Noções básicas de gerenciamento de projetos

Noções básicas de gerenciamento de projetos
Author

Chandana

Last updated September 4, 2017


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Neste post vamos discutir os conceitos básicos do gerenciamento de projetos. Começaremos analisando o que é um termo de abertura do projeto e definindo a declaração do problema. À medida que progredimos, discutiremos o escopo do projeto, as métricas do projeto, algumas ferramentas de planejamento do projeto, a documentação do projeto, a análise de risco do projeto e, finalmente, o encerramento do projeto.

Declaração do problema

O primeiro passo para iniciar um novo projeto é definir a declaração do problema. Uma definição de problema claramente definida e mensurável é o primeiro passo de um projeto. Além disso, um calendário de metas também deve ser incluído.

Em outras palavras, a declaração do problema deve ser uma descrição clara e concisa do problema. Deve ser quantificável com uma métrica que inclua unidades. A declaração do problema deve identificar a lacuna no desempenho, reconhecendo o estado atual do desempenho ou da linha de base e também o reconhecimento dos melhores níveis de desempenho da classe. Não deve conter soluções ou causas.

Carta do Projeto

Uma carta é um documento escrito que define a missão, o escopo de operação, os objetivos, o cronograma e as conseqüências da equipe. Cartas podem ser desenvolvidas pela alta gerência e apresentadas às equipes, ou vice-versa. Em ambos os casos, a alta gerência deve endossar a carta do projeto da equipe para fornecer a direção e o suporte necessários para o sucesso da equipe.

A carta de equipe deve incluir objetivos mensuráveis ​​a serem alcançados no projeto. A carta também define o escopo organizacional e operacional do projeto. Um bom regulamento contém uma seção que inclui suporte e compromisso da alta administração.

Seções de fretamento de projeto

As principais seções de uma carta de projeto são nome e descrição do projeto, nome do gerente de projeto, requisitos de negócios, propósito do projeto, requisitos de partes interessadas e partes interessadas, prazos amplos, principais entregas, restrições e suposições, e o resumo do orçamento da carta.

Exemplo de Carta do Projeto

Vamos dar uma olhada em um exemplo de projeto para um projeto de atualização de TI. O título do projeto é Projeto de Atualização de Tecnologia da Informação. A data de início é quatro de fevereiro, vinte e dez, enquanto a data de término do projeto é quatro de novembro, vinte e dez. Neste caso, temos um gerente de projeto com o nome de Person C, seu email sendo abc em xyz dot com.

O objetivo do projeto é atualizar hardware e software para aproximadamente dois mil funcionários em nove meses, com base nos padrões corporativos. Também temos uma folha de referência que descreve os novos padrões. As atualizações podem afetar servidores e hardware e software de rede associados. O orçamento para este projeto é de um milhão de dólares para hardware e software e quinhentos mil dólares para mão-de-obra.

Uma abordagem planejada deve ser tomada. Para começar, o banco de dados de inventário de tecnologia da informação deve ser atualizado para determinar as necessidades de atualização. Uma estimativa de custo detalhada deve ser criada para o projeto e reportada ao diretor de informações, o CIO. Solicitações de cotação devem ser feitas para obter equipamentos de hardware e software. Finalmente, para o planejamento, análise e instalação do projeto, a equipe interna deve ser usada.

Vamos olhar para os papéis e responsabilidades de vários funcionários em uma organização

A pessoa A é o diretor executivo, o CEO da empresa e é responsável por patrocinar o projeto e monitorar o projeto também.

A pessoa B é o diretor de informações. Sua responsabilidade é monitorar o projeto e fornecer pessoal para os projetos.

A pessoa C é o gerente de projeto e é responsável pelo planejamento e execução do projeto.

A pessoa D é o diretor de operações de TI e é responsável por orientar o gerente de projeto.

A pessoa E é o vice-presidente de recursos humanos e suas responsabilidades incluem fornecer pessoal para as atividades do projeto e emitir o memorando relacionado ao projeto para todos os funcionários.

A pessoa F é o diretor de compras e ajuda na compra de equipamentos de hardware e ferramentas de software.

Plano de projeto

Um plano de projeto é o documento final aprovado que é usado para gerenciar e controlar os vários processos dentro do projeto e garantir sua execução contínua.

