Documentação do Projeto e sua Importância

Documentação do Projeto e sua Importância
Author

Eshna

Last updated December 20, 2017


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Os líderes de gerenciamento de projetos geralmente fazem uma pergunta comum: qual é a importância da documentação do projeto e como posso garantir que estou executando a função corretamente. Não há dúvida de que a documentação do projeto é uma parte vital do gerenciamento de projetos. É substanciado pelas duas funções essenciais da documentação: garantir que os requisitos do projeto sejam cumpridos e estabelecer a rastreabilidade com relação ao que foi feito, quem fez e quando foi feito.


A documentação deve estabelecer as bases para a qualidade, rastreabilidade e histórico, tanto para o documento individual quanto para toda a documentação do projeto. Também é extremamente importante que a documentação seja bem organizada, fácil de ler e adequada.

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Usos de gerenciamento de projetos


Os gerentes de projeto experientes são excelentes em criar e seguir modelos padrão para seus documentos de projeto. Eles reutilizam planos de projetos bem-sucedidos, casos de negócios, folhas de requisitos e relatórios de status de projetos para ajudá-los a se concentrar em sua principal competência de gerenciar o projeto, em vez de equilibrar a burocracia incontrolável.

O gerenciamento de projetos geralmente segue as principais fases:

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Detalhes das fases de gerenciamento de projetos

Relatório de viabilidade

O objetivo de um relatório de viabilidade é investigar e demonstrar os requisitos da tarefa e determinar se o projeto vale a pena e é viável. A viabilidade é verificada por cinco fatores principais - tecnologia e sistema, econômico, legal, operacional e cronograma. Fatores de viabilidade secundários incluem fatores de mercado, recursos, cultura e financeiros.

Carta do Projeto

O termo de abertura do projeto às vezes também é conhecido como a declaração de visão geral do projeto. Uma carta de projeto inclui componentes de planejamento de alto nível de um projeto, estabelecendo as bases para o projeto. Ele age como uma âncora, mantendo você nos objetivos do projeto e orientando você como um navegador através dos marcos. É uma aprovação formal do projeto.

Especificação de requerimento

Um documento de especificação de requisitos é uma descrição completa do sistema a ser desenvolvido. Ele contém todas as interações que os usuários terão com o sistema, além de requisitos não funcionais.

Documento de design

O documento de design mostra os componentes de design de alto ou baixo nível do sistema. O documento de design usado para design de alto nível gradualmente evolui para incluir detalhes de design de baixo nível. Este documento descreve as estratégias de arquitetura do sistema.

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Plano de trabalho / estimativa

Um plano de trabalho define as fases, atividades e tarefas necessárias para entregar um projeto. Os prazos necessários para entregar um projeto, bem como recursos e marcos, também são mostrados em um plano de trabalho. O plano de trabalho é referido continuamente ao longo do projeto. O progresso real é revisado diariamente contra o plano declarado e, portanto, é o documento mais importante para entregar projetos com sucesso.

Matriz de rastreabilidade

Uma matriz de rastreabilidade é uma tabela que rastreia um requisito para os testes necessários para verificar se o requisito foi atendido. Uma boa matriz de rastreabilidade fornecerá rastreabilidade para trás e para frente: um requisito pode ser rastreado para um teste e um teste para um requisito.

Rastreador de problemas

Um rastreador de problemas gerencia e mantém uma lista de problemas. Isso ajuda a adicionar problemas, atribuí-los a pessoas e rastrear o status e as responsabilidades atuais. Também ajuda a desenvolver uma base de conhecimento que contém informações sobre resoluções para problemas comuns.

Documento de Gerenciamento de Mudanças

Um documento de gerenciamento de mudanças é usado para capturar o progresso e registrar todas as alterações feitas em um sistema. Isso ajuda na ligação de efeitos adversos imprevistos de uma mudança.

Documento de teste

Um documento de teste inclui plano de teste e casos de teste. Um caso de teste é um procedimento detalhado que testa completamente um recurso ou um aspecto de um recurso. Enquanto um plano de teste descreve o que testar, um caso de teste descreve como realizar um teste específico.

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Documento Técnico

O documento técnico inclui a definição e especificação do produto, projeto, fabricação / desenvolvimento, garantia de qualidade, responsabilidade do produto / sistema, apresentação do produto, descrição dos recursos, funções e interfaces, uso seguro e correto, serviço e reparo de um produto técnico, bem como sua segurança disposição.

Documento Funcional

As especificações funcionais definem o funcionamento interno do sistema proposto. Eles não incluem a especificação de como a função do sistema será implementada. Em vez disso, a documentação do projeto se concentra no que vários outros agentes (como pessoas ou um computador) podem observar ao interagir com o sistema.

Manual do usuário

20,8 px; text-align: justify; "> Manual do Usuário é o procedimento operacional padrão para o sistema.

Plano de Transição / Rollout

O plano de implementação inclui instruções detalhadas sobre como implementar o sistema em uma organização . Inclui o planejamento esquemático das etapas e fases de rollout. Também descreve o plano de treinamento do sistema.

Documento de entrega

O documento de entrega é uma sinopse do sistema com uma listagem de todas as entregas do sistema.

Encerramento do contrato

O encerramento do contrato refere-se ao processo de conclusão de todas as tarefas e termos que são mencionados como entregáveis ​​e pendentes após a redação inicial do contrato. Isso só é aplicável em casos de projetos terceirizados.

Lições aprendidas

As lições aprendidas na documentação do projeto são usadas nos pontos médios do projeto e na conclusão do projeto para catalogar novas aprendizagens significativas que evoluíram como resultado do projeto. Eles são usados ​​para construir a base de conhecimento para a organização e estabelecer uma história de
melhores e piores práticas na implementação do projeto e na relação com o cliente.

A boa documentação do projeto é certamente um elemento obrigatório no gerenciamento de projetos, mas também é extremamente útil para manter os projetos acelerar o ritmo, garantindo que todas as partes interessadas sejam tão informadas quanto possível e ajudando a organização a fazer melhores melhorias em projetos futuros. Esperamos que esta informação seja útil para você e lhe deseje boa sorte na sua jornada de certificação PMP® .

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About the Author

Eshna is a writer at Simplilearn. She has done Masters in Journalism and Mass Communication and is a Gold Medalist in the same. A voracious reader, she has penned several articles in leading national newspapers like TOI, HT and The Telegraph. She loves traveling and photography.

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