Por que precisamos de uma carta de projeto?

Por que precisamos de uma carta de projeto?
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Sabyasachi

Last updated March 10, 2017


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Recentemente, tive a oportunidade de me voluntariar para uma organização sem fins lucrativos para gerenciar seu projeto de desenvolvimento de website. Enquanto trabalhava com meu gerente de portfólio, perguntei a ele “Qual seria uma das primeiras entregas que você esperaria de mim”. Ele respondeu “Entregando o termo de abertura do projeto”. “Por que a grande confusão sobre a entrega de uma carta de projeto para um pequeno projeto como um projeto de desenvolvimento de site?”, Eu me perguntei. No entanto, enquanto trabalhava com ele na carta, percebi que, mesmo para um projeto como esse, é necessário muito tempo e esforço para preparar uma carta.
Como Rita Mulcahy escreve em um de seus livros de preparação para o exame PMP ® certificação , “Não subestime o valor da carta do projecto. É um documento tão importante que um projeto não deve ser iniciado sem um. Se o termo de abertura do projeto serve como uma definição de como o sucesso será medido, então, sem um termo de abertura do projeto, o projeto e o gerente de projeto não podem ser bem-sucedidos ”.
Então, vamos dar uma olhada no que é o objetivo do projeto e por que ele é tão importante.

O que é uma carta de projeto?

O termo de abertura do projeto é um documento que inicia oficialmente um projeto ou uma fase. Autoriza formalmente a existência do projeto e fornece uma fonte de referência para o futuro. A carta dá uma direção e um senso de propósito para a gestão desde o início para terminar. Como Randy Tangco, um praticante de projetos orientado a negócios, mencionou em um de seus artigos: “Tenha muito orgulho e cuidado em sua carta de projeto porque é onde você semeia as boas sementes. Ele acabará cuidando de você.
Um termo de abertura do projeto nomeia o gerente de projeto e define a autoridade do gerente de projeto. Ele dá ao gerente de projeto a autoridade para utilizar recursos organizacionais para realizar os objetivos do projeto.
Deve explicar a necessidade do negócio que leva ao projeto a ser assumido.
Ele também captura informações de planejamento de alto nível (escopo, entregas, suposições , etc.) sobre o projeto. As especificidades das atividades do projeto são desenvolvidas posteriormente.
A declaração de trabalho do projeto e o documento do caso de negócios são alguns documentos que precisam ser preparados antes de começarmos a trabalhar em um termo de abertura do projeto.
A declaração de trabalho do projeto (SOW) é uma descrição por escrito do produto, serviço ou resultado do projeto.

O caso de negócio explica por que um projeto está sendo realizado, o problema será resolvido, bem como a análise de custo benefício.

Por que precisamos de uma carta de projeto?

Como mencionado anteriormente, o objetivo básico de uma carta de projeto é autorizar o gerente de projeto a iniciar projeto aprovado e permitir que ele use recursos organizacionais para alcançar os objetivos do projeto.

Se a carta é criada corretamente, ela também ajuda os executivos a ver o valor comercial do projeto. Eles também podem referenciar a carta para entender como o projeto está alinhado com as estratégias organizacionais.
Josh Nankivel, PMP®, um treinador e diretor do PMStudent, disse que “uma carta de projeto deve também servir como uma visão geral do seu projeto, uma que qualquer novo executivo possa fazer referência para avaliá-lo. Um bom termo de projeto pode ajudar você a evitar escrutínio desnecessário ou ter seu projeto encerrado, porque alguns executivos não enxergam o valor comercial da perspectiva deles ".

Quando criamos uma carta de projeto?

De acordo com o Guia PMBOK® , o termo de abertura do projeto é criado durante o processo "Definir". Esse processo é um dos primeiros a serem executados em um projeto e é concluído durante o domínio de processo "Iniciando".

Quem assina e emite um contrato de projeto?

O termo de abertura do projeto é assinado pelo patrocinador ou pelo iniciador.

