Processos envolvidos no controle e no monitoramento de projetos: como controlar o status geral do projeto?

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Pradip, PMP

Last updated March 16, 2017


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Hoje em dia, é realmente uma tarefa difícil monitorar e controlar o projeto de forma eficaz. Tenho certeza de que cada um de nós adota tantas metodologias para manter nosso controle sobre o projeto. Mas, além desse controle, quase 70% do projeto falha miseravelmente. E se o projeto for concluído com sucesso - ou você tomou mais dinheiro para terminar o mesmo (ou seja, mais orçado) ou você demorou mais tempo para terminar o mesmo (ou seja, por trás do cronograma). Ambas as situações são ruins para um gerente de projeto. Então, a linha de fundo é o que o gerente de projeto deve fazer para salvar essa situação ruim no projeto? Não é um trabalho fácil controlar o preço, a programação e o escopo do projeto.

Essas três restrições de projeto sempre criarão um problema para o seu projeto. Esteja em alerta! Se você é bom em manter essas três linhas de base (linhas de base de escopo, linhas de base de cronograma e linhas de base de desempenho de custo); você está fazendo excelente. Então, como manter essas linhas de base? Como controlar o projeto efetivamente, para que você possa concluir o projeto dentro das linhas de base? O Guia PMBOK® (Body de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos) recomenda alguns processos padrão para controlar e monitorar o projeto com sucesso. Deixe-me explicar-lhe o mesmo em breve:

Monitore e Controle o Trabalho do Projeto e Realize o Controle Integrado de Mudanças:

Após o planejamento do projeto, você precisa começar a trabalhar no projeto de acordo com o planejamento e agora é hora de verificar se você está trabalhando da mesma maneira planejada. Como inicialmente, você planejou seu projeto de acordo com as informações disponíveis em mãos ( Rolling Wave Planning ), é óbvio que haverá mudanças no projeto à medida que o trabalho avança (é por isso que o planejamento é interativo e progressivamente). elaborado). Os gerentes de projeto de boa qualidade sempre procuram evitar as mudanças e controlá-las efetivamente, se ocorrerem, equilibrando as linhas de base. Discuta com os consultores, outras PMEs, a gerência sênior ou qualquer outra parte interessada do projeto, incluindo seu cliente, e tente descobrir uma solução. A mudança é necessária, mas nem sempre obrigatória. Não receba a solicitação de alteração que não tenha nada a ver com a exigência do projeto.

Verificar o escopo e o escopo de controle:

Verificar o escopo geralmente vem depois de executar o controle de qualidade. Quando a entrega do projeto é aceita pelo controle de qualidade, ela será movida para verificar o estágio do escopo. Seu cliente verificará o escopo se a entrega atende a todo o requisito e, se estiver correta, a entrega será transferida para o local do cliente. Se não, mais uma vez o produto precisa ser revisado no estágio de produção. Como gerente de projeto, você deve controlar o escopo durante todo o ciclo de vida do projeto. Não é como quando entrega está pronto, então você só vai começar a controlar o produto; é realmente todo o processo do tempo. Você deve ser extremamente cuidadoso para que o requisito de escopo não escorregue da sua mão.

Controle de cronograma e controle de custos:

Através do Earned Value Management (EVM), você deve controlar o cronograma e o custo do seu projeto. Você conhece o CPI (Índice de Desempenho de Custo) e o SPI (Índice de Desempenho do Horário) e, com base no resultado do CPI e do SPI, você pode monitorar e controlar o projeto. Se o seu CPI for positivo ou maior que 1, você é bom com o custo do projeto incorrido e se o SPI estiver positivo ou maior que 1, você é bom no cronograma (Consulte Área de Conhecimento de Gerenciamento de Custos, Guia PMBOK® ).

Realize o controle de qualidade:

Antes de entregar o produto ao cliente, você precisa verificar se está entregando o produto com a qualidade exigido pelo cliente. Para isso, você pode procurar ajuda de tantas ferramentas de qualidade ou processos de qualidade, como Análise de Causa Raiz, Gráfico de Pareto, Gráfico de Controle, Histogramas, etc.

Relatório de desempenho:

Como você está gerenciando um grande projeto com vários números de partes interessadas, você precisa atualizar o status do projeto para cada um dos stakeholders responsáveis. Principalmente você precisa atualizar o relatório de progresso do projeto como - onde você está no progresso do projeto? O que será previsão para o seu projeto?

Risco de Controle:

O risco pode ser a qualquer momento e em qualquer lugar do seu projeto. Como gerente de projeto, você não pode dizer que irá verificar o risco apenas no estágio de monitoramento e controle. Obviamente não!!! O risco deve ser medido logo após o início do projeto. É tarefa de todo o tempo para o gerente de projeto.

Administrar Procurement:

Se você está subcontratando qualquer processo para outra parte, você precisa monitorar seu desempenho também de maneira oportuna. Com base em seu desempenho, o destino do projeto pode ser decidido. Então, não leve isso de leve. É responsabilidade exclusiva do gerente do projeto monitorar e controlar o trabalho dos subcontratados também. Imagem Cortesia: cincinnati.com

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Feliz aprendizado! Desejamos-lhe boa sorte em sua PMP ® certificação viagem!

PMP e PMBOK são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

About the Author

Pradip Dwevedi, PMP is currently the Lead PMP Trainer / Corporate Trainer at Reputed Global R.E.P.s, India and also the Head – Project Management at Invida Trans IT Solutions PVT LTD. Prior to this, he was Divisional Manager at Stylo Graphic Imaging Facilitator/Team Leader at Aptara

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