Ferramentas utilizadas pelo gerente de projetos para planejamento de projetos

Caixa de ferramentas do gerente de projetos: Ferramentas obrigatórias de planejamento de projetos
Author

Chandana

Last updated June 6, 2018


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O gerenciamento de projetos envolve a compreensão de uma ampla variedade de tópicos - do gerenciamento de pessoas à estratégia, processamento de números, TI e comunicações. Todos esses aspectos díspares de um negócio vêm com suas próprias ferramentas. Neste artigo, vamos dar uma olhada em alguns dos itens mais importantes no kit de ferramentas de planejamento de um gerente de projeto para ajudar a planejar, monitorar o progresso, identificar caminhos críticos e outras tarefas necessárias para que um projeto seja executado sem problemas.

Diagramas de Rede

Os diagramas de rede são uma das ferramentas de gerenciamento de projetos que um gerente de projeto usa para o planejamento de projetos. Às vezes, também é chamado de diagrama de "Seta" porque usa setas para conectar atividades e representar precedência e interdependências entre as atividades de um projeto.

Existem algumas suposições que precisam ser feitas ao formar o Diagrama de Rede . A primeira suposição é que, antes de uma nova atividade começar, todas as atividades pendentes devem ter sido concluídas. A segunda suposição é que todas as setas indicam precedência lógica. Isso significa que a direção da seta representa a sequência que as atividades precisam seguir. A última suposição é que um diagrama de rede deve iniciar a partir de um único evento e terminar com um único evento. Não pode haver vários pontos de início e fim no diagrama de rede.

Para que o diagrama de rede calcule a duração total do projeto, o gerente de projeto precisa definir quatro datas para cada tarefa. As duas primeiras datas referem-se à data em que a tarefa pode ser iniciada. A primeira data é Early Start - essa tarefa de data mais antiga pode ser iniciada. A segunda data é Late Start - esta é a última data em que a tarefa deve começar.

As duas outras datas referem-se às datas em que a tarefa é concluída. Early Finish é a primeira data em que a tarefa pode ser concluída, enquanto Late Finish é a última data em que a tarefa deve ser concluída. A duração da tarefa é calculada como a diferença entre o início antecipado e o término antecipado da tarefa. A diferença entre o início antecipado e o início tardio da tarefa é chamada de tempo de folga disponível para a tarefa. O Slack também pode ser calculado como a diferença entre as datas Early Finish e Late Finish da tarefa. O tempo de folga de uma tarefa é a quantidade de tempo que a tarefa pode ser atrasada antes de causar um atraso na linha do tempo geral do projeto.

Método do Caminho Crítico

O método Critical Path , ou CPM, é uma importante ferramenta de planejamento de projeto usada pelos gerentes de projeto para monitorar o progresso do projeto para garantir que o projeto esteja dentro do cronograma. O Caminho Crítico de um projeto é a sequência mais longa de atividades no diagrama de rede e é caracterizado por zero de folga para todas as atividades na sequência. Isso significa que um pequeno atraso em qualquer uma das atividades no caminho crítico causará um atraso no cronograma geral do projeto.

Isso torna muito importante para o gerente de projeto monitorar de perto as atividades no caminho crítico e garantir que as atividades ocorram sem problemas. Se necessário, o gerente de projeto pode desviar recursos de outras atividades que não estão no caminho crítico para atividades no caminho crítico para garantir que o projeto não seja atrasado. Quando um gerente de projeto remove recursos de tais atividades, ele precisa garantir que a atividade não se torne uma atividade de caminho crítico devido ao número reduzido de recursos.

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Durante a execução do projeto, o caminho crítico pode facilmente mudar como resultado de múltiplos fatores e o gerente de projeto deve monitorá-lo constantemente. Um projeto complexo também pode ter vários caminhos críticos ao mesmo tempo.

Avaliação de Programa (ou Projeto) e Técnica de Revisão

A Técnica de Avaliação e Avaliação do Programa (ou Projeto), comumente abreviada como PERT, é uma forma das ferramentas de gerenciamento de projetos do Diagrama de Rede que acabamos de discutir. O PERT também é usado para identificar o caminho crítico para o projeto. Essa técnica foi desenvolvida para simplificar o planejamento e o planejamento de projetos grandes e complexos e criar estimativas mais realistas para a duração de cada atividade. Enquanto o Diagrama de Rede padrão usa uma estimativa para a duração de cada atividade, o PERT envolve três tipos de estimativas para cada atividade.

