Top 7 Basics você nunca deve esquecer em Project Management

Top 7 Basics você nunca deve esquecer em Project Management
Author

Priyanka Mehta

Last updated March 10, 2017


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Existem 7 regras básicas que determinam o destino de um projeto. As regras que definem a diferença entre um projeto em dificuldades e um projeto bem-sucedido. Existem 7 aspectos básicos, porém críticos, do gerenciamento de projetos que tornam os projetos bem-sucedidos.

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Gaste mais tempo planejando o projeto
O planejamento é o aspecto mais crítico de um projeto e seu primeiro passo é definir claramente os objetivos. Uma vez que suas metas são definidas, agora é hora de você debater as tarefas necessárias para concluir seu projeto. Solicitar tarefas e atribuir tempo estimado para conclusão ajuda você a agendar suas atividades e preparar um cronograma para o projeto. O próximo passo é identificar marcos significativos e dividir o plano em uma programação semanal. Agora que seu plano está pronto, agora é hora de atribuir recursos em termos de homem e material.

Certifique-se de passar 20 minutos todos os dias com sua equipe de manhã, planejando o dia. Isso não só mantém o foco da equipe intacto, mas também fornece uma estrutura para a tomada de decisão informada.

Cuidar dos membros de sua equipe
Certifique-se de que os grupos certos de pessoas recebam o tipo certo de trabalho. Incentive sua equipe a aumentar suas habilidades e conhecimento de padrões, processos e metodologias. É muito importante para você passar tempo de qualidade com os membros de sua equipe, como você faz com seus filhos. Ouça-os, incentive-os e cuide deles. Comemore seus sucessos. Ajude-os a melhorar sua competência pessoal e profissional.

Siga o plano de comunicação
A comunicação forma o cerne do gerenciamento eficaz de projetos. O planejamento de comunicação nada mais é do que um processo passo a passo que ajuda você a resumir logicamente o que quer dizer ao público-alvo e mapear como você entregará essa mensagem. É muito importante seguir o plano de comunicação. A comunicação sustentada com todas as partes interessadas é muito crítica para o projeto. Isso também ajuda a garantir comprometimento.

Implementar procedimentos eficientes de monitoramento e controle
Procedimentos eficientes para monitorar e controlar um projeto ajudam a acessar, priorizar e corrigir quaisquer desvios do plano inicial. Isso também ajuda a prever o desempenho futuro do projeto e garante o controle efetivo dos aspectos de risco, qualidade, tempo, custo e gerenciamento de projetos. À medida que os projetos aumentam em escala e natureza à medida que progride, também é importante avaliar a eficácia dos procedimentos de monitoramento que estão sendo seguidos. Essas revisões de procedimentos devem abranger o ciclo de vida do projeto.

Documentação Completa
É muito importante para você, como gerente de projeto, certificar-se de que a documentação esteja completa em todos os aspectos. A documentação começa a partir do momento em que o projeto é iniciado. O termo de abertura do projeto e o documento de requisitos são os primeiros documentos para começar. Depois, é a vez do plano do projeto, que inclui horas, riscos, aquisições, qualidade, custo e, por último, mas não menos importante, a linha de base em termos de cronograma. Uma vez que o projeto tenha começado, é hora de revisões e relatórios de progresso. Todos os problemas e riscos desconhecidos encontrados durante o projeto estão documentados.

O atraso, se houver, da linha de base inicial é comunicado a todas as partes interessadas, conforme o plano de comunicação, por motivos. À medida que o projeto se aproxima do No final, é hora de você começar a documentar as lições aprendidas e as melhores práticas. Eles são ativos de valor inestimável para a organização e podem ser encaminhados para quaisquer projetos futuros. Este é um resultado da reunião post-mortem do projeto enquanto o projeto está indo para o final. O objetivo de documentá-los é aprender o que falhou e o que foi bem-sucedido e usar essas informações no futuro. Isso forma a base de conhecimento para a organização olhar para as deficiências e continuar no futuro.

Validar o produto final
É muito importante que você programe tempo com o cliente para revisar todas as entregas. Isso lhe dá a oportunidade de estar na mesma página do seu cliente e evitar qualquer confusão. Um período de revisão definido deve ser definido no início do projeto para garantir a entrega oportuna de todos os produtos . Uma aprovação na lista de entregas também é importante para garantir que todos estejam de acordo. Uma aprovação final do projeto durante a entrega também é um aspecto necessário, mas certifique-se de que o cliente não se sinta pressionado a se desligar.

Garantir o fechamento administrativo e contratual
Quando o projeto terminar, verifique se você, como gerente de projeto, verifica todos os termos e condições do contrato (se houver). Certifique-se de que todas as faturas sejam recebidas, verificadas e enviadas para pagamento. Feche todas as contas financeiras sempre que necessário. Assegure também o encerramento administrativo adequado.

Conclusão
Projetos onde as pessoas são respeitadas, os processos são seguidos e as revisões são consistentes com mais sucesso. Então agora é hora de você se preparar e ter certeza de seguir as 7 regras para que seu projeto seja um sucesso. Boa sorte !!!

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Priyanka Mehta is PMP, ITIL, Six Sigma Green Belt and CLP Certified professional with over 14 years of extensive experience in the areas of IT Application Planning, Project/Program Management, Service Delivery Operations & Team Management.


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