Como você pode economizar dinheiro ao executar as implementações do projeto?

Como você pode economizar dinheiro ao executar as implementações do projeto?


O sistema de gerenciamento de projetos é uma metodologia exata e intrincada que reúne todos os envolvidos no projeto. Os principais objetivos básicos de uma empresa de implementação de projetos não mudaram muito ao longo do tempo. O mantra básico é que você pode economizar dinheiro cumprindo prazos e realizando um ótimo trabalho.

O que é a implementação do projeto?

A implementação do projeto pode ser definida como um processo em que “as entradas em um projeto se tornam as saídas de um projeto e as mesmas são visíveis no esboço do projeto”. O processo envolve uma seqüência de atividades que devem ser projetadas, conduzidas e gerenciadas; isso requer emprego de recursos. O gerenciamento eficaz de todo o trabalho realizado é essencial para que o gerente de projeto possa ser concluído dentro do cronograma e dentro do orçamento definido.

As implementações do projeto são categorizadas da seguinte forma:

  • Colocar em ação as atividades do projeto
  • Colocar em prática o que foi proposto no documento do projeto, ou seja, transformar a proposta do projeto no projeto real
  • Gestão do projeto ou execução das intenções do projeto

Projeto, a implementação é realizada seguindo o cronograma já estabelecido ou plano de trabalho. Isso leva à realização de saídas do projeto e objetivos imediatos.

A implementação do projeto é geralmente realizada pelas pessoas ou empresas que prepararam o projeto e que têm a capacidade e o suporte para isso. Os indivíduos ou organizações são referidos como o grupo de implementação . O grupo de implementação cria e elabora a entidade de implementação do projeto, que finalmente executará a implementação.

Para garantir que o projeto
Para garantir que o projeto permaneça dentro dos limites de um orçamento estimado e, portanto, economize custos e dinheiro durante a implementação do projeto, é necessário que a previsão de custos, o cronograma e os sistemas de valor agregado sejam complementares e interativos.

A maioria dos gerentes de projetos bem-sucedidos fez uma mudança de paradigma em seu processo de pensamento e se afastou da tradição ou do "pensamento de silo". E essa mudança envolve seguir as três regras que, quando aplicadas, significam "sucesso".

Regra 1- A Equipe

Identificar e reunir a equipe certa no início da fase do projeto, organizando uma reunião de equipe. Quando a equipe certa é identificada, a equipe deve ser composta pelas pessoas-chave que são representativas de seu papel e funções. E então a SOW, que inclui detalhes do projeto, como horário de início, estimativas de custos e orçamento e outros cronogramas relevantes, é compartilhada e transmitida à equipe.

Regra 2- Preparação para Contratempos

Muitas vezes, não discutimos atrasos ou obstáculos na realização do projeto. Reconhecer e aceitar que qualquer projeto enfrentará problemas ou obstáculos é o primeiro passo em que planejamos antecipadamente qualquer eventualidade. Antecipar a frente, detectar problemas e eliminá-los pode ajudar no fator custo.

Regra 3- Fim "Processo de Pensamento Baseado em Silo"

Um processo de pensamento que evolui de um pensamento básico em nível de silos para uma abordagem mais proativa e prática é necessário, pois isso pode afetar o tempo e o dinheiro do projeto. No início do projeto, as ideias estão fluindo, com muitos insumos e ideias. Mas tudo isso requer uma definição, identificação e posicionamento para que se mova na mesma direção. Com interações e reuniões constantes, todos os marcos do projeto podem ser estabelecidas e isso incluiria programação, previsão e estimativa.

Etapas que contribuem para economizar dinheiro em um projeto

Economia Financeira

Não há nada de pequeno em um sistema de gerenciamento de projetos . Portanto, qualquer erro no processo de implementação do projeto, certamente afeta os fundos. O gerenciamento eficaz de projetos diminui o risco de erros e supervisão e reduz os custos em todas as conjunturas da implementação do projeto, desde a fase de conceito até a finalização, conclusão e entrega do projeto.

Economia de tempo

A receita conhecida para o tempo "O tempo significa dinheiro" é relevante como sempre. O cumprimento dos prazos de implementação do projeto é de importância primordial para a realização em geral. O gerenciamento de projetos programados pode reduzir consideravelmente os prazos de execução de projetos, pois gera um sistema de controle geral compreensível, gerenciamento eficiente de gerenciamento e um curso operacional sincronizado.

Controle de qualidade

Reduzir muito tempo e dinheiro pode ser infundado se a qualidade do desempenho ou da produção não for boa. O fator resultante seria aumentar o tempo e o dinheiro gastos nas atividades de acompanhamento para se ajustar corretamente e tentar atender a todos os requisitos e sistemas de qualidade. O trabalho de qualidade deve ser mantido, adequando-se a todos os requisitos do projeto.

Pesquisando e Buscando Entradas de Empregados

Adotar boas ideias de funcionários e desenvolvê-las da conceituação à realização requer visualização e planejamento detalhado. Realizando uma pesquisa em funcionalidades e questões é necessário para aumentar a taxa de sucesso e evitar falhas. O mesmo deve ser compartilhado com todas as partes interessadas e chegar a uma conclusão.

