Por que você deve conduzir reuniões de status do projeto com sua equipe?

Por que você deve conduzir reuniões de status do projeto com sua equipe?
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Sabyasachi

Last updated September 8, 2017


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“Reuniões são indispensáveis ​​quando você não quer fazer nada.” ~ John Kenneth Galbraith

"Sabyasachi, a equipe está enfrentando alguns problemas com o processo de extração de regras de negócio. Você pode precisar treinar a equipe por alguns minutos, na reunião de status do projeto de hoje", disse Mahesh. Minha equipe e eu estávamos construindo uma prova de conceito para um dos nossos clientes de saúde. Estávamos na fase de coleta de requisitos deste projeto chamado Medilyn Pricing Tool e estávamos trabalhando na extração de regras de negócios do aplicativo existente no Visual Basic 6.0.

Mahesh era nosso gerente de competências. Mahesh sempre incentivou seus gerentes de projeto a conduzir as reuniões de status do projeto de maneira eficaz. Em várias ocasiões, quando seus gerentes de projeto estavam envolvidos em algumas outras reuniões prioritárias, Mahesh também havia incentivado a mim e a Suresh, seus líderes de projeto, a conduzir as reuniões de status do projeto para nossos projetos.

Lembro-me dos primeiros dias de minha carreira, quando costumava odiar essas reuniões de status e considerava-as uma perda de tempo. Como muitos outros membros da equipe, eu costumava sentir que o tempo gasto em reuniões de status poderia ser gasto em algo mais "útil". No entanto, à medida que progredia em minha carreira, comecei a perceber o valor real por trás dessas reuniões de status e como elas poderiam ser ferramentas poderosas no gerenciamento de nossos projetos com êxito, se elas forem utilizadas de maneira eficaz.

Neste artigo, vamos dar uma olhada em alguns dos benefícios de conduzir suas reuniões de status do projeto de forma eficaz.

Reuniões de status do projeto entre o gerente de projeto e os membros de sua equipe

Uma das principais responsabilidades de um gerente de projeto é coletar o status das tarefas do projeto dos membros de sua equipe e analisá-los em relação ao plano do projeto. Relatório de status do projeto entre um gerente de projeto e Sua equipe poderia ser feita de várias maneiras, incluindo soluções automatizadas ou baseadas em e-mail dentro da organização. No entanto, um dos métodos mais eficazes de geração de relatórios de status do projeto entre o gerente de projeto e os membros de sua equipe é a reunião de status do projeto. Você pode conduzir reuniões de status do projeto de várias maneiras, incluindo reuniões presenciais ou teleconferências.

Reuniões de status efetivo levam a projetos bem-sucedidos

As reuniões de Status efetivo com sua equipe podem ajudá-lo de várias maneiras, incluindo o seguinte:

As reuniões de status do projeto ajudam os gerentes de projeto a acompanhar o progresso do projeto por meio de atualizações de status dos membros da equipe

As reuniões de status do projeto ajudam os gerentes de projeto a revisar o status coletado dos membros da equipe. Eles ajudam os gerentes de projeto a avaliar o que foi realizado até a data e compará-los com as atividades planejadas. Eles permitem que os gerentes de projeto avaliem as áreas problemáticas atuais e as áreas de risco do projeto; bem como a comunicação de informações críticas do projeto com feedback rápido. Ter essas reuniões de status do projeto também elimina o problema de comunicação que surge de uma suposição ou crença de que "todos sabem o que está acontecendo neste projeto". Muitas vezes, os membros da equipe não sabem, porque estão ocupados com suas próprias tarefas.

As reuniões de status do projeto ajudam os gerentes de projeto a criar responsabilidade e transparência dentro do projeto.

As reuniões de revisão do status do projeto podem ser feitas de várias maneiras, incluindo reuniões presenciais e teleconferências. Porém, é muito importante que você conduza reuniões de revisão do status do projeto em que todos os membros da equipe estejam presentes ao mesmo tempo. Isso ajuda na criação de responsabilidade e transparência dentro do projeto. Os membros da equipe são mais motivados e têm maior probabilidade de concluir suas tarefas no prazo, se souberem que terão que admitir sua falta de progresso na frente de seus pares.