A primeira estimativa é uma estimativa otimista representada como (pronunciado TO). A estimativa otimista considera todos os fatores que afetam a atividade a favor da atividade. Por exemplo, estimativas otimistas assumirão que nenhum problema será encontrado durante a atividade e que todos os recursos serão executados nos níveis mais altos de eficiência. As estimativas otimistas são, portanto, ligeiramente inferiores às outras estimativas.

A segunda estimativa é chamada de estimativa “mais provável” e é representada como tm (pronunciado como TM). Essa estimativa assume que a atividade encontrará alguns problemas durante a execução e fornece alguns buffers de contingência na estimativa. A terceira estimativa é a Estimativa “pessimista” e é representada por tp (pronunciado como TP). Essa estimativa pressupõe que tudo que pode dar errado ocorrerá errado durante a execução da atividade. Essa estimativa, portanto, inclui grandes buffers de contingência e é a mais alta entre todas as três estimativas.

A estimativa realista para a atividade é representada por te (pronunciado como TE) e é calculada tomando uma média de todas as três estimativas. Ao calcular a média, a estimativa “mais provável” recebe um peso de 4, enquanto as outras duas estimativas são tratadas como estão.

A estimativa final realista calculada usando PERT leva muito mais tempo para calcular, mas é muito mais realista do que as estimativas calculadas sem PERT.

Gráfico de Gantt

Desenvolvido por Henry Laurence Gantt em 1910, o Gráfico de Gantt fornece uma programação gráfica para planejar e controlar o projeto e registrar o progresso em direção à conclusão de várias atividades no projeto. É uma ótima ferramenta de planejamento de projetos, pois representa o cronograma do projeto como gráficos de barras espalhados em uma linha do tempo. O progresso de cada atividade é indicado em uma cor separada da duração planejada da atividade. A diferença nas cores e no comprimento do gráfico de barras ajuda os gerentes de projeto a identificar atrasos ou agendar ocorrências no projeto.

Os gráficos de Gantt ajudam a representar uma grande quantidade de informações em uma forma gráfica compacta.

TrabalhoDemolirEstrutura

Uma estrutura analítica do projeto, também chamada de WBS , é uma abordagem hierárquica orientada decomposição do trabalho. Geralmente, ela é usada como uma ferramenta de planejamento de projeto para definir o escopo total do projeto e identificar as entregas necessárias para o projeto. O fornecimento detalhado de resultados do projeto permite que todos os envolvidos tenham um entendimento comum sobre o escopo do projeto - cada equipe sabe exatamente o que precisa ser desenvolvido.

A EAP divide cada entrega de projeto e trabalho de projeto em componentes menores e mais gerenciáveis. Itens no nível mais baixo da EAP são chamados de Pacotes de Trabalho. Um pacote de trabalho pode ser programado, estimado, monitorado e controlado individualmente. Quebrar um projeto grande em pacotes de trabalho menores permite que o projeto seja melhor planejado, rastreado e gerenciado.

Documentação do projeto

Documentação do Projeto refere-se à criação de documentos que fornecem detalhes sobre o projeto. Esses documentos são usados ​​para obter uma melhor compreensão do projeto, prevenindo e resolvendo conflitos entre as partes interessadas e compartilhando planos e status para o projeto. Documentar um projeto é crítico em todas as fases do projeto. A documentação serve como uma prova escrita para a execução do projeto, ajudando as equipes de projeto a alcançar um entendimento comum dos requisitos do projeto e do status do projeto.

Dependendo da natureza do projeto, cada projeto produz vários documentos diferentes. Alguns desses documentos incluem o termo de abertura do projeto e o plano do projeto (e seus planos subsidiários). Outros exemplos de documentação do projeto incluem relatórios de status do projeto, incluindo o Relatório de principais marcos, itens de riscos e itens de ação pendentes. A frequência desses relatórios é determinada pela necessidade e complexidade do projeto; esses relatórios são enviados a todas as partes interessadas para mantê-los a par do status do projeto.

Conclusão

Se você está trabalhando para a certificação PMP®, sabe que há muito o que aprender. Entender quais ferramentas usar junto e quando usá-las é útil não apenas para passar no exame, mas também para se tornar um gerente de projetos bem-sucedido no futuro.

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About the Author

Chandana is working as a Senior Content Writer in Simplilearn.com and handles variety of creative writing jobs. She has done M.A. in English Literature from Gauhati University. A PRINCE2 Foundation certified, she has a unique and refreshing style of writing which can engross the readers to devour each sentence of her write-ups.

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