O gerente de projeto usa o termo de abertura do projeto como uma entrada para criar um plano de projeto detalhado. Um plano de projeto compreende várias seções, destacando-se a abordagem de gerenciamento de projetos, a declaração de escopo, a estrutura analítica do projeto, as estimativas de custos, o cronograma, a definição das linhas de base de desempenho, a marcação dos principais marcos a serem atingidos, os principais membros e a equipe necessária para o projeto. Também inclui os principais riscos envolvidos e as várias decisões pendentes e pendentes relacionadas ao projeto. Além disso, também contém referências a outros planos subsidiários para gerenciamento de riscos, escopo e cronograma, etc.

Escopo do Projeto

O escopo do projeto define, desenvolve e analisa os limites do projeto, garantindo o valor adequado do projeto para o cliente. Também se refere a todo o trabalho envolvido na criação dos vários produtos do projeto e vários processos usados ​​para criá-los. O gerenciamento do escopo do projeto tem um papel importante a desempenhar. Inclui os vários processos envolvidos na definição e controle do que está incluído e do que não está incluído no projeto. Vamos definir alguns termos associados ao escopo do projeto.

O Planejamento do Escopo é o processo de decidir como o escopo do projeto será definido, verificado e controlado.

A definição do escopo é o processo de revisar o termo de abertura do projeto e a declaração preliminar do escopo e adicionar mais informações à medida que mais requisitos são desenvolvidos e muitas solicitações de mudança são aprovadas.

O trabalho Estrutura de divisão ou EAP (pronuncia-se como EAP) é uma ferramenta usada para definir e agrupar as entregas do projeto e os elementos de trabalho em componentes menores, organizados e gerenciáveis.

O processo de receber formalmente a aceitação do escopo do projeto pelas partes interessadas e patrocinadores é conhecido como verificação do escopo.

O controle do escopo é uma das chaves para o gerenciamento eficaz de projetos. O controle de escopo permite alterações ou acréscimo de tarefas críticas sem adicionar itens desnecessários que podem fazer com que o projeto perca prazos críticos. Em outras palavras, o controle do escopo é tudo sobre como controlar as mudanças no escopo do projeto. No próximo slide, veremos as várias técnicas usadas para identificar o escopo do projeto.

Técnicas para identificar o escopo do projeto

O escopo do projeto pode ser interpretado a partir da declaração do problema e do termo de abertura do projeto usando várias ferramentas, como o gráfico de Pareto e o mapa SIPOC (see-pock). Nós os discutimos em detalhes nos slides anteriores desta sessão.

O princípio por trás da carta de Pareto ou do princípio oitenta e vinte como a conhecemos é de poucos e muitos triviais. O gráfico de Pareto ajuda as equipes a reduzir o escopo do projeto identificando as causas que têm maior impacto no resultado do projeto.

O mapa SIPOC é um mapa de processo de alto nível que ajuda todos os membros da equipe a entender as funções do processo em termos de questões como quem são os fornecedores, quais são as entradas deles, quais são os produtos que podem ser obtidos e quem são os clientes. Como discutido anteriormente, o SIPOC representa fornecedores, insumos, saídas de processos e clientes.

Métricas Primárias do Projeto

Os elementos fundamentais necessários para medir o progresso de um projeto são as métricas do projeto. Eles são necessários para garantir que os requisitos do projeto sejam mensuráveis ​​e controlados durante todo o projeto. Na definição fase, desenvolvemos as principais métricas do projeto, no entanto, elas não são finalizadas até a fase de medição do projeto.

Várias fontes nos fornecem as principais métricas para consideração no projeto. Essas fontes são os suprimentos, processos internos e clientes. As principais métricas para o projeto são qualidade, tempo de ciclo, custo, valor e mão de obra.

Métricas secundárias do projeto

Depois de chegarmos às métricas primárias do projeto, avançamos para derivar as métricas secundárias. As métricas secundárias do projeto geralmente são a representação numérica das métricas principais.

Alguns dos exemplos de métricas secundárias incluiriam o número de defeitos por unidade ou DPU, o número de defeitos por milhão de oportunidades ou DPMO, a idade média dos recebíveis, o número de linhas de código de software livre de erros e a redução na quantidade de defeitos. sucatear.

Ferramentas de planejamento de projetos

O gerente de projeto usa várias ferramentas para planejar e controlar um projeto. Uma das ferramentas que ele usa é o gráfico de Pareto. Nós discutimos isso nos slides anteriores. À medida que prosseguirmos, analisaremos outros métodos e ferramentas empregados no planejamento de projetos.

Outras ferramentas proeminentes incluem o diagrama de rede, o método de caminho crítico também chamado de CPM, a técnica de avaliação e revisão de programa que também é conhecida como método PERT, gráficos de Gantt e estruturas de divisão de trabalho também conhecidas como WBS.

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