Gerenciamento do escopo do projeto: o que é e por que é importante

Gerenciamento do escopo do projeto: o que é e por que é importante
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Avantika Monnappa

Last updated May 10, 2018


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Gerenciamento do escopo do projeto refere-se ao conjunto de processos que garantem que o escopo de um projeto seja definido e mapeado com precisão. As técnicas de gerenciamento de escopo permitem que os gerentes de projeto e supervisores aloquem a quantidade certa de trabalho necessária para concluir com sucesso um projeto - preocupado principalmente em controlar o que é e o que não faz parte do escopo do projeto.

Para um gerente de projetos, a área de conhecimento do escopo é muito importante, e o Project Management Institute (PMI) ® enfatiza isso.

O que é o escopo do projeto?

Escopo refere-se ao conjunto detalhado de entregas ou recursos de um projeto. Essas entregas são derivadas dos requisitos de um projeto.

O PMBOK® define o Escopo do Projeto como o “O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com os recursos e funções especificados”.

Existem três processos de gerenciamento do escopo do projeto : planejamento, controle e fechamento.

Planejamento

O processo de planejamento é quando é feita uma tentativa de capturar e definir o trabalho que precisa ser feito.

Controlando

Os processos de controle e monitoramento concentram-se em documentar o rastreamento, o rastreamento do escopo, o rastreamento e a desaprovação / aprovação das alterações do projeto.

Fechamento

O processo final, o fechamento inclui uma auditoria das entregas do projeto e uma avaliação dos resultados em relação ao plano original.

A declaração do escopo

O escopo de um projeto é a identificação clara do trabalho necessário para concluir ou entregar um projeto com êxito. Uma das responsabilidades do gerente de projeto é garantir que apenas o trabalho necessário (o escopo) seja executado e que cada um dos produtos possa ser concluído no tempo previsto e dentro do orçamento.

A documentação do escopo do projeto explicará os limites do projeto, estabelecerá as responsabilidades de cada membro da equipe e estabelecerá procedimentos para a maneira como o trabalho concluído será verificado e aprovado. Esta documentação pode ser referida como a declaração de escopo, a declaração de trabalho ou os termos de referência.

Etapas envolvidas no gerenciamento do escopo do projeto

Como gerente de projetos, você precisará definir o escopo do projeto, independentemente da metodologia escolhida. Aqui está um exemplo de um processo sistemático para capturar, definir e monitorar o escopo.

Etapa 1 - defina as necessidades do projeto

Definir as necessidades do projeto é o primeiro passo para o estabelecimento de um cronograma do projeto, alocação de recursos do projeto e definição de metas do projeto. Somente com essas etapas definidas você será capaz de entender o trabalho que precisa ser feito - em outras palavras, o escopo do projeto precisa ser definido. Feito isso, os membros da equipe podem receber tarefas e fornecer orientação para entregar um projeto no tempo e no orçamento determinados.

Etapa 2 - Entenda os objetivos do projeto

Para definir o escopo do projeto, é importante primeiro estabelecer os objetivos do projeto, que podem incluir um novo produto, criar um novo serviço dentro da organização ou desenvolver um novo software. Há vários objetivos que podem ser centrais para um projeto; o gerente de projeto garante que a equipe entregue resultados de acordo com os recursos ou funções especificados.
Definir o escopo do projeto

Os recursos e o trabalho que entram na criação de um produto ou serviço é essencialmente o que define o escopo do projeto. O escopo geralmente delineia os objetivos que serão atingidos para alcançar um resultado satisfatório.

Etapas para definir o escopo de um projeto

Para definir o escopo do projeto, identifique o seguinte:

  • Objetivos do projeto
  • Objetivos
  • Subfases
  • Tarefas
  • Recursos
  • Despesas
  • Cronograma

Uma vez estabelecidos esses parâmetros, as limitações do projeto precisam ser esclarecidas e os aspectos que não devem ser incluídos no projeto identificados. Ao fazer isso, o escopo do projeto deixará claro para as partes interessadas, a gerência sênior e os membros da equipe o que será ou não incluído no produto ou serviço final.

Além disso, o escopo do projeto deve ter um objetivo tangível para a organização que está realizando o projeto. Isso é essencial para o escopo do projeto, já que desempenhará um papel vital como as metodologias de projeto são aplicadas para completá-lo.

Processos de gerenciamento de escopo do projeto

Planejar o gerenciamento do escopo

Este é o primeiro processo no processo de gerenciamento do escopo do projeto. O Guia PMBOK®, quinta edição, adicionou vários processos para separar as atividades de planejamento iniciais de outras atividades. Esse processo cria o plano de gerenciamento do escopo. O plano de gerenciamento do escopo descreve o escopo do projeto e documenta como ele será definido, validado e controlado.

A tabela abaixo mostra as Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas do Processo de Gerenciamento do Escopo do Plano.

O plano de gerenciamento do escopo cobre como o escopo será definido, validado e controlado. Ele também inclui informações sobre como evitar ou lidar com fluência de escopo, lidar com solicitações de mudança, o caminho de escalação para qualquer discordância sobre os elementos de escopo entre as partes interessadas, o processo para a criação da declaração de escopo, a EAP e como as entregas serão aceitas.