O Guia PMBOK® , 4ª edição (novo) declara: “Os projetos são autorizados por alguém externo ao projeto, como um patrocinador, um PMO ou um comitê diretor de portfólio. O iniciador ou patrocinador do projeto deve estar em um nível adequado ao financiamento do projeto. Elas vão crie o termo de abertura do projeto ou delegue esse dever ao gerente de projeto. A assinatura do iniciador no regulamento autoriza o projeto ”.

Deve indicar claramente quem é responsável pelo financiamento e quem precisa assinar o documento. Josh Nankivel afirma em um de seus artigos: “Eu trabalhei com vários gerentes de projeto que se depararam com questões de financiamento porque um diretor ou executivo em particular que disse que financiaria um projeto a partir de seu orçamento não aparecia. O termo de abertura do projeto deve indicar claramente quem é responsável pelo financiamento, e eles precisam assiná-lo também! ”

Um gerente de projeto pode estar envolvido na preparação de uma carta de projeto?

Embora ele seja indicado no termo de abertura do projeto, um gerente de projeto ainda pode estar envolvido na preparação do termo de abertura do projeto. O termo é normalmente criado pelo patrocinador ou pelo iniciador junto com a equipe de gerenciamento do projeto. O patrocinador pode não ter as habilidades necessárias para preparar um termo de abertura do projeto e pode precisar da ajuda de um gerente de projeto para preparar um regulamento.
Como Cornelius Fichtner, treinador do PMP® e apresentador do PM Podcast, menciona em um de seus artigos “O PM é um especialista no assunto quando se trata de iniciar e iniciar um projeto. Por isso, o PM é mais qualificado para criar o termo de abertura do projeto. Ele ou ela tem mais experiência em fazer isso e sabe que tipo de detalhes adicionar à carta do projeto ”.
Alguns fatos importantes a serem lembrados sobre o regulamento do projeto para o exame de certificação PMP® são:
  • É desenvolvido no projeto "Develop"
  • Ele é desenvolvido no processo de desenvolvimento do projeto "Desenvolver" no domínio do processo de inicialização.
  • Ele é criado com base em uma necessidade comercial e o documento deve explicar essa necessidade.
  • É assinado pelo patrocinador ou pelo iniciador.
  • Nomeia e autoriza o PM.
  • Deve incluir os requisitos de projeto de alto nível.
  • Ele deve incluir uma visão de marco de alto nível do cronograma do projeto.
  • É um documento de alto nível que não inclui os detalhes do projeto. As especificidades das atividades do projeto serão desenvolvidas posteriormente.
  • Inclui o orçamento preliminar do projeto de nível resumido.
Aqui estão algumas perguntas de exemplo sobre o termo de abertura do projeto.

1. O regulamento do projeto deve incluir sempre:
a. O Plano de Gerenciamento do Cronograma
Informação Histórica
cA orçamento detalhado
d.A necessidade de negócio subjacente ao projeto

2. Em qual dos seguintes processos o gerente de projeto está designado para o seu papel no projeto?
a.Iniciando
b.Planejamento
c.Executar
d.Monitoramento e Controle
e.Fechar

3. Quem emite uma Carta do Projeto?
um cliente
Gerente de projetos
c.Any Stakeholder
d.Sponsor ou iniciador

Respostas
1. Ans d.
O termo de abertura do projeto deve incluir a necessidade de negócios por trás do projeto.

2. Ans a.
Iniciando O gerente de projeto é nomeado e designado oficialmente no termo de abertura do projeto. O termo de abertura do projeto é desenvolvido no processo de desenvolvimento do projeto de charter na área de conhecimento de gerenciamento de integração do Projeto e no domínio de desempenho de Iniciação.

3. Ans d.
Patrocinador O patrocinador ou o iniciador emite o termo de abertura do projeto, não o cliente, o gerente de projeto ou qualquer outra parte interessada.

PMP e PMBOK são marcas registradas do Projeto

PMP e PMBOK são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

About the Author

Sabyasachi has over a decade’s experience in leading IT and non IT projects in the Healthcare, Oil and Energy, eCommerce, Public Sector Undertaking , and Services industry . He is a PMI certified Project Management Professional , PMP, and a volunteer in the Project management community with a focus on best practice and mentoring other project management professionals . His writings are regularly published in several blogs , forums and online project management communities .

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