POA e Costing

Crie um plano fiscal e um POA. Todas as projeções devem ser práticas, realistas e realizáveis. Uma vez que a pesquisa, o POA e o plano fiscal estejam concluídos, o projeto pode ser iniciado.

Supervisão

Se um funcionário contribuiu com a ideia, tê-lo assumindo a responsabilidade pela implementação do projeto é prático e sensato. Isso, juntamente com a supervisão regular da administração, geraria um resultado positivo e uma taxa de sucesso melhor.

Monitoramento e Revisão

Fechar a verificação do projeto durante a fase inicial é muito crucial. Durante os primeiros estágios, muito tempo, orientação e apoio são necessários. O envolvimento necessário daqueles que examinam o projeto pode evitar erros, reduzir despesas e até levar ao cancelamento do projeto se as perspectivas não forem promissoras.

Categorizando o Orçamento

O ditado, "Tempo é Dinheiro", é uma citação adequada e adequada. Tempo e dinheiro são comparáveis ​​e conectados. Para manter nossos parâmetros de orçamento enxutos, temos que gastar dinheiro de forma criteriosa apenas para economizar dinheiro.
O orçamento do projeto deve conter todos os custos. Isso inclui custos reais, custos existentes, custos antecipados, custos externos e uma contingência para custos inesperados ou escalonamentos.

Aqui estão alguns esboços que ajudariam a garantir um orçamento bem definido e pragmático:

  1. Presumindo que os recursos podem não estar entregando seu percentual de centavo o tempo todo, a produtividade pode oscilar e é melhor mantê-lo por volta de 70-80% do seu tempo de contribuição.
  2. Indivíduos que trabalham em mais de um projeto geralmente demoram mais tempo para concluir e enviar suas tarefas, porque são multi-tarefas entre projetos atribuídos.
  3. Os recursos geralmente são positivos e muitas vezes julgam mal o tempo gasto para a conclusão da tarefa.
  4. Consulte, confira, pergunte e encontre pessoas para reunir as suas experiências e também as suas quando entender ao fazer o orçamento.
  5. Sempre consulte um profissional ou um especialista para reunir seu ponto de vista.
  6. Todas as aproximações e estimativas devem compreender o tempo de gerenciamento.
  7. Sempre faça um plano de contingência para endereçamento de problemas, reuniões, eventos repentinos e outros acontecimentos imprevistos.
  8. O cálculo de custo de cada tarefa deve ser destacado em uma configuração de divisão de tarefa para derivar o custo total do que tentar obter um custo total do projeto.
  9. Além disso, qualquer carga de trabalho ou trabalho imprevisto também deve ser considerado e uma certa alocação deve ser feita para o trabalho que não pode ser definido e só aconteceria no evento ou poderia acontecer ou não.
  10. Comunique quaisquer hipóteses, eliminações, segregações ou limitações que possam estar presentes para o cliente antecipadamente.
  11. Apresente relatórios de orçamento regular para clientes e membros da equipe, para que todos estejam cientes e estejam na mesma página.

Alguns erros comuns

  • Falta de orçamento.
  • Fornecer fundos de forma improvisada.
  • As despesas principais não são claramente identificadas mais cedo e o resultado seria o cancelamento do projeto mais tarde devido à escassez de fundos.
  • Nenhum controle ou verificação da despesa real em relação às despesas planejadas.

Ferramentas que auxiliam na identificação de técnicas de gerenciamento de projetos e são listadas Ferramentas que auxiliam na identificação de técnicas de gerenciamento de projetos e estão listadas abaixo:

  1. Elaborar um relatório de custos. Isso leva a estimativa e converte o mesmo em um orçamento codificado, onde os fundos e o tempo atribuídos e gastos são contabilizados.
  2. Como o custo e o cronograma são interconectados, o agendamento ou a previsão é uma ferramenta eficaz. Usar e garantir o cronograma como um método de caminho crítico (CPM) preciso, no qual calculamos quando o projeto seria concluído dentro do tempo estipulado e não apenas a conta para o trabalho ser concluído.
  3. A terceira ferramenta para detectar problemas é a prática de empregar um gerenciamento de valor agregado usado para medir a conclusão do trabalho. Aqui, o que funciona melhor para maximizar os resultados é pegar os recursos e fundos alocados e convertê-los em horas-homem com uma taxa média para diferentes funcionalidades e, em seguida, alocar as horas orçamentárias às funcionalidades. Também manter um par de verificações em todas as etapas ajuda na validação e assegura que a super ênfase do progresso não aconteça.

As ferramentas quando implementadas para previsão em um projeto mostrarão a data de conclusão e o cálculo de custos. Se um problema surgisse, então o problema já foi identificado e fazendo correções ou alterações, ele é corrigido.

Conclusão

Para um ambiente de gerenciamento de projetos adequado, as organizações e os indivíduos devem aprender a gerenciar efetivamente as técnicas de gerenciamento de projetos mencionadas acima para economizar dinheiro durante os estágios de implementação do projeto. Se as regras e esquemas adequados, como estimativa, previsão, programação e orçamento adequados, forem realizados, ajudar a ter uma melhor compreensão das melhores práticas bem-sucedidas e estabelecidas no gerenciamento de projetos, e isso pode fazer essa diferença fundamental entre os projetos que mal conseguem gerenciar projetos gerenciados com êxito.

Apêndice

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