Tente lembrar seus primeiros dias como desenvolvedores de software quando você estava no meio da criação de uma biblioteca de classes para o seu aplicativo, que poderia ser reutilizada em outros projetos semelhantes no domínio; e você realmente odiava a ideia de participar de uma reunião de atualização de status chamada pelo seu gerente de projeto, já que isso atrapalhava seu fluxo de pensamentos lógicos. Mas você não estava motivado para entregar dentro do prazo determinado, quando sabia que tinha que dar sua atualização de status na frente de outros membros da equipe? Tenho certeza que você estava.

Reuniões de status do projeto ajudam nas soluções de brainstorming em equipe

As reuniões de status do projeto podem ser efetivamente usadas para revisar o status do projeto que é coletado dos membros da equipe. No entanto, os gerentes de projeto podem realmente fazer o melhor uso de tais reuniões, se forem capazes de alavancar a sabedoria coletiva do grupo na resolução de problemas. Reuniões como essas não devem ser usadas apenas para coletar status e analisá-las.

Essas reuniões podem agregar valor real ao projeto se você for capaz de debater soluções em equipe, além de revisar o status coletado. Dessa forma, os gerentes de projeto podem garantir que todos os membros da equipe que se reuniram na sala de reunião estejam, na verdade, obtendo informações reais na reunião, bem como trabalhando coletivamente para a resolução de problemas. Você pode tentar aproveitar o potencial de suas equipes na resolução coletiva de problemas, na próxima reunião de status, se você ainda não tiver feito isso.

As reuniões de status do projeto ajudam o gerente de projeto a criar confiança na equipe

Você pode utilizar reuniões de status da equipe para criar confiança em suas equipes. Essas reuniões de status são um fórum muito bom onde as realizações e habilidades dos membros da equipe podem ser destacadas, o respeito mútuo entre os membros da equipe pode ser estimulado e os ciclos de desconfiança dentro da organização podem ser quebrados. Durante estes reuniões de status, os membros da equipe podem aprender o que os outros estão fazendo, o quanto eles realizaram e como as tarefas dos outros membros da equipe podem afetar os seus.

Isso constrói o trabalho em equipe e ajuda na construção de confiança entre os membros da equipe. Você poderia usar essas reuniões de status para destacar a realização de alguns dos membros de sua equipe, o que poderia incluir a conclusão de uma entrega complexa dentro do cronograma e orçamento, uma abordagem inovadora usada por um membro da equipe para resolver um problema, etc.

As reuniões de status do projeto ajudam o gerente de projeto a reforçar os pontos-chave e fornecer orientação inicial

Bons gerentes de projeto estão cientes do status do projeto antes mesmo da reunião de status. Eles usam essa reunião de status da equipe para levar o projeto adiante e orientar os membros da equipe sobre os principais problemas que afetam suas entregas e, por sua vez, afetam o projeto. Um dos maiores desafios no projeto Medilyn Pricing Tool foi o processo de extração de regras de negócios, no qual precisamos extrair as regras de negócios do aplicativo Visual Basic existente e usá-las na construção do novo aplicativo na tecnologia NET.

Alguns dos membros da minha equipe que estão encarregados dessa tarefa não estavam seguindo os procedimentos apropriados para extrair as regras de negócios e, portanto, receberam muitos retrabalhos após as revisões de documentos. Isso atrasou o cronograma inteiro em cerca de uma semana. No entanto, depois de passar alguns minutos do meu tempo de reunião treinando os membros da minha equipe, eu poderia ajudá-los a desenvolver um melhor entendimento dos procedimentos de extração de regras de negócios e também ajudá-los a ver o valor real por trás da extração das regras de negócios. Isso ajudou minha equipe a reduzir seus retrabalhos em grande parte e trazer o projeto de volta aos trilhos.

Conclusão

target = "_ blank"> As reuniões de status do projeto são ferramentas poderosas que podem ajudar você a gerenciar seus projetos com sucesso. No entanto, como gerentes de projeto eficazes, você deve usar essas reuniões de status para ir além da simples coleta e revisão de atualizações de status dos membros da equipe. Essas reuniões podem agregar valor real aos seus projetos se você for capaz de aproveitar o potencial coletivo dos membros da equipe. questões, orientar os membros da equipe sobre questões que estão afetando seus resultados, reforçar pontos-chave e levar o projeto adiante.

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Sabyasachi has over a decade's experience in leading IT and non IT projects in the Healthcare, Oil and Energy, eCommerce , Public Sector Undertaking , and Services industry .


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