Selecionando o significado da diferenciação - projeto, programa e portfólio

Selecionando o significado da diferenciação - projeto, programa e portfólio
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Priyanka Mehta

Last updated March 12, 2013


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Existem termos como projeto, programa e portfólio freqüentemente usados ​​em cenários de negócios, mas realmente entendemos o que cada um deles significa? Nós realmente entendemos como eles diferem uns dos outros? Sabemos as ligações críticas entre os três termos? Todos os três termos realmente se referem à maneira de fazer algo - o bem conhecido anúncio da Nike - " Just Do It ". Concentre-se no que deve ser feito e apenas faça isso em uma casca de noz. Mas à medida que falamos mais sobre as organizações, que têm vários projetos, recursos limitados, restrições e prioridades variadas, é muito importante entendermos o significado de cada um dos termos, a saber, projeto, programa e portfólio.

O projeto é um empreendimento temporário realizado para atender a uma meta quantificável dentro de uma data inicial e final definida. É uma arte de organizar os componentes do projeto. Enquanto o gerenciamento de projetos lida com um único projeto, o gerenciamento de programas e portfólios fala sobre o gerenciamento de vários projetos.

O gerenciamento de programas lida com vários projetos que coletivamente produzem e combinam resultados de negócios, ou seja, eles têm interdependências. O gerenciamento dessas interdependências contra o alcance do objetivo final é denominado gerenciamento de programa. Todos os projetos em um programa são relacionados por meio de um objetivo comum.

No entanto, o gerenciamento de vários projetos que não compartilham um objetivo ou objetivo comum é denominado como um portfólio. Os projetos em um portfólio podem se relacionar uns com os outros por meio de fundos comuns, tecnologia ou partes interessadas. O principal desafio do gerenciamento de projetos é atingir todas as metas levando em conta as restrições típicas de escopo, tempo e orçamento.

O segundo desafio é otimizar e integrar todos os insumos necessários para atender aos objetivos pré-definidos de um programa. O gerenciamento de programas ajuda na coordenação de maneiras de obter benefícios que não estão disponíveis ao gerenciar os projetos individualmente. Um típico A abordagem de gerenciamento de projetos é um modelo de 5 estágios de iniciação, planejamento, execução, monitoramento e fechamento.

Não é necessário que um projeto passe por todos os estágios antes que ele seja concluído e pode haver projetos em que o projeto passará por algumas etapas várias vezes. O início de um projeto ajuda a definir a lista de entregas do projeto. Isso é feito por meio de um termo de abertura do projeto. Uma vez iniciado, um projeto é planejado com uma lista de atividades do projeto.

Todas as atividades do projeto estão relacionadas entre si e possuem uma duração definida, os recursos necessários e o custo envolvido. Todos esses parâmetros podem ter restrições que geralmente se relacionam ao cronograma, recursos, orçamento e escopo. Quando um projeto é planejado, ele é executado de acordo com o planejamento já feito para um projeto. Os projetos são monitorados e controlados levando em consideração o plano do projeto. Isso ajuda o gerente de projeto a entender como o projeto está progredindo até o momento.

O projeto é encerrado depois de analisar o resultado final com o encerramento administrativo e do contrato completo. Enquanto um projeto está focado em atingir a exigência individual, os programas se concentram em alcançar benefícios alinhados com as metas e objetivos organizacionais. Ao mesmo tempo, o gerenciamento de portfólio garante que os programas e projetos sejam selecionados, priorizados e com pessoal, levando em consideração os objetivos organizacionais.

O escopo de um projeto é elaborado progressivamente durante o projeto, enquanto os programas têm um escopo maior e os portfólios têm um escopo de negócios. Qualquer mudança no escopo dos programas pode ser desencadeada por fatores dentro ou fora do programa. Durante o planejamento de um projeto, as informações de alto nível do projeto são elaboradas para elaborar um plano detalhado durante o projeto. Os programas são gerenciados por planos de alto nível que orientam o planejamento detalhado no nível micro.

Os projetos gerenciam os objetivos do projeto, mas os programas ajudam na gestão da visão do organização. As carteiras ao mesmo tempo são medidas em termos do desempenho global de componentes individuais de uma carteira. As carteiras são avaliadas e monitoradas no nível agregado. Um dos principais desafios de vários projetos gira em torno das pressões sobre recursos para multitarefa. A pressão para multitarefa vem de ter mais de uma tarefa com falta de prioridade para o melhor uso do recurso.

É muito importante, no caso de múltiplos projetos para avaliar o benefício, que a organização receba avaliação e priorização de tarefas e recursos. Isso minimiza a fila e reduz o impacto devastador de não poder priorizar tarefas e recursos da maneira correta. Assim, um gerente de programa atua como um sincronizador para configurar a sincronização entre tarefas, recursos e cronogramas, levando em consideração a importância estratégica de todas as tarefas e projetos. Espera-se que o gerente do programa estabeleça um ritmo, escalonando os projetos com base em recursos e prioridades.

About the Author

Priyanka Mehta is PMP, ITIL, Six Sigma Green Belt and CLP Certified professional with over 14 years of extensive experience in the areas of IT Application Planning, Project/Program Management, Service Delivery Operations & Team Management.

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