacional que a organização corre ao introduzir um produto ou o risco do fornecedor se partes externas forem necessárias para a realização do projeto. A análise de cenário determina o impacto no Business Case em termos de tempo de recuperação, custos e tempo para conclusão. Para esse fim, você pode criar cenários para vários riscos, como a extensão de um mês, seis meses ou um ano. Ou você pode considerar a falência de um fornecedor. Além do que, além do mais, A análise de risco menciona medidas para minimizar ou limitar os riscos.

Análise de Custo-Benefício: Este building block descreve o fluxo de caixa do projeto, o Valor Presente Líquido (VPL), a Taxa Interna de Retorno (TIR), o período de retorno e a fundação dos custos e benefícios. Apenas os resultados das análises são registrados neste bloco de construção. Cálculos detalhados subjacentes estão presentes, mas não fazem parte do Business Case. Um documento prático de caso de negócios PRINCE2 terá as seguintes seções que um Gerente de Projeto deve concluir e manter como parte da Documentação de Iniciação do Projeto (PID).

Resumo executivo : destaca os principais pontos do Business Case, que devem incluir benefícios importantes e o retorno sobre o investimento (ROI)

Razões: Define as razões para a realização do projeto e explica como o projeto permitirá a realização de estratégias e objetivos corporativos.

Opções de Negócios: Análise e recomendação fundamentada para as opções de negócio base de: não fazer nada, fazer o mínimo ou fazer alguma coisa.

Benefícios esperados: Os benefícios que o projeto fornecerá expressos em termos mensuráveis ​​em relação à situação existente antes do projeto. Os benefícios devem ser qualitativos e quantitativos. Eles devem estar alinhados aos benefícios corporativos ou do programa. Devem ser estabelecidas tolerâncias para cada benefício e para o benefício agregado. Quaisquer requisitos de realização de benefícios devem ser declarados.

Desvantagens esperadas: Resultados percebidos como negativos por um ou mais stakeholders. Desvantagem são consequências reais de uma atividade enquanto que, por definição, um risco tem alguma incerteza sobre se se materializará. Por exemplo, a decisão de mesclar dois elementos de uma organização em um novo site pode ter benefícios (por exemplo, melhor trabalho conjunto), custos (por exemplo, expansão de um dos dois sites) e desuso (por exemplo, queda na produtividade durante a fusão). Desvalorização precisa ser valorizada e incorporada na avaliação do investimento.

Cronograma: O período durante o qual o projeto será executado (resumo do Plano do Projeto) e o período durante o qual os benefícios serão realizados. Essas informações são usadas posteriormente para ajudar nas decisões de tempo no planejamento (Plano de Projeto, Plano de Estágio e Plano de Avaliação de Benefícios)

Custos: Um resumo dos custos do projeto (extraídos do Plano do Projeto), os custos contínuos de operações e manutenção e seus acordos de financiamento

Avaliação de Investimento: Compara os benefícios agregados e os benefícios para os custos do projeto (extraídos do Plano do Projeto) e as operações incrementais contínuas e os custos de manutenção. A análise pode usar técnicas como demonstração de fluxo de caixa, ROI, valor presente líquido, taxa interna de retorno e período de retorno. O objetivo é ser capaz de definir o valor de um projeto como um investimento. A avaliação do investimento deve abordar como o projeto será financiado.

Principais riscos: Fornece um resumo dos principais riscos associados ao projeto, juntamente com o provável impacto e os planos, caso ocorram. O Business Case pode ter vários formatos, incluindo: slides de documentos, planilhas ou apresentações; Entrada em uma ferramenta de gerenciamento de projetos . Os seguintes critérios de qualidade devem ser observados:

  • As razões para o projeto devem ser consistentes com a estratégia corporativa ou do programa
  • O Plano de Projeto e o Caso de Negócio devem ser alinhados
  • Os benefícios devem ser claramente identificados e justificados
  • Deve ficar claro como os benefícios serão realizados
  • Deve ficar claro o que definirá um resultado bem-sucedido
  • Deve ficar claro qual é a opção comercial preferida e por que
  • Quando for necessária uma aquisição externa, deve ficar claro qual é a opção preferida de fornecimento e por que
  • Deve ficar claro como qualquer financiamento necessário será obtido
  • O Business Case inclui critérios não financeiros e financeiros
  • O Business Case inclui custos e riscos de operações e manutenção, bem como custos e riscos do projeto
  • O Caso de Negócio está em conformidade com os padrões contábeis organizacionais (por exemplo, análise de ponto de equilíbrio e convenções de fluxo de caixa)
  • Os principais riscos enfrentados pelo projeto são explicitamente declarados, juntamente com quaisquer respostas propostas

Espero que isso tenha ajudado. Se houver mais alguma coisa que você queira adicionar, ou se você tiver dúvidas, comente!

[Você também pode baixar este ebook sobre cracking Prince2 Certification em 7 dias]

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About the Author

Vijay Reddy has several years of experience in delivering and managing IT Services, Software Development, Product and Production Support and has expertise in IT strategy consulting, Governance and risk management, IT security, cloud computing and implementation around large customer accounts, managing the delivery of large outsourced IT Service and software development engagements and in depth understanding of deal structures and delivery options and models. His experience has been across diverse industry segments – Banking, consumer products, Retail, Oil & Gas and Hospitality. Vijay is an APM Group International certified and accredited Project Management (Prince2®), Programme Management (MSP®) and IT Governance (COBIT5®) Trainer, Exams Proctor, Supervisor and Invigilator. He is also EXIN accredited trainer for ITIL – 41 credits (All Modules leading unto expert), ISO 20000, ISO 27002, Lean IT and Cloud Computing.


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