Três coisas vitais para procurar em um aplicativo de gerenciamento de projetos

Três coisas vitais para procurar em um aplicativo de gerenciamento de projetos
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Chandana

Last updated September 4, 2017


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Entre as coisas que determinam o sucesso de uma organização está o gerenciamento de projetos . Quer uma organização deseje superar uma crise econômica ou esteja trabalhando em seus principais investimentos para uma grande rotatividade, o gerenciamento de projetos provou ser uma ferramenta muito importante. Uma organização inicia o gerenciamento de projetos para planejar, organizar, motivar e controlar vários recursos canalizando todos os projetos organizacionais para as metas e objetivos da organização. Embora o gerenciamento de projetos possa diferir de uma empresa para outra, há aquelas coisas que todo gerente de projetos deve observar durante um gerenciamento de projetos. Para dimensionar um projeto em todo o nível corporativo de sua organização ou empresa, você precisa planejar, calcular os custos envolvidos, fomentar a comunicação e desenvolver métodos que ajudem a evitar riscos potenciais que possam surgir em seu caminho. No mundo dos negócios de hoje, as empresas que praticam métodos modernos de criação de projetos irão prosperar no atual mercado competitivo do que aquelas que praticam estratégias tradicionais de criação de projetos.

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Em qualquer forma de gerenciamento de projetos, toda uma mudança de mentalidade e abordagem em relação aos objetivos definidos é fundamental. É por isso que a vitalidade de mudar o sistema de gerenciamento de projetos é fundamental. Os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos foram superados pela tecnologia e hoje em dia são ineficientes, caros e demorados. Com os aplicativos de gerenciamento de projetos atuais, os gerentes de projeto puderam monitorar cada etapa de todo o processo sem ter que preocupar muito. Existem cinco desenvolvimentos componentes de um projeto e incluem Iniciação, planejamento e projeto, execução e construção, monitoramento e controle de sistemas e conclusão. Aplicativos de gerenciamento de projetos permitem que um gerente de projeto execute todos os cinco processos acima com facilidade. Aqui, vamos analisar três coisas que todo gerente de projetos deve considerar ao escolher um aplicativo de gerenciamento de projetos que visa atingir as metas de uma organização, apesar das várias restrições.

1. Assegure-se de que o aplicativo seja amigável ao usuário

Como você precisa que todos em sua organização participem do processo, você pode optar pelos aplicativos que podem ser usados ​​por todos em sua organização. Isso permite que sua equipe conheça como operar o aplicativo com facilidade. Você pode até mesmo contratar um especialista para levar você e toda a sua equipe através do processo de treinamento se você ainda não estiver familiarizado com um aplicativo específico de gerenciamento de projetos. É uma preocupação crescente que muitos gerentes estejam negligenciando o impacto desses aplicativos. É a maneira mais barata de gerenciar seu projeto. Você não pode utilizar os melhores métodos de um aplicativo de gerenciamento de projetos se não souber como usá-lo.

Você pode ter que considerar uma interface de gerenciamento de projetos on-line que vem com muitos recursos que incluem, mas não se limitam a compartilhamento de arquivos, controle de tempo, importação e exportação de arquivos, importação de projetos MS, gerenciamento de tarefas e até mesmo RSS. Considere sites on-line que tenham mais de 98% de tempo de atividade e um que ofereça suporte gratuito por e-mail. A segurança dos detalhes do seu projeto também é uma chave. Isso significa que você deve um aplicativo que utiliza os sistemas de segurança SSL . Em geral, um aplicativo de gerenciamento de projetos fácil de usar economiza tempo e dinheiro que você usou para entender os componentes cruciais a aplicação. Afinal, você quer um aplicativo que você pode manobrar através de várias coisas em um minuto.

2. O aplicativo promove um planejamento mais fácil

Uma vez que toda a sua equipe possa operar o aplicativo confortavelmente, seu aplicativo de gerenciamento de projetos deve fornecer maneiras de como você pode planejar seu projeto com facilidade. A maioria dos projetos falha no início e não no final. Isto é principalmente devido ao planejamento inadequado e desinformado. Esta é a parte crítica, pois você tem que alocar cada processo para cada setor. O setor de TI, o setor de relações públicas, o marketing e todos os outros setores terão seu próprio mapa mostrando o que precisam fazer no projeto. Em seu projeto, o planejamento é o mais fundamental. O aplicativo que você está prestes a escolher deve fornecer um processo de planejamento interativo que acontece durante toda a vida do projeto. Além disso, deve fornecer demonstrações sobre como planejar seu projeto.

A maioria das aplicações define o processo de planejamento, permitindo que você anote seus objetivos no final do projeto. Cada plano será adaptado para atingir as metas específicas relacionadas ao plano. Ao procurar um bom aplicativo que promova o planejamento, procure um aplicativo on-line que ofereça um calendário, uma oportunidade para criar e gerenciar projetos, serviço de mensagens, upload e compartilhamento de arquivos, direitos de administrador, branding corporativo, atribuição de prazos etc. O aplicativo de gerenciamento deve ser capaz de acomodar complementos, como faturamento, widgets de desktop, ferramentas de faturamento e várias ferramentas de planejamento. Ele deve oferecer um plano gratuito que permita acesso limitado, bem como uma versão completa que seja paga. Depois de criar um plano viável em todos os setores do seu negócio, agora é hora de executar o plano. A flexibilidade do plano determinará o tempo que sua empresa começará a realizar os resultados. Em conjunto com a execução do plano da empresa, o aplicativo deve permitir que você controle o processo de execução para garantir que a equipe, as entregas e todo o trabalho estejam consistentemente alinhados com os objetivos do plano.

3. Seu aplicativo de projeto permite monitorar o processo de execução?

O processo de execução é um processo contínuo cujo impacto não deve ser subestimado. Como gerente, você deve garantir que a equipe ainda esteja aderindo ao plano. Seu aplicativo de gerenciamento de projetos deve permitir que você faça isso sem problemas. O propósito de monitorar e controlar seu projeto é fornecer uma compreensão profunda do progresso do projeto e também comunicar com sucesso o status de cada etapa do projeto. Tudo isso deve ser feito através do aplicativo. O processo de monitoramento da atividade do projeto é um aspecto vital que é realizado durante toda a vida do projeto. Seu aplicativo deve ser capaz de lhe dizer quando algumas ações estão desviando o projeto das metas estabelecidas.

Isso significa que deve fornecer ações corretivas e preventivas sempre que necessário. Para alcançar os objetivos de uma organização, os gerentes de projeto precisam incorporar cada pessoa em sua organização para se tornar parte de todo o processo. Criar uma cultura e uma mudança efetiva das atividades de gerenciamento fornece uma maneira de educar toda a equipe interna sobre habilidades específicas adaptadas para atingir as metas estabelecidas e também é o coração da construção de expandir sua empresa. Alguns desses membros da equipe incluem gerentes de produto, executivos de marketing, equipe de TI, blogueiros, especialistas em mídia social e muitos outros. Essas são as pessoas que você deve poder incluí-las em seu projeto.

About the Author

Chandana is working as a Senior Content Writer in Simplilearn.com and handles variety of creative writing jobs. She has done M.A. in English Literature from Gauhati University. A PRINCE2 Foundation certified, she has a unique and refreshing style of writing which can engross the readers to devour each sentence of her write-ups.

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