Coletar Requisitos

Este processo envolve documentar as necessidades das partes interessadas com a intenção declarada de atender às necessidades do projeto. Objetivos. Nesse processo, os gerentes usam várias técnicas e ferramentas para coletar os requisitos do projeto das partes interessadas. O processo tenta não deixar pedra sobre pedra, resultando em uma lista detalhada dos requisitos do projeto. Se este processo for realizado de forma completa e correta, isso pode reduzir bastante a possibilidade de surpresas desagradáveis ​​à medida que o projeto avança para a conclusão.

A tabela abaixo mostra as entradas, ferramentas e técnicas e saídas do processo Collect Requirements.

Definir escopo

Este processo envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e seus principais produtos. O escopo afirma claramente o que o projeto deve alcançar e o que não pode realizar. Os documentos de suporte são revisados ​​para garantir que o projeto entregue o trabalho de acordo com as metas estabelecidas. O escopo que resulta afirma as necessidades das partes interessadas e comunica as expectativas para o desempenho do projeto.

A tabela abaixo mostra as Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas do processo Definir Escopo.

Criar estrutura de divisão de trabalho (WBS)

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é um elemento importante do processo de gerenciamento do Escopo e o PMI® dá grande ênfase a esse aspecto - muitos gerentes de projetos frequentemente pulam essa etapa, levando a planos imprecisos. A EAP fornece ao gerente de projeto e à equipe a oportunidade de dividir uma declaração de escopo de alto nível em unidades de trabalho menores e mais gerenciáveis, chamadas de pacotes de trabalho. A WBS resultante deve fornecer uma lista completa de todos os pacotes de trabalho necessários para concluir o projeto

o A tabela abaixo mostra as entradas, ferramentas e técnicas e saídas do processo Criar estrutura de divisão de trabalho.

Validar o escopo

O processo Validar Escopo se concentra principalmente na aceitação do cliente. É quando o cliente do projeto aceita formalmente todas as entregas do projeto. Esse processo ocorre no final de cada fase. Durante o processo, o cliente dá seu feedback sobre o trabalho que foi realizado.

A tabela abaixo mostra as Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas do processo Validar Escopo.

Controle de Escopo

O processo do escopo de controle envolve o monitoramento do status do projeto e o gerenciamento de alterações no escopo.

A tabela abaixo mostra as entradas, ferramentas e técnicas e saídas do processo de controle de escopo.

Esse processo envolve a avaliação de requisitos adicionais do cliente ou a proatividade com vista para o escopo do projeto. Os gerentes medem o produto de trabalho em relação à linha de base do escopo para garantir que o projeto permaneça no caminho certo, ajudando a evitar alterações desnecessárias.

Dicas de Gerenciamento do Escopo do Projeto

Muitas vezes, ao executar o Gerenciamento de Escopo, os gerentes de projeto se deparam com problemas ao longo do caminho. Os problemas que podem surgir ao definir e documentando o escopo do projeto são:

Alguns problemas comuns com o gerenciamento do escopo podem levar a problemas quando o projeto for iniciado. Recomendamos revisar toda a documentação de gerenciamento de escopo com atenção para:

  • Ambiguidade: Ambigüidade no escopo muitas vezes leva a trabalho e confusão desnecessários. Para evitar isso, o escopo precisa ser claramente definido e direto ao ponto.
  • Definição incompleta: os escopos incompletos levam a agendar ocorrências que levam a custos excessivos. Para evitar isso, o escopo precisa ser completo e preciso.
  • Transiência: os escopos transitórios levam à distorção do escopo - a principal causa de entregas atrasadas e projetos "intermináveis". Para evitar isso, o documento de escopo precisa ser finalizado e permanecer inalterado pela duração do projeto.
  • Escopo não-colaborativo : um escopo que não é preparado de forma colaborativa causa interpretações errôneas nos requisitos e no design. Para evitar isso, o documento de escopo deve ser compartilhado com todas as partes interessadas em todas as etapas do processo de definição do escopo.

Por que os gerentes de projeto precisam de gerenciamento de escopo

O gerenciamento efetivo do escopo requer uma comunicação clara, para garantir que as partes interessadas e os membros da equipe compreendam o escopo do projeto, ao mesmo tempo em que concordam sobre como as metas do projeto serão atingidas.

O gerenciamento do escopo ajuda a evitar os desafios que um projeto pode enfrentar com o escopo de inchaço e uma lista de requisitos indisciplinados. O escopo do projeto define claramente o que está ou não incluído no projeto e controla o que é adicionado ou removido à medida que o projeto é executado. O gerenciamento de escopo estabelece mecanismos de controle para abordar fatores que podem resultar em mudanças durante o ciclo de vida do projeto.

Sem definir o escopo do projeto, o custo ou o tempo que o projeto levará não pode ser estimado. Às vezes, devido à falta de comunicação, o escopo pode precisar mudar. Isso afeta diretamente o custo e atrapalha o cronograma do projeto, causando perdas.

Conclusão

O gerenciamento do escopo não é difícil de implementar; no entanto, exige esforço, tempo e paciência. Vale a pena o investimento - com o gerenciamento adequado do escopo, você pode especificar um escopo claro e entregar o projeto com o mínimo de excesso.

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A project management and digital marketing knowledge manager, Avantika’s area of interest is project design and analysis for digital marketing, data science, and analytics companies. With a degree in journalism, she also covers the latest trends in the industry, and is a passionate writer.


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